Zarządzanie dokumentami

Dokumenty mogą być zapisywane w DMS z dysku, bezpośrednio skanowane, pojawiać się w systemie poprzez pocztę elektroniczną. Są one organizowane w strukturę drzewiastą i przedstawiane w postaci drzewa widocznego z lewej strony okna modułu. Funkcje uporządkowane są w klasycznym, rozwijanym menu. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu firmy. Zawartość dokumentów może być wyświetlana bezpośrednio w oknie modułu. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być rozszerzone o nowe pozycje przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane niezależnie od miejsca w drzewie, w którym zostały zapisane. Aby uniknąć duplikacji danych, istnieje mechanizm odnośników do dokumentów.

Obszar roboczy to wirtualna przestrzeń pracy dla użytkowników w której umieszczają oni dokumenty elektroniczne do wspólnego opracowania. Celem obszarów roboczych jest usprawnienie pracy grupowej, umożliwienie szybkiego budowania zespołów ad-hoc do rozwiązywania zadań oraz ułatwienie w dostępie do obrabianych przez zespół dokumentów. Zespół osób nie musi pracować w tym samym czasie nad dokumentami, każdy wybiera dogodną dla siebie chwilę. Istotną nowością na rynku rozwiązań ERP jest to, że dokumentami nad którymi może pracować zespół osób mogą być nie tylko dokumenty elektroniczne modułu DMS, ale również wirtualne tj. formularze, oferty, klienci, aktywności, faktury, zadania, zgłoszenia serwisowe. W rzeczywistości są one zapisane w ERP, a w DMS występują jako linki. Możliwe jest także opiniowanie i ocenianie dokumentów i uczestników obszarów.

Cechą szczególną DMS jest m.in. rozbudowany moduł definiowania, wysyłania w obiegi, wypełniania i raportowania formularzy. Dzięki niemu bardzo łatwo można wysłać, odebrać i przetworzyć dowolną ilość informacji krążących pomiędzy dużą liczbą osób w firmach i instytucjach o złożonej i rozproszonej strukturze. Formularze są jednym z wielu typów dokumentów przetwarzanych przez DMS. Mogą stanowić rozszerzenie standardowo dostępnych w systemie ISOF informacji (np. o danych kontrahenta, Aktywnościach CRM, fakturach zakupu i sprzedaży). Wzbogacają je o zestaw danych specyficznych dla obszaru działalności użytkowników systemu. Pozwalają tym samym obsłużyć dodatkowe przypadki występujące w codziennej działalności firm. Użytkownicy systemu mogą samodzielnie, w łatwy sposób, tworzyć dokumenty o strukturze formularza poprzez określenie pól w nim występujących. Cechą charakterystyczną formularzy jest to, że są one formatem natywnym dla systemu ISOF. Dzięki temu informacje w nich zawarte są następnie zapisywane w relacyjnej bazie danych i mogą być przeszukiwane oraz przywołane w każdym momencie użytkowania systemu w kontekście, w którym formularz został zapisany. Jest to główna zaleta i różnica pomiędzy formularzami wbudowanymi w ISOF, a zewnętrznymi. Formularze mogą być również wysyłane w obieg i podlegać procesowi obsługi. W systemie osobno definiuje się wzorzec wydruku formularza, który określa wygląd formularza do druku zgodny z systemem identyfikacji wizualnej firmy. Oprócz informacji z formularza zawiera on elementy graficzne. Finalny wydruk można wykonać z PDF.

W module DMS możliwa jest również obsługa poczty elektronicznej. Wszystkie dokumenty zarówno tradycyjne jak i poczta elektroniczna, faksy, a nawet poczta głosowa mogą być zarejestrowane i obsługiwane tak jak inne dokumenty w jednym obiegu DMS, a więc podlegają jednakowym standardom opisanym ściśle w definicji. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące z firmy, zarówno z ogólnych jak i indywidualnych kont pocztowych są zgromadzone w jednym systemie i mogą być dostępne innym osobom z zachowaniem odpowiednich uprawnień. Dzięki obsłudze IMAP możliwe jest swobodne zarządzanie i operowanie wieloma folderami pocztowymi. Obsługa poczty w ISOF przypomina pracę w programach pocztowych.

W DMS działa mechanizm zastępstw osób nieobecnych. W wyniku nieobecności pracowników w firmie panuje niezrównoważony stan w zakresie obiegu informacji. Funkcja Balansera przywraca równowagę w tym zakresie zarządzając udostępnianiem dokumentów zastępcom, bądź też rozdziałem dokumentów pomiędzy wielu zastępców lub grupy osób zgodnie z regułami. Pozwala ona również sprawdzić bieżący stan obecności i zastępstw i zweryfikować czy wszystkie osoby są prawdłowo zastępowane. Za pomocą Balansera można modelować procesy przestrojenia ręcznie lub w określonym czasie z wykorzystaniem szablonów offline.

Najprostszą metodą wyszukiwania jest wpisanie nazwy dokumentu oraz przybliżonego miejsca w którym dokument ma być poszukiwany. Po odnalezieniu dokumentu można użyć funkcji lokalizuj, która odszuka dokument i określi jego miejsce w drzewie. Dodatkowo wyświetlane są szczegółowe informacje o wybranym dokumencie. Wyszukiwanie całotekstowe z kolei pozwala na wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych lub dowolnego ciągu znaków występujących w poszukiwanym dokumencie. Funkcja wyświetla ranking trafności dopasowania wśród wyszukanych dokumentów.

Funkcja Ulubione pozwala na stworzenie specjalnej listy ulubionych dokumentów lub folderów w DMS. W drzewie dokumentów DMS, na ostatniej pozycji widoczny jest folder Ulubione, w którym przechowywane są odnośniki do często używanych dokumentów lub tych nad którymi właśnie pracują użytkownicy. Funkcja jest również zintegrowana z Inteligentnym Asystentem. Ulubione dokumenty mogą być odnajdywane w ten sposób, że wpisanie w oknie wyszukiwania fragmentu nazwy umożliwia znalezienie ulubionego pliku, a także wejście do zasobnika Asystenta. Z kolei w sekcji zasobnika Inteligentnego Asystenta widoczne są ikonki poszczególnych dokumentów i folderów, które mogą być dowolnie przenoszone na pulpit i z niego usuwane.

Dokumenty mogą być subskrybowane, a informacje o jakichkolwiek zmianach w dokumencie lub folderze będą przekazywane do wskazanych użytkowników w formie powiadomień lub poczty elektronicznej.

Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną.

Portal Dokumentowy umożliwia bezproblemowe udostępnianie przez Internet dokumentów elektronicznych, a także dokumentów systemu ISOF (tj. faktur, zamówień, formularzy, aktywności, ofert, zgłoszeń serwisowych). Mogą być one udostępniane zarówno użytkownikom zewnętrznym, jak i pracownikom firmy. Z Portalu Dokumentowego użytkownik może skierować formularz do obiegu za pomocą aktywatorów zdarzeń.

Usuwanie dokumentu w module DMS odbywa się dwustopniowo. Pierwszym etapem jest wyrzucenie plików do „kosza”. Usuwany dokument nie może być w obiegu (nie dotyczy e-maili), nie może mieć przypisanego projektu, a także nie może mieć przypisanego numeru sprawy. Użytkownicy mający uprawnienia dostępu do panelu administratora mogą decydować o dalszych losach dokumentu znajdującego się w koszu. Mogą go ostatecznie usunąć lub przywrócić do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemowych istnieje możliwość zdefiniowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Po upływie zadanego okresu dokument jest kasowany z bazy danych, przy czym jego historia zostaje pomimo tego zachowana. Można też takie dokumenty wyszukiwać i przeglądać ich historię.

DMS jest zintegrowany z innymi modułami systemu ISOF. Pozwala to na zapis odnośników do takich dokumentów systemu jak faktury sprzedaży i zakupów (w tym zeskanowane oryginały dokumentów), zadania, kontrahenci, aktywności, oferty, a także formularze zdefiniowane w CRM Marketingowym oraz ich obsługę zgodnie z możliwościami DMS. Ponadto możliwe jest przechowywanie np. zdjęć towarów magazynowych, instrukcji obsługi, umów z kontrahentami, które następnie są wykorzystywane w innych modułach. Także faktury elektroniczne z podpisem cyfrowym mogą znaleźć się w archiwum dokumentów DMS.

Do każdej Aktywności CRM można dołączyć dowolny dokument zarejestrowany w DMS, lub dokument z dysku z jednoczesnym zarejestrowaniem w DMS. Wszystkie dokumenty mogą być czytane z poziomu Aktywności dając pełny obraz zdarzenia. Możliwa jest obsługa Aktywności w ramach zdefiniowanych obiegów DMS (zmiany stanu obiegów) oraz zapis, odczyt dokumentów podczas pracy z Aktywnościami.

W celu uzyskania pełnej kontroli nad korzystaniem z DMS możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokument można udostępnić tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub też zabronić dostępu zupełnie. Możliwe jest również nadanie tzw. czasowego uprawnienia do dokumentu.

Podpis cyfrowy jest nowoczesną metodą potwierdzania dokumentów elektronicznych, zastępującą tradycyjny podpis odręczny. Gwarantuje autentyczność i tożsamość podpisującego. Pieczęć cyfrowa, inaczej niż podpis, może być przypisana wielu osobom, ułatwiając współpracę w firmie. Pieczęcie imienne zawierają dodatkowo informacje o użytkowniku, co pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby odpowiedzialnej za podpisanie dokumentu.

System ISOF-ERP jest ściśle zintegrowany z technologią Blockchain, zapewniając niezmienność i autentyczność dokumentów. Moduł HEUTHES Blockchain Security Module umożliwia integrację, co skraca proces podpisywania dokumentów cyfrowych. Blockchain stosowany w ISOF gwarantuje bezpieczeństwo i weryfikację dokumentów elektronicznych, co jest kluczowe w zarządzaniu dokumentami oraz zapewnia ich integralność.

Dokumentom nadawane są wersje, a każda modyfikacja rejestrowana jest poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej jak również poprzez możliwość krótkiego opisu modyfikacji. Jednocześnie zachowuje wszystkie poprzednie wersje dokumentu lub zdefiniowaną ich liczbę.

Każdy dokument posiada zapis wszystkich wykonywanych na nim operacji. Dlatego też wiadomo kiedy i przez kogo dokument został utworzony, przez kogo był czytany lub modyfikowany, w jakich procesach uczestniczył i jaki był ich przebieg. Historia obiegu dokumentu może być przedstawiona w postaci graficznej na diagramie UML.

Na życzenie klientów kopie bezpieczeństwa są dystrybuowane na nośniku trwałym DVD-R/BR wraz z systemem ISOF „tylko do odczytu”. Pozwala to w każdej chwili stworzyć archiwum elektroniczne dokumentów firmy dostępne w jej siedzibie.

DMS umożliwia również wspieranie firm w czasie wdrożenia oraz stosowania w firmie norm ISO 9000. Przechowuje, porządkuje oraz udostępnia oraz dokumentację związaną z ISO 9000. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdrożenie w firmie procedur (obiegów), a następnie ułatwia nadzór nad ich stosowaniem w praktyce.

W DMS może być wbudowany centralny zarządca certyfikatów TLS, którego podstawowym zadaniem jest realizacja następujących funkcji:

Firmy, w których protokoły LDAP/Active Directory są używane jako katalogi użytkowników i ich uprawnień mogą również wykorzystać te mechanizmy do pracy z systemem ISOF-Workflow.

DMS ma możliwość współpracy z innymi systemami w trybie on-line. Fundamentem tego rozwiązania jest szyna danych. Szyna danych poprzez odpowiedni interfejs służy do komunikacji DMS z innymi systemami posiadającymi sprzęgi w konwencji SOA (ang. Service Oriented Architecture).

DMS z TAPIR umożliwia dynamiczną zmianę formatów dokumentów w czasie rzeczywistym, co zwiększa elastyczność i efektywność przetwarzania danych.

Technologia Client-Web-Server pozwala na automatyczną konwersję dokumentów DMS na popularne formaty, takie jak PDF czy arkusze kalkulacyjne, ułatwiając szybkie drukowanie i wysyłanie emailowe.

Zmiana formatu nie prowadzi do konieczności tworzenia nowych wpisów w strukturze DMS, co sprzyja bardziej efektywnemu zarządzaniu dokumentacją oraz ogranicza powielanie danych.

Użytkownicy mogą dokonywać różnorodnych konwersji między formatami, jak TXT na PDF, ODT, DOC, co zapewnia dużą elastyczność w obróbce dokumentów w różnych kontekstach aplikacyjnych.