Płace i Kadry

Moduł dostarcza funkcji przeznaczonych do gromadzenia i zarządzania bazą danych personalnych. Zgromadzone dane mogą być używane przez inne funkcje systemu. System posiada domyślny predefiniowany zestaw danych kadrowych, które mogą być uzupełniane przez użytkowników w zależności od potrzeb firmy. W wersji zaawansowanej umożliwia ustalenie wymiaru urlopu na podstawie danych kadrowych zarejestrowanych w systemie, prowadzenie statystyk urlopowych oraz definiowanie harmonogramów czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w różnych systemach czasu pracy.

Zestaw funkcji modułu ułatwia tworzenie i zarządzanie listami płac. Integruje funkcje przygotowywania przelewów, dekretowania listy płac dla potrzeb księgowości, przygotowywania dokumentów ZUS i PIT.

Elementy płacowe pozwalają na utworzenie listy płac. Każdy element płacowy może posiadać różne atrybuty definiujące jego przeznaczenie oraz przyjmowane lub wyliczane wartości. Dla elementów można zdefiniować matematyczny zapis postępowania w celu dokonania odpowiednich wyliczeń. Dzięki temu możliwe jest wyliczenie dowolnego, niestandardowego składnika płacowego występującego w rachubie płac. Element płacowy zawiera również definicje użycia na liście płac.

Elementy płacowe można grupować w tzw. powiązane wzorce płacowe. Przykładowy wzorzec „Chorobowe” może zawierać elementy przypisywane pracownikom w przypadku rejestracji zwolnienia lekarskiego.

Możliwe jest automatyczne wygenerowanie przelewów bankowych na konta pracowników z użyciem HOME/CORPORATE BANKING w module Kasa – Bank.

Moduł generuje pliki dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych: deklaracji ZUS w formacie przygotowanym do eksportu do programu Płatnik.

Moduł pozwala na zdefiniowanie dowolnie naliczanych list płac w otwartym okresie płacowym. Wyposażony jest w funkcję dodawania nowych składników do list płac oraz blokowania list zweryfikowanych. Utworzenie nowej listy jest automatyczne. Następnie można edytować zmiany doprowadzając listę do finalnej postaci.

Wbudowana funkcja dekretacji umożliwia szybkie i bezbłędne zaksięgowanie listy płac w systemie FK, zgodnie ze zdefiniowanymi schematami dekretacji.

Możliwe jest przygotowanie raportów dotyczących list płac, danych kadrowych, PIT, ZUS, zestawień dla kadry kierowniczej odcinków płacowych, raportów PPE. Raporty może definiować użytkownik.

Nasze rozwiązanie umożliwia podpisywanie cyfrowe kluczem kwalifikowanym m.in. dokumentów PIT-11 i wysyłanie ich bezpośrednio do Ministerstwa Finansów z uzyskaniem potwierdzenia UPO wprost z systemu ISOF - czytaj więcej.

W przypadku zatwierdzonych i wypłaconych list płac zmiany dotyczące wyliczeń wynikające np. z poprawienia zarejestrowanych zdarzeń (nieobecności) możliwe są dzięki możliwości korygowania list płac. Korekty tworzą się automatycznie i wymagają od użytkownika jedynie wprowadzenia prawidłowych wartości. System sam tworzy listę korektę oraz listę korektę-różnic, na której widoczne będą zmiany po prawidłowym przeliczeniu list płac. Listy korekty niezbędne są do ponownego wysłania deklaracji rozliczeniowych do ZUS (Płatnik), natomiast listy korekty-różnice wykorzystywane są do ewentualnego ponownego wykonania przelewów (jeżeli takie wystąpiły) oraz dekretowane są w module F-K.

W danych kadrowych możliwe jest definiowanie zastępców osób nieobecnych. Możliwe jest wpisanie zastępstwa stałego lub terminowego danej osoby oraz określenie zwierzchnictwa służbowego danej osoby. Oprócz definicji istnieje też rejestr zdarzeń związanych z obecnością.

Firma HEUTHES wprowadziła do systemu ISOF obsługę elektronicznych zwolnień lekarskich. Chcąc skorzystać z e-ZLA w pierwszej kolejności należy założyć konto na PUE. Więcej informacji w tym temacie można znaleźć na stronie www.zus.pl/ezla. Mając login i hasło dedykowane do połączenia z usługą i ustalone w zakładce zaświadczeń lekarskich, można przystąpić do samodzielnej konfiguracji. Po wczytaniu zwolnień do systemu ISOF pliki z ze zwolnieniami zapisują się we wskazanym folderze DMS, a dane ze zwolnień zapisywane są w odpowiedniej tabeli w bazie.

Ważną cechą systemu jak i modułu jest wbudowana technologia KOBADIBUS. Polega ona na tym, że system zawiera bazę wiedzy o regułach obsługi kadr i płac, które podlegają zmianom w czasie, w przestrzeni klientów i ich grup. Klient, wykorzystując je, może samodzielnie i szybko budować nowe schematy rozliczenia płac o wzorce płacowe, zdarzenia kadrowe, szablony raportów etc

System ISOF wyposażony jest w funkcje umożliwiające sprawowanie skutecznej kontroli nad sposobem wykorzystywania czasu przez pracowników. Realizację tego zadania umożliwia grupa funkcji przeznaczonych do rejestrowania czasu pracy oraz funkcje związane z rejestracją nieobecności, m.in. delegacji.

Do funkcji rejestrowania czasu pracy należy funkcja pomiaru czasu spędzonego w pracy, funkcja informowania o statusie użytkowników (obecny, nieobecny, w delegacji) oraz funkcja tworzenia raportów podsumowujących czas pracy i sposób jego wykorzystania.

Log czasu jest funkcją umożliwiającą użytkownikowi włączenie i wyłączenie mierzenia czasu spędzonego w pracy oraz wskazywanie sposobu wykorzystania czasu pracy. Log czasu widoczny jest na ekranie komputera w postaci niewielkiego okna. Za pomocą przycisków pracownik włącza liczenie czasu pracy, wskazuje kiedy rozpoczyna i kończy przerwę lub wyjście służbowe, a na koniec dnia wyłącza liczenie.

Użytkownik pracujący w centrali oraz użytkownik mobilny informowany jest przez log czasu o czasie rozpoczęcia pracy, całkowitym czasie pracy, czasie bez przerw, czasie spędzonym na wyjściach służbowych i przerwach oraz pozostałym czasie przerwy. Funkcja informowania o statusie użytkowników przedstawia raport dotyczący frekwencji pracowników. Dzięki temu, bez odchodzenia od stanowiska pracy, zarówno szef jak i pozostali pracownicy mogą łatwo sprawdzić, czy ktoś jest obecny na swoim stanowisku.

Funkcja tworzenia raportów umożliwia przygotowywanie zestawień podsumowujących czas pracy pracowników. Użytkownik może określić okres czasu, którego raport ma dotyczyć, a także wybrać rodzaj raportu, jaki chce uzyskać (pełny, skrócony, lista obecności).

Rejestracja czasu pracy powiązana jest z systemem zarządzania aktywnościami w module CRM. Wykonując określoną aktywność, pracownik może zarejestrować czas poświęcony na jej realizację. Czas ten jest następnie uwzględniany w module rejestracji czasu pracy.

Kalendarz umożliwia rozliczanie czasu pracy i nieobecności pracowników. W zależności od wymiaru zatrudnienia możliwe jest określenie planów czasu pracy, czyli konkretnych dni i godzin pracy w tygodniu oraz przypisanie ich zatrudnionym osobom. Dzięki temu w prosty i przejrzysty sposób można rejestrować nieobecności, kontrolować nominalny, planowany oraz rzeczywisty czas pracy.

Moduł pozwala na sporządzenie i wydrukowanie list obecności pracowników. Możliwe jest również zarejestrowanie informacji o zwolnieniu lekarskim, planowanym urlopie, czy innego rodzaju nieobecności pracownika. Wszystkie te informacje pokazane zostaną na liście obecności sporządzanej na dany miesiąc dla wszystkich pracowników.