Podstawowe możliwości systemu ISOF Obsługa sekretariatu

Obsługa sekretariatu

Funkcjonalność

ISOF obsługuje wiele funkcji wspomagających pracę biura.

Zarządzanie kontrahentami

Moduł zarządzania kontrahentami zawiera bazę danych o firmach, z którymi utrzymywane są kontakty gospodarcze. Zakres możliwych działań obejmuje wprowadzanie nowego kontrahenta do bazy danych, modyfikację i uzupełnianie danych, usuwanie oraz wyszukiwanie. Przejrzeć też można wszelkie dokumenty kontrahenta (Baza Marketingowa)

Funkcje telefoniczne

Jednym kliknięciem można nawiązać połączenie telefoniczne z kontrahentem o którym informacje w danej chwili są przeglądane. Jest to możliwe dzięki integracji z funkcjami automatyzującymi obsługę połączeń telefonicznych (CTI).

Zarządzanie kalendarzem zarządu

W oparciu o CRM Aktywności możliwe jest planowanie i organizowanie spotkań dla zarządu, kontrola realizacji spraw oraz gromadzenie ważnych informacji związanych z terminarzem zarządu, telefonami, wizytami, itp.

Zarządzanie zasobami

Dzięki wykorzystaniu CRM Aktywności, usprawniony zostaje przepływ informacji związanych z dostępem do zasobów firmowych (np. sal konferencyjnych, sprzętu), optymalne planowanie ich wykorzystania, kontrola rezerwacji w celu uniknięcia kolizji.

Zintegrowana skrzynka wiadomości

Moduł obsługuje dokumenty pocztowe w oparciu o DMS. Znajdują się tam funkcje umożliwiające prowadzenie zarówno rejestru korespondencji papierowej, jak również obsługę poczty elektronicznej, faksów, wiadomości głosowych.

Dokumenty, szablony i obiegi

DMS umożliwia gromadzenie, porządkowanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów firmy co stwarza elektroniczne archiwum. Możliwe jest skanowanie i obsługa dokumentów elektronicznych w obiegach, usprawniających ich przepływ pomiędzy pracownikami i działami. Pracę przyspiesza również możliwość korzystania z szeregu gotowych szablonów dokumentów, jak również możliwość definiowania formularzy i wysyłania ich w obieg.

Mailing

Moduł umożliwia przygotowanie i wykonanie mailingów elektronicznych, związanych przykładowo z informowaniem klientów o nowych akcjach promocyjnych, produktach i usługach. Podobnie można organizować powiadamianie współpracowników.

Nalepki adresowe i listy przewozowe

Wsparciem dla obsługi korespondencji papierowej jest funkcja do drukowania nalepek adresowych, wykorzystująca dane zawarte w kartotece kontrahentów. ISOF obsługuje wzory listów przewozowych Poczty Polskiej i firmy kurierskiej DHL.

Komunikacja pomiędzy pracownikami

Moduł umożliwia komunikowanie się pracowników-użytkowników ISOF. Dodatkowo, możliwość szybkiego sprawdzenia statusu dostępności pracownika pozwala na lepszą organizację wzajemnych kontaktów oraz sprawny przepływ informacji.

Obsługa delegacji

Moduł obsługi delegacji pozwala gromadzić, przetwarzać i udostępniać informacje o delegacjach pracowników. Umożliwia automatyczne wyliczanie kwot rozliczeń delegacji krajowych obejmujących diety, ryczałty za noclegi i innych należności związanych z krajowymi podróżami służbowymi. Zestaw funkcji pozwala nie tylko systematycznie rejestrować delegacje ale również sporządzać wszechstronne raporty i dekretować delegacje. Udostępnienie wersji rozbudowanej o obsługę delegacji zagranicznych przewidywane jest na przełomie III. i IV. kw. 2014 r.

Obsługa umów

ISOF zawiera zestaw funkcji przeznaczonych do zarządzania informacjami o umowach na wykonanie określonej pracy. Za ich pomocą można rejestrować nowe dokumenty tego typu, modyfikować ich treść, jak również wystawić dokument przelewu do modułu Kasa-Bank określonej kwoty stanowiącej zapłatę za wykonane prace. Zgromadzone dane pozwalają także przygotować szczegółowe zestawienia.

Rejestr urzędów

Funkcja prowadzenia rejestru urzędów udostępnia niezbędne informacje o urzędach z którymi współpracuje firma.

Rejestr samochodów, EkoPodatek

Możliwe jest utworzenie i prowadzenie rejestru samochodów służbowych zarejestrowanych w firmie. Dla każdego samochodu można rejestrować rachunki kosztów wykorzystania samochodu, wraz ze zużyciem paliwa. Dodatkowo można wykonać zestawienia dotyczące rozliczenia EkoPodatku.

Korzyści

  • Zarządzanie kalendarzem spotkań i spraw dla zarządu w oparciu o moduł CRM Aktywności.
  • Zarządzanie zasobami, optymalizacja ich wykorzystania, eliminowanie kolizji.
  • Sprawna obsługa korespondencji papierowej i elektronicznej w DMS.
  • Usprawnienie organizacji obsługi dokumentów firmowych oraz przepływu dokumentów w firmie w oparciu o DMS.
  • Obniżenie kosztów oraz ułatwienie komunikacji pomiędzy działami firmy, pracownikami oraz kontrahentami.
  • Usprawnienie codziennych prac w sekretariacie poprzez zebranie wszystkich podstawowych funkcji obsługi sekretariatu w jednym module.
  • Automatyzacja obsługi połączeń telefonicznych - nawiązywanie połączenia odbywa się przez jedno kliknięcie.

Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›