Jak firma AVES zintegrowała dane i usprawniła zarządzanie dzięki ISOF-ERP

Firma AVES Sp. z o. o. jest polską spółką rodzinną mającą swą siedzibę w centralnej Polsce, w Gajewnikach (woj. łódzkie). Od ponad 30 lat firma działa na rynku krajowym i zagranicznym jako solidny i rzetelny producent przetworów drobiowych. Produkty wytwarzane są w jednym z najnowocześniejszych, przyjaznych środowisku naturalnemu zakładów w Polsce.

W 1995 roku, wraz z uruchomieniem zakładu produkcyjnego w Gajewnikach, firma rozpoczęła pionierską w kraju produkcję mrożonych wyrobów dla gastronomii i sektora HoReCa, poszerzając w ten sposób dotychczasową, typowo wędliniarską ofertę. Jedna z linii technologicznych umożliwia wytwarzanie innowacyjnych i klasycznych zarazem produktów garmażeryjnych z drobiu.

AVES Sp. z o. o. jest pionierem w produkcji mrożonych wyrobów gotowych z drobiu i nie tylko. Firma prężnie funkcjonuje w trzech obszarach: produkcji wędlin i wyrobów garmażeryjnych z drobiu, produkcji mrożonych wyrobów drobiowych oraz dań gotowych w wersji głęboko mrożonej i schłodzonej. Oferuje zdrową i bezpieczną żywność wytwarzaną dzięki nowoczesnemu parkowi maszynowemu oraz innowacyjnemu podejściu do kreowania produktów przy ścisłym przestrzeganiu norm i procedur UE.

Ilu pracowników zatrudniała firma na etapie wdrożenia, ilu zatrudnia obecnie?

W momencie rozpoczęcia wdrożenia systemu ERP firma AVES zatrudniała około 210 pracowników. Początkowo certyfikaty systemowe zostały wydane dla trzech użytkowników odpowiedzialnych za uruchomienie rozwiązania.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rosła również skala wykorzystania systemu. Obecnie firma zatrudnia około 290 osób, a liczba użytkowników systemu została sukcesywnie zwiększona.

Opis profilu działalności firmy (również szczegóły, które świadczą o pozycji firmy na rynku)

Firma AVES prowadzi działalność w różnych obszarach biznesowych.

Najważniejszym filarem działalności pozostaje produkcja oraz sprzedaż drobiowych wyrobów garmażeryjnych – zarówno mrożonych, jak i schłodzonych. Równocześnie przedsiębiorstwo rozwija działalność w zakresie sprzedaży i serwisu samochodów osobowych marki Toyota oraz świadczy usługi telekomunikacyjne.

Różnorodność prowadzonej działalności wymaga sprawnego zarządzania informacją oraz zapewnienia spójności danych pomiędzy poszczególnymi obszarami funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jakie systemy były wykorzystywane w firmie przed wdrożeniem ISOF-ERP?

Wcześniej firma nie korzystała z systemu ERP. Przed wdrożeniem ISOF-ERP w firmie funkcjonowały odrębne programy magazynowo-sprzedażowe oraz finansowo-księgowe dostarczane przez lokalnego producenta oprogramowania.

Wymiana danych pomiędzy systemami odbywała się w sposób jednostronny, co utrudniało bieżącą synchronizację informacji i powodowało konieczność pracy na danych pochodzących z różnych źródeł. Taki model funkcjonowania ograniczał płynny przepływ informacji pomiędzy działami oraz utrudniał dostęp do spójnych danych biznesowych.

Powody wyboru systemu ISOF-ERP oraz firmy HEUTHES jako dostawcy oprogramowania

O wyborze systemu ISOF-ERP zdecydowało kilka kluczowych czynników odpowiadających potrzebom przedsiębiorstwa.

Jednym z najważniejszych argumentów była możliwość pracy w jednym, spójnym środowisku obejmującym zarówno obszary magazynowe, jak i finansowo-księgowe. Istotne znaczenie miała również możliwość korzystania z rozwiązania działającego w modelu chmurowym, co w czasie podejmowania decyzji stanowiło nowoczesne podejście do zarządzania danymi przedsiębiorstwa.

Kluczowe było także podejście firmy HEUTHES do bezpieczeństwa przechowywania danych oraz zapewnienie ich większej dostępności w porównaniu z wcześniej wykorzystywanymi rozwiązaniami.

Sytuacja wyjściowa:

1. Co było powodem chęci wdrożenia ISOF-ERP?

Jednym z głównych powodów rozpoczęcia projektu była możliwość wykorzystania nowoczesnego, innowacyjnego rozwiązania opartego na przetwarzaniu oraz przechowywaniu danych w chmurze. Dla firmy stanowiło to istotny kierunek rozwoju oraz szansę na unowocześnienie środowiska informatycznego.

2. Z jakimi wyzwaniami borykała się firma, które miał rozwiązać nowy system?

Przed wdrożeniem przedsiębiorstwo mierzyło się przede wszystkim z brakiem bieżącej spójności danych sprzedażowych i finansowych. Dodatkowym wyzwaniem była stabilność wcześniej wykorzystywanych rozwiązań, które w przypadku występowania usterek powodowały problemy z bazami danych.

W efekcie pozyskanie aktualnych informacji wymagało korzystania z wielu źródeł, a przepływ danych pomiędzy poszczególnymi obszarami działalności nie był w pełni zintegrowany.

Jakie były cele wdrożenia systemu ISOF-ERP (ogólne i szczegółowe)?

Głównym celem wdrożenia było stworzenie jednolitego środowiska pracy umożliwiającego sprawniejsze zarządzanie procesami przedsiębiorstwa oraz dostęp do aktualnych i spójnych informacji.

Do najważniejszych celów należały:

Realizacja powyższych celów miała stworzyć stabilne środowisko pracy, zapewniające większą przejrzystość informacji oraz efektywniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa w kolejnych latach jego rozwoju.

Wybrane moduły/funkcjonalności ERP dostarczone na przestrzeni całej współpracy

Rozwój systemu ISOF-ERP w firmie AVES rozpoczął się od podpisania Umowy UZPI (17.09.2005 r.). W ramach pierwotnego wdrożenia dostarczono kompleksowy pakiet modułów, obejmujący m. in.: Fakturowanie, Raporty Kasowe, Cenniki, Dekretację, Finanse i Księgowość, Majątek Trwały, Kasa-Bank, Windykację, Faktury Zakupu, Zestawienia VAT, Delegacje, Samochody, Zamówienia od Klientów i do Dostawców, Magazyn (wersja podstawowa), CRM (Operacyjny, Analityczny i Marketingowy), Centrum Dowodzenia, Kosztorysy oraz DMS, wraz z realizacją analizy przedwdrożeniowej dla modułu FK, parametryzacją i szkoleniem dla użytkowników.

Na przestrzeni lat system był konsekwentnie rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb firmy poprzez liczne aneksy i indywidualne prace rozwojowe:

Kto brał udział we wdrożeniu i jak wyglądało wdrożenie z perspektywy pracowników firmy AVES?

W pierwszej, kluczowej fazie wdrożeniowej po stronie firmy AVES zaangażowane były 3 osoby: Właściciel Firmy, Dyrektor Firmy oraz Informatyk. Po wstępnym ustabilizowaniu systemu (po około 2 latach) bieżący nadzór i opiekę przejął głównie Informatyk.

Z perspektywy organizacji, wdrożenie oprogramowania w obszarze magazynowym oraz sprzedażowym przebiegło sprawnie i bezproblemowo. Większej elastyczności wymagało uruchomienie modułu finansowo-księgowego, co bezpośrednio wynikało ze specyfiki pracy działu księgowości, intensywnie obciążonego w okresie noworocznym pracami nad zamykaniem ubiegłego roku budżetowego.

Opinie zaangażowanych w proces wdrożenia

Jak obecnie przebiega współpraca, jakie działania są aktualnie realizowane?

Obecna współpraca opiera się na stałym wsparciu technicznym. Wszelkie najpilniejsze zdarzenia są sprawnie rozwiązywane przez serwis. Obecnie wprowadzanie dedykowanych modyfikacji interfejsu czy uruchamianie indywidualnych rozszerzeń realizowane jest w ramach modelu opartego na indywidualnych aneksach wdrożeniowych.

Czy jest coś co wyróżnia system ERP na tle innych, dostępnych rozwiązań? Ewentualnie przewaga nad konkurencją?

Największym atutem i wyróżnikiem systemu ISOF-ERP jest wysoka stabilność bazy danych oraz bezawaryjność codziennego działania, co zapewnia firmie bezprzerwowe prowadzenie kluczowych operacji.

Wnioski i rekomendacje po wielu latach korzystania z systemu ISOF-ERP

Po wielu latach rozwoju systemu oraz rozszerzania zakresu jego wykorzystania firma AVES wskazała dwa kierunki dalszej optymalizacji: możliwość filtrowania baz danych pomiędzy oddziałami oraz dalszą optymalizację wydajności aplikacji przy intensywnej pracy użytkowników.

Podsumowanie