Zamówienia od klientów

Rejestrowanie zamówień realizowane jest przy użyciu specjalnie zaprojektowanego formularza. Dzięki temu, że dane kontrahentów oraz dane o towarach przechowywane są w bazach danych, wypełnianie formularza jest bardzo szybkie i polega na wyszukiwaniu i wybieraniu odpowiednich, zarejestrowanych wcześniej informacji.

Moduł rejestracji zamówień od klientów posiada wbudowaną funkcję potwierdzania zamówień, która pozwala oznaczyć wybrane zamówienia jako te, które na pewno będą podlegać realizacji.

Funkcja obsługi zamówień pozwala w łatwy sposób przeglądać zamówienia w podziale na różne kategorie: własne/wszystkie lub według stopnia możliwości realizacji. Również automatycznie porównuje zamówienie z aktualnymi stanami magazynowymi dostarczając informacji o możliwościach jego realizacji. Ponadto pozwala zautomatyzować sam proces przydziału towarów dla danego zamówienia. Po wybraniu magazynu, system informuje o obecności danego towaru w tym magazynie (w rozbiciu na różne partie) i jednocześnie daje możliwość pobrania określonej ilości towaru, rejestrując ten fakt. Po dokonaniu obsługi zamówienia automatycznie generowany jest dokument wydania towaru z magazynu. Moduł obsługi zamówień od klienta integruje w sobie funkcję wystawiania faktur do zrealizowanych zamówień. System dostarcza osobie wystawiającej fakturę informacji o zrealizowanych zamówieniach oraz o wystawionych dokumentach typu WZ na podstawie których mogą być utworzone faktury. Po wskazaniu przez użytkownika odpowiednich dokumentów magazynowych WZ, system automatycznie generuje odpowiedni zestaw faktur.

Podczas pracy z zamówieniami od klientów system umożliwia podpowiadanie tzw. towarów skojarzonych. Podczas wybierania towaru na zamówieniu pracownik automatycznie jest informowany o tym, jakie dodatkowo towary może zaproponować klientowi, tak aby oferta była wyczerpująca.

Dane o kliencie lub towarze, wprowadzone są do bazy danych tylko przy pierwszym wystąpieniu danego towaru lub klienta. Później mogą być wykorzystywane wielokrotnie bądź przez moduł obsługi zamówień, bądź przez inne moduły systemu ISOF.

W trakcie przyjmowania zamówienia od klienta telemarketer może samodzielnie określić procentowo lub kwotowo poziom rabatu na zamówione towary lub skorzystać z rabatu czy cen indywidualnych przypisanych z góry do kontrahenta. Ostateczna kwota zamówienia zostanie wyliczona i później pojawi się na fakturze z uwzględnieniem ustalonego rabatu. Po zdefiniowaniu zamówienia, informacja o ilości danego towaru zarezerwowanego przez klientów jest dostępna w jednej z kolumn kartoteki towarowej. Na życzenie może być podpowiadana lista towarów skojarzonych z zamawianym towarem, co pozwala telemarketerowi podpowiedzieć klientowi jakiego towaru może jeszcze potrzebować.

Wsparciem dla obsługi dystrybucji towarów jest funkcja do drukowania nalepek adresowych, wykorzystująca dane zawarte w kartotece kontrahentów. ISOF obsługuje wzory listów przewozowych Poczty Polskiej, firmy kurierskiej DHL®, DPD® i InPost®. Dla pozostałych przewoźników możliwe jest wprowadzenie numeru przesyłki i daty nadania. System umożliwia również automatyczne generowanie predefiniowanych wiadomości e-mail zawierających informację o numerze przesyłki.

ISOF obsługuje wykorzystanie kodu paskowego towaru. Przy wystawianiu dokumentu magazynowego wystarczy wówczas odczytać czytnikiem kod towaru. Jego nazwa i inne dane zostaną wówczas automatycznie wstawione do formularza dokumentu. Kod paskowy może służyć również do indywidualnej identyfikacji produktów.