Portal Zamówieniowy

Zamówienia napływające od klientów mogą być wprowadzane w ISOF przez pracowników w module Zamówienia od klienta bądź wprowadzane przez klientów biznesowych w wydzielonym do tego celu Portalu Zamówieniowym.

Po potwierdzeniu zamówienia, przy odpowiednio sparametryzowanym systemie, do klienta kierowany jest automatyczny email z informacją o przyjęciu zamówienia do realizacji wraz z załączoną fakturą pro-forma wystawianą w systemie samoczynnie.

Dokumenty pro-forma pobierają dane z zamówienia oraz z danych klienta zdefiniowanych w kartotece. System automatycznie tworzy dokumenty o typie oraz języku zgodnym z ustawieniami klienta. Obecnie faktury wystawiane są w języku polskim, niemieckim i angielskim. System obsługuje faktury pro-forma do faktur krajowych, eksportowych unijnych i pozaunijnych.

E-mail kierowany do klienta jest definiowany przez uprawnionego użytkownika. Dzięki zastosowaniu tzw. znaczników (ang. smart tags) pobierających dane bezpośrednio z systemu, możliwe jest umieszczenie w wiadomości informacji dotyczących m.in. numeru zamówienia, kwoty i formy płatności oraz zamówionych towarów i danych kontaktowych. System umożliwia stosowanie dowolnego formatowania wiadomości, dodawania obrazków, logo itp. Dzięki temu e-maile kierowane do klientów są zgodne z polityką identyfikacji wizualnej firmy. Możliwe jest również zdefiniowanie szeregu szablonów, w różnych językach i dzięki zastosowaniu odpowiednich reguł w obiegu DMS automatyczne kierowanie wiadomości zgodnie z językiem preferowanym przez klienta.

Podczas wczytywania wyciągów z Home Bankingu, system ISOF umożliwia powiązanie pozycji wyciągu z zamówieniem. W przypadku gdy towar znajduje się na magazynie możliwe jest wystawienie dokumentu WZ z zamówienia, a następnie faktury sprzedaży z faktury pro-forma oraz automatyczne rozliczenie zaliczki.

System oferuje generowanie listów przewozowych zgodnych z wzorami Poczty Polskiej, DHL®, DPD® i InPost®, a także umożliwia wprowadzenie numeru przesyłki i daty nadania dla innych przewoźników. Automatycznie generowane są e-maile z informacją o numerze przesyłki dla klientów.

System pozwala na wprowadzenie indywidualnych cen i cenników dla poszczególnych kontrahentów, dostosowując się do ich specyficznych warunków handlowych.

Portal jest obecnie dostępny w wersji polskiej i angielskiej z obsługą wielowalutowości. Użytkownicy z Polski widzą ceny w PLN, z innych krajów UE w Euro, pozostali w USD.

Portal Zamówieniowy jest obok Portali Serwisowego i Dokumentowego udostępniany przez użytkowników systemu ISOF swoim kontrahentom. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może swobodnie przełączać się między nimi. Portale są przeznaczone dla partnerów użytkowników systemu i znacznie usprawniają procesy obsługi zamówień B2B, zgłoszeń serwisowych oraz wymianę dokumentów elektronicznych, w tym formularzy.

Do Portalu Zamówieniowego ISOF można logować się za pomocą kluczy Passkeys. Autoryzacja jest łatwiejsza, bezpieczniejsza i szybsza, co bardzo upraszcza pracę użytkownikom systemów ISOF oraz zapewnia odpowiednio wysokie bezpieczeństwo w kontroli dostępu do systemów.