CRM Portfolio

Poza rejestracją projektów, korzystając z funkcji modułu projektów, użytkownik może zmieniać stan, w którym znajduje się projekt, dokonywać korekty projektów, nawet po ich zamknięciu oraz tworzyć szablony projektów, które ułatwiają ich definiowanie.

Do dyspozycji jest również filtr umożliwiający sprawne przygotowywanie zestawień według zadanych przez użytkownika kryteriów. Zestawienia dostarczają następujących, szczegółowych danych: informacje o projekcie (nazwa, numer, kontrahent, daty, status i prawdopodobieństwo realizacji projektu), informacja o obiegu DMS, osoby odpowiedzialne.

Dane można dodatkowo analizować według kampanii, w przekrojach czasowych, dla pracowników i kontrahentów. Każda pozycja raportu, po kliknięciu, dostarcza szczegółowych danych, jak: elementy projektu, czyli to, co sprzedawane jest klientowi, harmonogram zadań realizowanych w ramach projektu, informacje o konkurencji, aktywności czy podłączone dokumenty.

Ocena produktywności poszczególnych pracowników firmy, mierzona generowanymi przez nich kosztami i przychodami.

Powiązanie każdej z osób występujących w projektach z pozycjami harmonogramu projektu i ustanowienia procentowego udziału tych osób, w poszczególnych pozycjach i kwotach tego projektu.

Ustalanie wzajemnych relacji czasowych pomiędzy pozycjami w harmonogramie projektu, w oparciu o zaproponowane cztery typy relacji: koniec-początek, początek-początek, koniec-koniec, początek-koniec. Uzyskać można w ten sposób rozkład następujących w określonej kolejności dokumentów, w postaci graficznego diagramu. Przykładowo, relację koniec-początek można zobrazować następującym ciągiem zdarzeń: zakończenie delegacji powoduje wystawienie faktury, natomiast relacja początek-początek to jednoczesne wysłanie dwóch zamówień do różnych dostawców.

Ilustracja graficzna harmonogramu projektu w postaci wykresu Gantt'a.

Pobieranie przychodów do zestawień na podstawie faktur sprzedażowych, natomiast kosztów na podstawie delegacji, rozliczenia godzinowego zadań modułu CRM zadaniowy oraz faktur zakupowych i kosztów innych.

Przeliczanie i rozdział kwot pomiędzy kwotą roczną, a kwartałami i miesiącami w budżecie.

Raport o zapadalności projektów pozwala precyzyjnie ustalić w zadanych przez użytkownika okresach czasowych kiedy pojawią się faktury, kiedy powinny być zrealizowane dostawy oraz wszystkie inne elementy projektu. W konsekwencji raport ten pozwala ocenić stopień wykorzystania projektu, (tj. realizacji planów) i skuteczność działania poszczególnych osób i działów zaangażowanych w pracę nad danym projektem.

Dodatkowo raport wyposażony jest w szereg instrumentów gwarantujących szybkie i komfortowe przygotowanie i analizę raportu, m.in szczegółowy filtr ze słownikami umożliwiającymi szybki wybór zakresów danych, system kolorów wyróżniający pozycje ze względu na logikę przetwarzania, mechanizmy do tworzenia szablonów off-line.

Ponadto tabela będąca wynikiem tworzenia raportu zawiera elementy interaktywne – komórki kolumn z nazwą projektu, nazwą klienta oraz numerem dokumentu zawierają hiperłącza, które po kliknięciu powodują otwarcie osobnych formularzy dostarczających informacji odpowiednio: o projekcie, o kliencie, o dokumencie. Stopka tabeli zawiera syntetyczne podsumowanie finansowych elementów raportu.

Raport „Bilans projektu” obrazuje przychody i koszty planowane w różnych przekrojach: według klientów, pracowników i ich ról, okresów czasu, kampanii, statusu projektu. Wszystkie kolumny są podsumowane, a zastosowany system wyróżniania pozycje kolorami, z podpowiedzią, które projekty mają ujemny bilans.

Raport OWS stanowi podsumowanie projektu w podziale na projekty otwarte, wygrane, stracone oraz zamknięte. Użytkownik decyduje o tym, czy raport ma mieć formę tabelaryczną, w którym projekty otwarte, wygrane, stracone i zamknięte przedstawiane są w oddzielnych tabelach, czy też formę graficzną, gdzie informacje przedstawiane są na wykresie kołowym.

Raport pokazuje różne typy dokumentów w ramach poszczególnych projektów, umożliwiając kontrolę powstawania dokumentów, na różnych etapach obsługi projektu.

Moduł CRM Portfolio zintegrowany jest z wieloma innymi modułami systemu ISOF. Do modułów tych należą DMS/CRM, Zadania, Faktury sprzedażowe, Faktury zakupowe, Zamówienia od klientów, Zamówienia do dostawców, Zgłoszenia serwisowe, Delegacje, FK. Z poziomu Aktywności CRM Aktywności możliwe jest bieżące analizowanie i weryfikowanie wyników sprzedaży, działań również w przekroju projektu. Analiza danych oraz wykonanych lub planowanych nabiera wówczas realnych kształtów, które zobrazowane są przed wszystkim właśnie w projektach. Wszystkie ważne dane i raporty mogą być ponadto zebrane w postaci tzw. Strategicznej Karty Wyników.

Wszystkie funkcje modułu CRM Portfolio wyposażone są w wygodny, przejrzysty interfejs użytkownika. Prezentacja zestawów wyszukanych informacji pozwala na wygodną i sprawną pracę z nimi.

Wygodne i przejrzyste formularze funkcji raportowania umożliwiają szybkie i sprawne tworzenie raportów zapadalności projektów, bilansów projektów, OWS (otwarte-wygrane-stracone) oraz dokumentów w projektach. Dzięki temu skraca się czas, który upływa od chwili powstania potrzeby uzyskania nowych przekrojów informacyjnych, do opracowania odpowiednich raportów zaspokajających te potrzeby.