Podpisy i pieczęcie cyfrowe

Podpis kwalifikowany jest rodzajem podpisu cyfrowego, który spełnia wszystkie wymogi prawne UE i jest zgodny z rozporządzeniem eIDAS. Jest uznawany za równoważny podpisowi własnoręcznemu, dzięki czemu może być stosowany w wielu formalnych i prawnych dokumentach,

Podpis niekwalifikowany, choć nie ma takiej samej mocy prawnej jak podpis kwalifikowany, jest nadal ważnym narzędziem w codziennych operacjach biznesowych. Może być używany do podpisywania mniej formalnych dokumentów, gdzie wymogi prawne nie są tak rygorystyczne.

Podpis widoczny umożliwia umieszczenie graficznej reprezentacji podpisu cyfrowego bezpośrednio na dokumencie. Ułatwia to szybkie sprawdzenie, czy dokument jest podpisany, co przyspiesza procesy formalne i administracyjne.

Podpisywanie dokumentów wykonuje się w wygodny dla użytkownika sposób na serwerze systemu, bez udziału jego stacji roboczej.

W systemie ISOF można mieć kilka zdefiniowanych jednocześnie podpisów, np. kwalifikowany oraz niekwalifikowany. Umożliwia to dostosowanie rodzaju podpisu do wymogów konkretnego dokumentu lub sytuacji.

Dokumenty mogą być przekształcone do postaci plików PDF/A, które są przeznaczone do długoterminowej archiwizacji. Dodanie do nich podpisu cyfrowego zapewnia ich integralność i bezpieczeństwo na długie lata.

Podpis cyfrowy zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia dokumentu. Dzięki temu elektroniczne dokumenty mogą być traktowane równorzędnie z papierowymi.

Weryfikowanie podpisów cyfrowych jest możliwe bezpośrednio w systemie ISOF, co eliminuje konieczność korzystania z dodatkowego oprogramowania na stacji roboczej. Wystarczy wybrać odpowiednią funkcję z menu systemu.

W systemie ISOF pieczęć cyfrowa jest powszechnie używana do uwiarygodniania faktur sprzedażowych. Zapewnia to ich autentyczność i integralność, co jest kluczowe w procesach księgowych i finansowych.

Dzięki modułowi DMS, pieczęć cyfrową można stosować również na innych dokumentach, takich jak korespondencja elektroniczna, oferty handlowe, rozporządzenia firmowe i oficjalne dokumenty firmowe.

Kwalifikowana pieczęć cyfrowa spełnia wszystkie wymogi prawa UE i jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS. Jest rozpoznawana przez wszystkie przeglądarki oraz popularne czytniki plików PDF, co ułatwia jej szerokie stosowanie.

Stosując kwalifikowaną pieczęć cyfrową, nie trzeba wgrywać certyfikatu CA HEUTHES, ponieważ znajduje się on w zestawie urzędów certyfikacyjnych standardowo dostępnych w przeglądarkach.

Pieczęć cyfrowa zapewnia, że treść dokumentu oraz jego data są nienaruszalne. Dzięki temu dokumenty te mogą być traktowane na równi z dokumentami papierowymi, co zwiększa ich wiarygodność.

Elektroniczne dokumenty z pieczęcią cyfrową mogą zastąpić papierowe wersje, co przyczynia się do znacznych oszczędności w firmach poprzez zmniejszenie zużycia papieru.

Pieczętowanie dokumentów odbywa się na serwerze systemu, bez potrzeby angażowania stacji roboczej użytkownika. Umożliwia to szybkie i efektywne pieczętowanie dokumentów.

W dokumentach podpisywanych standardową pieczęcią cyfrową nie ma informacji o osobie, która podpisała dokument. Natomiast imienna pieczęć spersonalizowana zawiera informację o tym, kto tej pieczęci użył. Oznacza to, że wykorzystuje ona certyfikat firmowy, jednocześnie zawierając w swoich danych informacje dotyczące użytkownika systemu, który wykonał taki podpis.

Weryfikowanie pieczęci cyfrowej jest możliwe bezpośrednio w systemie ISOF po wybraniu odpowiedniej funkcji z menu. Nie trzeba otwierać dokumentu w przeglądarce Acrobat Reader, co upraszcza cały proces.