Zaawansowane możliwości systemu ISOF DMS

DMS

Przetestuj
zarządzanie dokumentami
»


Współpraca z Aktywnościami CRM

Do każdej Aktywności CRM można dołączyć dowolny dokument zarejestrowany w DMS, lub dokument z dysku z jednoczesnym zarejestrowaniem w DMS. Wszystkie dokumenty mogą być czytane z poziomu Aktywności dając pełny obraz zdarzenia. Możliwa jest obsługa Aktywności w ramach zdefiniowanych obiegów DMS (zmiany stanu obiegów) oraz zapis, odczyt dokumentów podczas pracy z Aktywnościami.

TAPIR - zmiana formatu plików

DMS wykorzystuje możliwości serwera TAPIR. Dzięki niemu można w czasie rzeczywistym dynamicznie zmieniać formaty przesyłanych dokumentów. W powiązaniu z technologią Client-Web-Server umożliwia to budowę mechanizmu, który dokumenty DMS zamienia przykładowo na wygodne pliki popularnych arkuszy kalkulacyjnych lub do formatu PDF. Te z kolei można w łatwy sposób wydrukować lub wysłać pocztą elektroniczną.

Wywołanie funkcji zmiany formatu pliku powoduje zapisanie wskazanego dokumentu w wybranym formacie jako kolejnej, rejestrowanej wersji bez konieczności tworzenia nowego elementu w drzewiastej strukturze DMS. Użytkownik ma możliwość dokonania następujących konwersji:

  • TXT na: PDF, ODT, DOC, HTML,
  • ODT na: PDF, DOC, TXT,
  • DOC na: PDF, ODT, TXT,
  • XLS na: PDF, ODS, TXT,
  • ODS na: PDF, XLS, TXT,
  • SXW na: PDF, ODT, DOC.

TAPIR został również wykorzystany w mechanizmie wyszukiwania DMS. Zapewniając zamianę formatu plików na format tekstowy wykorzystywany w trakcie procesu indeksowania dokumentów umożliwia wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych w zawartości plików tekstowych, emailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF oraz dokumentach pakietu OpenOffice i MS Office.

Bezpieczne usuwanie dokumentów

Usuwanie dokumentu w module DMS odbywa się dwustopniowo. Pierwszym etapem jest wyrzucenie plików do „kosza”. Usuwany dokument nie może być w obiegu (nie dotyczy e-maili), nie może mieć przypisanego projektu, a także nie może mieć przypisanego numeru sprawy. Użytkownicy mający uprawnienia dostępu do panelu administratora mogą decydować o dalszych losach dokumentu znajdującego się w koszu. Mogą go ostatecznie usunąć lub przywrócić do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemowych istnieje możliwość zdefiniowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Po upływie zadanego okresu dokument jest kasowany z bazy danych, przy czym jego historia zostaje pomimo tego zachowana. Można też takie dokumenty wyszukiwać i przeglądać ich historię.

Integracja z TLS

W DMS może być wbudowany centralny zarządca certyfikatów TLS, którego podstawowym zadaniem jest realizacja następujących funkcji:

  • generowanie, przydział, rejestracja, edycja i unieważnianie kodów PIN dających użytkownikom dostęp do serwisu certyfikacyjnego,
  • rejestracja, pobieranie i zmiana statusu żądań certyfikacyjnych,
  • obsługa żądań certyfikacyjnych poprzez rejestrowanie wygenerowanych w zewnętrznym programie certyfikatów,
  • generowanie certyfikatów bezpośrednio z modułu,
  • utrzymywanie rejestru wystawionych certyfikatów oraz zmiany ich statusu,
  • rejestracja i obsługa żądań zmiany statusu certyfikatów (zawieszanie, odwieszanie i unieważnianie).

Integracja z LDAP/Active Directory

Firmy, w których protokoły LDAP/Active Directory są używane jako katalogi użytkowników i ich uprawnień mogą również wykorzystać te mechanizmy do pracy z systemem ISOF-Workflow.

Sprzęg z SOA

DMS ma możliwość współpracy z innymi systemami w trybie on-line. Fundamentem tego rozwiązania jest szyna danych. Szyna danych poprzez odpowiedni interfejs służy do komunikacji DMS z innymi systemami posiadającymi sprzęgi w konwencji SOA (ang. Service Oriented Architecture).

Korzyści

  • Ułatwia gromadzenie i wyszukiwanie dokumentów, przyspiesza pracę.
  • Zapewnia obsługę przepływu dokumentów pomiędzy działami i pracownikami.
  • Porządkuje i usprawnia pracę w ramach zdefiniowanych obiegów (workflow).
  • Zapewnia obsługę faktur elektronicznych lub skanowanych.
  • Zapewnia jednolitą obsługę poczty elektronicznej, faksów, poczty głosowej.
  • Wspomaga pracę w ramach ISO 9000 zarówno w zakresie przechowywania i obsługi dokumentacji, jak i wykonania i nadzoru zdefiniowanych procedur.


Zobacz możliwości ISOF-Workflow


Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›