Dekretacja

Wygenerowanie dekretu może się odbywać również po wywołaniu odpowiedniej funkcji przez użytkownika. Specjalne zestawienie pokazuje wszystkie dokumenty, które mogą być zadekretowane, użytkownik wybiera te z nich, dla których chce wygenerować dekrety. Możliwy jest wcześniejszy podgląd dekretu. W przypadku gdy dekretacja nie przebiega prawidłowo, system informuje o tym w formie odpowiedniego komunikatu.

Dla każdego księgowanego dokumentu możliwe jest określenie tzw. schematu dekretacji, który wskazuje dostępne sposoby księgowania w danej Firmie.

Definiując schemat dekretacji, użytkownik posługuje się kontami księgowymi i pozycjami w Książce Przychodów i Rozchodów oraz umownymi skrótami określającymi w symboliczny sposób różne składniki w dekretach: kartoteki kontrahentów, towarów, magazyny, jednostki organizacyjne, dodatkowe kategorie wykorzystywane w księgowaniach i inne. Dzięki temu możliwe jest ogólne zdefiniowanie schematu, a sama funkcja dekretująca dokumenty potrafi te symbole przetworzyć. Wszystkie potrzebne definicje składników schematów dekretacji definiowane są w Module Dekretacji. Określa się tu również, które z dokumentów mają być automatycznie dekretowane, tzn. jeśli dokument będzie zawierał konieczne dane i będzie zatwierdzony, możliwe jest automatyczne wygenerowanie dekretu w oparciu o odpowiadający mu schemat.

Wszystkie przygotowane dekrety można przeglądać na specjalnie przygotowanej liście dokumentów. Dzięki temu w każdej chwili możliwa jest analiza, które dokumenty zostały już zadekretowane, a które jeszcze nie. Dla każdego dekretu możliwy jest podgląd dokumentu źródłowego, ewentualnie dokumentów powiązanych, w tym obrazów zeskanowanych faktur. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości możliwe jest również usunięcie dekretu i ponowna dekretacja dokumentu. Po przygotowaniu i sprawdzeniu dekretów możliwy jest ich zapis do systemu FK. Dekrety zostaną zapisane w buforze w postaci gotowych księgowań. Po ewentualnej weryfikacji zaimportowanych dekretów możliwe jest wykonanie finalnego księgowania.

Dzięki możliwości zdefiniowania schematów dekretacji dokumenty powstające na bieżąco w procesie obsługi zdarzeń w firmie mogą być automatycznie dekretowane, a w księgowości wystarczy jedynie kontrola poprawności tych dokumentów.

Pełna automatyzacja przepływu dokumentów księgowych oraz ich usystematyzowanie pozwalają na wykonanie w krótszym czasie wszystkich operacji związanych z obsługą księgową wielu dokumentów.