Obiegi dokumentów i pracy

Moduł DMS umożliwia definiowanie i zarządzanie procesami obróbki dokumentów przez różne działy i osoby w firmie. Dzięki temu dokumenty są przekazywane zgodnie z kompetencjami pracowników, co zwiększa efektywność pracy zespołowej.

Każdy etap przetwarzania dokumentu jest dokładnie zdefiniowany pod kątem osoby odpowiedzialnej i czasu realizacji zadania. To pozwala na ścisłą kontrolę nad procesem oraz zapewnia terminowe wykonanie zadań.

Moduł oferuje możliwość tworzenia szablonów dla powtarzających się funkcji, takich jak wprowadzanie aktywności czy wysyłanie wiadomości. Automatyzacja tych procesów przyspiesza pracę, minimalizuje błędy i ułatwia zarządzanie dokumentami.

DMS pozwala na pełne dostosowanie procesów obiegu dokumentów do indywidualnych potrzeb firmy. Można korzystać z gotowych scenariuszy obiegów, takich jak cykle sprzedaży, lub łatwo modyfikować i tworzyć własne procesy, co zapewnia optymalny przepływ danych i dokumentów w organizacji.

Moduł raportów DMS umożliwia szczegółowe przeszukiwanie i grupowanie danych według określonych zapytań i warunków. Raporty mogą być wyświetlane w formie graficznej lub tabelarycznej, prezentując ilość dokumentów wprowadzonych do obiegu, zakończonych oraz przeterminowanych. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo monitorować postęp prac i szybko identyfikować ewentualne opóźnienia.

Raporty DMS oferują zróżnicowaną kolorystykę, która pozwala na szybkie zlokalizowanie miejsc spiętrzenia prac. Kliknięcie w obieg lub jego stan umożliwia sprawdzenie powiązanych elementów, takich jak dokumenty, kontrahenci, osoby i daty. Przyjazna prezentacja danych ułatwia użytkownikowi ocenę jakości i tempa prac nad dokumentami na różnych etapach obiegów.

Moduł DMS automatycznie zapisuje historię każdego dokumentu, rejestrując akcje wykonywane przez użytkowników, takie jak utworzenie, czytanie, przesunięcie czy skasowanie. Informacje o stanach i użytkownikach zaangażowanych w obieg są również gromadzone, co umożliwia dokładne śledzenie procesów.

Historia obiegu dokumentu może być prezentowana zarówno w formie tabelarycznej, jak i graficznej za pomocą diagramów UML. Użytkownicy mogą filtrować historię według daty, godziny, użytkownika oraz opisu zdarzenia, co ułatwia analizę i kontrolę przebiegu obiegu dokumentu. Diagramy uwzględniają czasy operacji, wykonane akcje, reguły oraz zaangażowanych użytkowników.

Harmonogramy są kluczowymi narzędziami zarządzania czasem w obiegach dokumentów. Mogą być indywidualnie przypisane do każdego dokumentu lub całego obiegu, precyzyjnie określając terminy przejść między stanami.

Istnieją trzy główne typy harmonogramów: terminy maksymalne, które determinują maksymalny czas przebywania dokumentu w każdym stanie; terminy względne, które są elastyczne i mogą być dostosowane do bieżących potrzeb; oraz daty bezwzględne wejścia i wyjścia, precyzyjnie określające momenty przemieszczenia dokumentu między stanami.

Harmonogramy pozwalają na efektywne monitorowanie terminowości obiegu dokumentów, zapobiegając potencjalnym opóźnieniom i utrzymując płynność procesów.

Umożliwiają szczegółowe planowanie kolejnych etapów obiegu dokumentów, w tym określenie dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia każdego stanu.

System automatycznie identyfikuje dokumenty opóźnione w obiegu na podstawie harmonogramu, co pozwala na szybką reakcję i podejmowanie działań naprawczych.

Użytkownicy mają możliwość elastycznej edycji harmonogramów, umożliwiając dostosowanie terminów do zmieniających się warunków i wymagań operacyjnych.

Wszelkie modyfikacje harmonogramów są śledzone i dokumentowane w historii każdego dokumentu, zapewniając pełną transparentność i audytowalność działań.

Dostęp do szczegółowych raportów pozwala na bieżące monitorowanie stanów i harmonogramów dokumentów w obiegu, ułatwiając szybką analizę i zarządzanie procesami.

Moduł umożliwia tworzenie i zarządzanie wieloma regułami dla różnych stanów obiegu dokumentów. W przypadku gdy warunki pierwszej reguły nie zostaną spełnione, sprawdzane są kolejne reguły zdefiniowane w danym stanie. W takim przypadku wykonywana jest pierwsza reguła z listy, dla której zostaną spełnione warunki. Można definiować wiele reguł dla jednego stanu, decydując, czy wszystkie muszą być spełnione. Reguły mogą być aktywowane lub dezaktywowane, dostosowane do typu dokumentu i przypisane do akcji w obiegu. Użytkownicy są informowani o spełnieniu warunków, co automatyzuje działania i zarządzanie obiegiem dokumentów.

Cechy reguł to:

Istnieje możliwość definiowania warunku "nie sprawdzaj", który automatycznie spełnia się dla każdego dokumentu w danym stanie, co ułatwia standardowe operacje.

Reguły umożliwiają automatyczne wykonywanie akcji na dokumentach, jak przenoszenie do kolejnych stanów obiegu, co zwiększa efektywność zarządzania dokumentami.

Reguły są oceniane w określonej kolejności; pierwsza reguła spełniająca warunki zostaje wykonana, co jest istotne przy zarządzaniu procesami.

Moduł pozwala na tworzenie indywidualnych obiegów dokumentów dla różnych grup użytkowników, co wspiera elastyczność i dostosowanie do potrzeb organizacji.

Każda reguła może być powiązana z określoną akcją, np. zmianą statusu dokumentu lub przypisaniem dodatkowych atrybutów, co umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją.

Każde wykonanie reguły generuje wpis w historii dokumentu, co pozwala na śledzenie zmian i zapewnia audyt procesów biznesowych.

Rozszerzeniem reguł jest debugger ich poprawności. Umożliwia on krokowe wykonywanie reguł, które mogą składać się z wielu zdań logicznych spełnianych razem lub osobno. W każdym stanie obiegu dokumentów możliwe jest przyporządkowanie dowolnej ich liczby i wykonywanie dla pojedynczego dokumentu, grupy dokumentów lub dokumentów wyfiltrowanych w raportach. Debugger pozwala wykonywać reguły doraźnie, tylko po to aby uporządkować system. Możliwe jest również uruchomienie automatyczne bez pytań o każdy krok.