- Automatyczne księgowanie faktur
- Sporządzanie zestawień
- Funkcje dekretowania
- Obsługa walut
- OCR i DOREMO
- Obieg dokumentów
- Przetwarzanie faktur
- Integracje
Moduł obsługi faktur zakupowych pozwala na zarządzanie dokumentami zakupu i powiązanymi magazynowymi, kasowymi i bankowymi. Wykorzystanie funkcji OCR oraz technologii DOREMO w systemie ISOF-ERP pozwala zoptymalizować proces obsługi faktur zakupowych.
Rozwiązania
Moduł faktur zakupowych wspiera zarządzanie dokumentami zakupu oraz operacjami związanymi z magazynem, kasą i bankiem.
Wykorzystanie technolgii OCR i DOREMO w obiegu faktur zakupowych, czyli rozpoznanie i analiza dokumentów przy użyciu sztucznej inteligencji.
Proces obsługi faktury pozwala na pełną automatyzację od momentu odbioru dokumentu aż po jego archiwizację.
Obsługiwane dokumenty zakupowe to m.in.:
Odkryj możliwości nowoczesnego systemu ERP - wystarczy jedno kliknięcie, aby uruchomić demo!
Poznaj zalety
Zarządzanie dokumentami
Moduł obsługi faktur zakupowych pozwala na zarządzanie dokumentami zakupu i powiązanymi magazynowymi, kasowymi i bankowymi. Obejmuje skanowanie oryginałów dokumentów i obsługę faktur elektronicznych.
Moduł obejmuje sporządzanie zestawień, w tym zestawienia zobowiązań. Dodatkowo możliwe jest automatyczne przygotowanie informacji dla potrzeb księgowości poprzez funkcję dekretowania oraz zestawień VAT.
Rozwiązania modułu
Dokumenty zakupu mogą posiadać zdefiniowane przez użytkownika typy, które pozwolą na pogrupowanie. Można określić informacje dodatkowe związane z dokumentem, które następnie pozwolą na automatyczny zapis w księgowości czy magazynie.
Dokumenty zakupu wystawiane mogą być również w walutach. Dla każdego dokumentu oprócz waluty zapisywany jest również kurs co pozwala na operowanie zarówno cenami walutowymi jak i złotówkowymi. Przy wystawianiu dokumentów walutowych domyślnie pobierane są kartotekowe ceny walutowe towarów, przy czym użytkownik może je zmienić. Przy zmianie kursu wprowadzonego dla dokumentu ceny złotówkowe są przeliczane. W ramach walutowych dokumentów zakupu można wprowadzać faktury importowe oraz faktury WNT. Są one odpowiednio klasyfikowane oraz zapisywane do zestawień INTRASTAT i rejestrów VAT. Rozrachunki powstałe dla tych dokumentów są wyrażone w walucie i złotówkach. Dla faktur importowych możliwe jest doliczenie dodatkowych kosztów związanych z importem towarów, np. kosztów cła i transportu. Koszty te mogą pojawić się również na odpowiadających dokumentach magazynowych, powiększając wartość magazynową importowanych towarów.
W procesie wprowadzania dokumentów zakupu w systemie ISOF możliwe jest automatyczne wystawienie odpowiednich dokumentów magazynowych lub na odwrót, dla istniejącego dokumentu magazynowego jest możliwość automatycznego wystawienia faktury, a także wystawienie przelewu do modułu Kasa-Bank. Ponadto w zależności od sposobu płatności, generowane są odpowiednie dokumenty do raportu kasowego. Dodatkowo, dzięki odpowiedniej parametryzacji, wszystkie dokumenty zakupu mogą od razu pokazać się na odpowiednich zestawieniach VAT bez konieczności wcześniejszego księgowania. Dzięki odpowiednim definicjom w module dekretacji wszystkie dokumenty zakupu mogą podlegać automatycznej dekretacji do systemu FK, gdzie pojawiają się już gotowe dekrety.
Integracja z DMS umożliwia zeskanowanie i podgląd oryginału faktury oraz obsługę faktur elektronicznych. Wszystkie towarzyszące dokumenty są zarejestrowane w odpowiadających im modułach. Można je również oglądać i drukować z poziomu faktur.
Wyszukiwanie faktur możliwe jest na podstawie: daty wystawienia, rodzaju jednostki organizacyjnej wystawiającej fakturę, kontrahenta, itp. Same dokumenty są na liście wyróżniane kolorami, co odróżnia dokumenty zapłacone od niezapłaconych, zatwierdzone od niezatwierdzonych.
Możliwe jest przygotowywanie zestawienia faktur. W specjalnym formularzu definiuje się kryteria doboru danych do zestawienia. Zestawienie wyświetla zbiorcze dane dla wybranych dokumentów, a także dane szczegółowe wg potrzeb użytkownika. Zestawienie posiada podsumowania oraz możliwość sortowania danych wg występujących na nim danych. Możliwy jest też podgląd każdego dokumentu. Dodatkowo możliwe jest wykonanie zestawienia zobowiązań wynikających z dokonanych transakcji zakupu. Klient może sam w raporcie definiować przedziały okresów przeterminowanych zobowiązań.
Do tej pory dostępna była kompletna funkcjonalność wysyłki do KSEF zwykłych faktur sprzedażowych i korekt oraz pobieranie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z obsługą tokenów przy wystawianiu faktur. Teraz udostępniona została nowa możliwość importowania do ISOF faktur zakupowych z KSEF. Funkcjonalność ta polega na tym, że faktura jest wysyłana w formie elektronicznej do Ministerstwa Finansów, co w konsekwencji prowadzi do szybkiego zwrotu podatku VAT. Jednocześnie opracowany został system importu faktur zakupowych z ISOF do KSEF.
Możliwe jest zarejestrowanie podstawowych informacji dotyczących dokumentów SAD towarzyszących fakturom importowym. SAD jest powiązany z fakturą i stanowi uzupełnienie informacji o imporcie.
Zestawienia generowane przez moduł fakturowania mogą być eksportowane do arkusza kalkulacyjnego, co umożliwia ich dalszą, bardziej zaawansowaną analizę.
Odkryj możliwości nowoczesnego systemu ERP - wystarczy jedno kliknięcie, aby uruchomić demo!
OCR I DOREMO
Rozwiązanie umożliwia rozpoznawanie dokumentów w różnych formatach (faktur, umów kredytowych, dokumentów postępowania windykacyjnego, komorniczego, sądowego itd.). Można przeszukiwać archiwum dokumentów po zawartości np. w określonych słów/zdań, numerów spraw czy dat.
OCR i DOREMO można wykorzystać w obiegu Faktur Zakupowych. Faktury są przekształcane do ujednoliconego PDF, elementy sztucznej inteligencji rozpoznają i analizują dokument, dodają warstwę tekstową i zapisują wersje w formacie XML zgodnym z KseF, EDI GS1 lub też w innych formatach. Po walidacji są wczytywane do modułu Faktur Zakupowych.
Rozwiązania modułu
Autorska technologia HEUTHES – DOREMO (Document Recognition Module) jest zintegrowana z usługą OCR. Rozpoznaje zeskanowane dokumenty (faktury, paragony, umowy kredytowe, dokumenty postępowania windykacyjnego, komorniczego, sądowego itd.). DOREMO przeszukuje treść dokumentu i dzięki elementom sztucznej inteligencji analizuje go, a wynik analizy zapisuje treść w formie dodatkowej warstwy tekstowej, jako załącznik do pliku PDF w formacie XML zgodnym z KSeF lub EDI GS1. Załączniki są wywoływane w obiegach dokumentów (obiegu faktur zakupowych) i pozwalają na szybsze wprowadzanie faktur do systemu. Podczas wprowadzania takiej faktury możliwy jest import rozpoznanych pozycji z załącznika prosto do formularza.
Funkcje OCR to dokładniejsze rozpoznawanie treści dokumentów (faktur zakupowych). Po wykonaniu takiego rozpoznania powstaje nowa wersja pliku, w formacie PDF z załącznikiem XML, z rozpoznanymi pozycjami faktury. Taki załącznik jest wykorzystywany w obiegu dokumentów i pozwala na szybsze wprowadzanie faktur do systemu. Podczas wprowadzania takiej faktury możliwy jest import rozpoznanych pozycji z załącznika prosto do formularza.
W ramach faktur zakupowych, OCR pozwala na szybkie i precyzyjne wyodrębnienie kluczowych danych, takich jak np.:
Czas wprowadzania faktur z wykorzystaniem OCR jest znacznie krótszy niż ich ręczne wprowadzanie do systemu. Faktury są przekształcane do PDF, elementy sztucznej inteligencji rozpoznają i analizują dokument i dokładają warstwę tekstową oraz zapisują wersję w formacie XML (zgodnym z KSeF). Faktury, które nie zostaną rozpoznane przez system trafiają do weryfikacji przez pracownika.
Odczytane z faktury dane merytoryczne są przypisywane do odpowiednich kategorii jak: NIP, numer faktury, data, kwota netto, kwota brutto, stawka VAT czy numer rachunku bankowego itp. Po uwierzytelnieniu są wczytywane do modułu Faktur Zakupowych i w dalszym etapie mogą być zweryfikowane, zaksięgowane i zarchiwizowane. Następnie dzięki integracji z DMS można przeszukiwać archiwum zeskanowanych dokumentów po zawartości np. określonych słów/zdań, numerów spraw czy dat. Automatyzacja odczytywania danych z faktury to przede wszystkim bardzo duże przyspieszenie pracy, zwłaszcza w okresach wzmożonych napływów, czyli np. w ostatnich dniach miesiąca. Szybkie wprowadzanie faktur do systemu to również gwarancja, że zostaną one opłacone w terminie.
Integracja z pocztą elektroniczną pozwala na automatyczne rozpoznanie faktury zakupowej w skrzynce pocztowej, przekazanie jej do odpowiedniego obiegu, przetworzenie, wczytanie i umieszczenie w buforze faktur zakupowych.
DOREMO pozwala na automatyczną klasyfikację dokumentów, które są załącznikami wiadomości e-mail. Na przykład, może rozpoznać faktury zakupowe, polisy ubezpieczeniowe, paragony co umożliwia odpowiednie filtrowanie wiadomości. W zależności od typu dokumentu, wiadomości e-mail mogą być skierowane do właściwego obiegu i automatycznie poddane akcjom.
Technologia umożliwia klasyfikację dokumentów na podstawie ich formatu (np. PDF, PNG, JPEG, TIFF) oraz typu dokumentu – załącznika (FZ / Dokumenty urzędowe). Dzięki temu możliwe jest efektywne zarządzanie dokumentami i automatyzacja procesów biznesowych, takich jak archiwizacja, przesyłanie do odpowiednich działów, czy też uruchamianie konkretnych zadań w systemie zarządzania dokumentami.
Obsługę obiegu dokumentów z wykorzystaniem DOREMO zaczynamy od stworzenia akcji o dowolnej nazwie, która zawiera funkcję „Analiza DOREMO załączników e-mail, skopiowanie ich do katalogu DMS oraz wysłanie w obieg.”.
Podczas definicji funkcji obiegu, zdefiniować możemy lokalizację w DMS (Lokalizacja), do której skopiowany zostanie dokument, oraz wybrać obieg (Szablon), do którego dokument zostanie skierowany. Ponadto możemy zdefiniować czy funkcja jest wymagana do zmiany stanu.
Aby system skutecznie rozpoznawał dokumenty, należy określić ich typ oraz uzupełnić sekcję Rozpoznanie Dokumentu. W tym celu dodaje się synonimy – słowa, z których przynajmniej jedno musi wystąpić na dokumencie, oraz antonimy – słowa, które nie mogą się na nim znaleźć. Dokument zostanie zakwalifikowany tylko wtedy, gdy oba warunki zostaną spełnione. Ważne jest również definiowanie słów kluczowych, które wskazują wartości oraz ich pozycje względem głównego pojęcia, co pozwala dopasować reguły do różnych typów dokumentów.
Automatyczna analiza i przetwarzanie dokumentów zmniejsza ryzyko błędów ludzkich.
Rodzaje dokumentów zdefiniowane do rozpoznania w systemie:
W obiegu faktur zakupowych jest opis faktury, który też jest zautomatyzowany. Użytkownik może wysłać fakturę do opisu do konkretnej osoby (jest to możliwe jeszcze w buforze). Widok faktury i formatka, która zawierać będzie treść opisu do całej faktury lub do konkretnej pozycji.
Automatyzacja
System automatycznie rozpoznaje jaki to rodzaj dokumentu. Faktura zakupowa po rozpoznaniu jest umieszczana w buforze i trafia do obiegu faktur zakupowych.
Załadowanie pliku z fakturą na listę faktur, rozpoznanie kategorii dzięki OCR i automatyczne dekretowanie na podstawie odpowiedniego schematu.
Sprawdzenie i akceptacja pod względem merytorycznym, finansowym.
Opłacona faktura zostaje przekazana do archiwum, Można ją później przywołać w dowolnym momencie dzięki wyszukiwaniu po konkretnej frazie, np. kwota do zapłaty, dzięki wykorzystaniu wyszukiwania całotekstowego.
Standard i Pro
Funkcjonalności | Faktury zakupu Standard | Faktury zakupu Pro |
---|---|---|
Walidacja OCR/DOREMO skanów faktur zakupowych | ||
Wczytanie pojedynczych i masowych skanów faktur z dysku i eDokument*/DMS** do bufora z podwójnym widokiem skanu i faktury w ISOF (z użyciem DOREMO) | ||
Wczytanie faktur formatu GS1 do bufora FZ | ||
Nowy OCR z możliwością zapisu w eDokument*/DMS** | ||
Możliwość wykonania DOREMO na plikach w eDokument*/DMS** | ||
Możliwość obserwacji i modyfikacji definicji drzewa DOREMO (uprawnieni użytkownicy) | ||
Obsługa obiegów DMS**: z automatycznym wczytaniem w obiegu faktur z poczty email z obsługą funkcji wbudowanych ISOF (np. rozpoznawanie typu dokumentu i automatyczne wczytanie do bufora) |
* wymaga eDokument
** wymaga DMS
Kontakt z nami
Firma HEUTHES zaprasza na prezentacje systemu ISOF, które odbywają się w każdą środę o godzinie 12:00 (wymagane wcześniejsze umówienie się telefoniczne).
Baza wiedzy
Wybierz odpowiednią dokumentację i dowiedź się więcej na temat systemu ISOF-ERP
W dokumencie przedstawiono ścieżkę czynności, które możesz wykonać samodzielnie aby kupić i szybko rozpocząć pracę z ISOF-ERP.
System ISOF-ERP oprócz wynajmu oprogramowania (SaaS), jest oferowany Klientom również w formie licencyjnej.
Materiał opisuje szczegóły pracy z systemem ISOF-ERP w firmach z rozproszoną strukturą.
ISOF-ERP to nowoczesny i elastyczny system, który pozwoli Ci na zarządzanie firmą dowolnej branży poprzez Internet.
Integracja z e-sklepami i platformami sprzedażowymi, a także płatnościami elektronicznymi i firmami kurierskimi.
Aplikacja Mobilny ISOF służy do uruchomienia systemu ISOF-ERP na urządzeniach mobilnych.
Terminale danych to najnowszej generacji skanery magazynowe wyposażone w system operacyjny Android online.
Praktyczne filmy instruktażowe
Nasze filmy instruktażowe zapewniają klarowne i zrozumiałe wyjaśnienia kluczowych funkcji, ułatwiając szybkie i efektywne opanowanie systemu ISOF.