- Firma poszukiwała rozwiązania umożliwiającego automatyzację procesu obsługi faktur zakupowych pochodzących z KSeF. Kluczowym wymaganiem było odciążenie pracowników od ręcznego pobierania dokumentów za pośrednictwem portalu Ministerstwa Finansów oraz usprawnienie całego procesu obiegu faktur zakupowych.
- Istotnym kryterium wyboru była również możliwość integracji z KSeF bez konieczności wymiany obecnie wykorzystywanego systemu ERP.
Jak JVP STEEL zautomatyzował obsługę faktur zakupowych z KSeF bez wymiany ERP
Branża stalowa
|
![Logo JVP STEEL]()
JVP STEEL - rozwiązania stalowe dla globalnego sektora energetycznego i offshore
JVP STEEL to międzynarodowa firma produkcyjna, która dostarcza najwyższej jakości rozwiązania stalowe dla branży morskiej energetyki wiatrowej. Od 1975 roku specjalistyczne kompetencje firmy stanowią platformę dla prac realizowanych na wszystkich etapach projektów energetycznych i infrastrukturalnych – od projektowania, zaopatrzenia i produkcji po montaż. JVP STEEL zatrudnia ponad 300 pracowników, którzy zapewniają klientom efektywne kosztowo zarządzanie projektami i operacjami z siedziby głównej i warsztatu w Polsce.
Powody wyboru systemu ISOF-HUB KSeF oraz firmy HEUTHES jako dostawcy oprogramowania
Sytuacja początkowa
Powodem chęci wdrożenia rozwiązania ISOF-HUB KSeF była konieczność uzupełnienia luki technologicznej, która powstała po wejściu w życie założeń dotyczących obsługi faktur KSeF. Firma nie dysponowała takim rozwiązaniem w ramach wykorzystywanego systemu ERP, co spowodowało konieczność ręcznego pozyskiwania faktur dostępnych w KSeF.
Wraz ze wzrostem liczby dokumentów proces stawał się coraz trudniejszy do skalowania i zwiększał ryzyko opóźnień oraz błędów operacyjnych. Proces ręcznego pobierania ponad 1000 faktur miesięcznie był czasochłonny i angażował znaczną część pracy operacyjnej działu księgowości.
Cele wdrożenia
Głównym celem wdrożenia ISOF-HUB KSeF w firmie było zautomatyzowanie procesu obsługi faktur zakupowych.
Cele szczegółowe:
- automatyzacja pobierania faktur z KSeF,
- integracja z KSeF bez wymiany ERP,
- skrócenie czasu obiegu dokumentów,
- centralizacja dokumentów zakupowych,
- zwiększenie kontroli nad obiegiem faktur,
- ograniczenie kosztów operacyjnych,
- zapewnienie zgodności z wymaganiami KSeF,
- szybkie wdrożenie bez ingerencji w środowisko IT.
Etapy wdrożenia
- 11.02.2026 r. - zapytanie o funkcjonalność od JVP STEEL,
- 12.02.2026 r. - przekazanie Oferty,
- 17.3.2026 r. - prezentacja systemu. Firma JVP STEEL zgłosiła dodatkowe wymagania funkcjonalne, obejmujące m. in. automatyczne generowanie plików PDF z faktur XML, rozszerzenie mechanizmu smart-tagów na faktury zakupowe oraz prezentację statusów obiegu dokumentów w raportach systemowych,
- 23.04.2026 r. - prezentacja gotowego rozwiązania,
- 24.04.2026 r. - podpisanie zamówienia,
- od 24.04.2026 r. - rozpoczęcie prac wdrożeniowych,
- 12.05.2026 r. - produkcyjne wdrożenie systemu.
Czas realizacji projektu: mniej niż 3 tygodnie od podpisania zamówienia do uruchomienia produkcyjnego.
ISOF-HUB KSeF w praktyce
ISOF-HUB KSeF eliminuje konieczność logowania do systemu KSeF w firmie w celu pobierania faktur zakupowych. Proces jest w pełni zautomatyzowany, a co za tym idzie znacząco ogranicza czas obsługi faktur. Dzięki temu pracownicy działu księgowości mogą skupić się na weryfikacji i obsłudze dokumentów zamiast na wykonywaniu powtarzalnych czynności administracyjnych.
Rys. 1. Obieg
Zakres funkcjonalny ISOF-HUB KSeF
1. Połączenie z KSeF
- Bezpośrednia komunikacja z KSeF,
- Uwierzytelnienie certyfikatem lub pieczęcią firmową,
- Brak konieczności ręcznego logowania.
2. Pobieranie faktur zakupowych
Rys. 2. Konfiguracja po stronie Faktur zakupu
- Automatyczne pobieranie faktur według harmonogramu lub na żądanie.
Rys. 3. Harmonogram automatycznych sesji pobierania FZ z KSeF
3. Archiwizacja i eksport
- Zapis dokumentów XML w DMS,
- Historia obiegu dokumentów,
- Eksport paczek ZIP.
4. Komunikacja e-mail
- Automatyczna wysyłka dokumentów XML i PDF.
Rys. 4. Szablon maila
5. Funkcjonalności wdrożone dla JVP STEEL
- Generowanie PDF z XML,
- Smart-tagi w komunikacji e-mail,
- Statusy obiegu dokumentów w raportach.
Rys. 5. Raport z dokumentów w obiegu z informacją o przetworzonych fakturach
6. Podręcznik użytkownika ze wsparciem AI.
Osiągnięte korzyści
Wdrożenie ISOF-HUB KSeF przyniosło firmie JVP STEEL liczne korzyści:
- Eliminacja konieczności logowania do KSeF,
- Eliminacja ręcznego pobierania faktur na dysk,
- Znacząca oszczędność czasu,
- Redukcja ryzyka błędów operacyjnych,
- Możliwość zachowania dotychczasowego systemu ERP,
- Szybkie wdrożenie bez ingerencji w system księgowy klienta,
- Dodatkowa archiwizacja faktur zakupowych.
Wymierne korzyści z wdrożenia
Do najważniejszych efektów wdrożenia należały:
- skrócenie czasu obsługi faktury zakupowej nawet z 8 do 1 minuty,
- redukcja ręcznych operacji związanych z pobieraniem dokumentów o ok. 95%,
- automatyzacja odbioru 100% faktur zakupowych z KSeF,
- oszczędność czasu związana z logowaniem do KSEF, do kilkudziesięciu roboczogodzin miesięcznie, Logowanie i pobieranie faktur z systemu KSEF zajmowało wcześniej ok 2 godz dziennie,
- przyspieszenie obiegu dokumentów zakupowych,
- kontrola nad pobieranymi plikami.
Osoby odpowiedzialne za wdrożenie
Firma JVP STEEL
- Dyrektor Finansowy,
- Specjalista ds. IT.
Firma HEUTHES
- Pracownicy działu handlowego (na etapie podpisywania zamówienia),
- Pracownicy działu wdrożeń,
- Pracownicy działu produkcji oprogramowania,
- Analitycy procesów biznesowych.
Opinie osób zaangażowanych w proces wdrożenia i rozwój współpracy
W naszym systemie ERP merytoryczne zatwierdzanie faktur opiera się na wprowadzaniu opisu na dokumencie wygenerowanym w pdf, dokument stanowi jednocześnie załącznik w systemie księgowym. Dlatego oferowane pobieranie faktur tylko w xml przez system księgowy było niewystarczające.
Pobieranie załącznika pdf bezpośrednio z KSEF okazało się żmudne i pracochłonne. Stworzenie automatycznego połączenia do KSEF i pobieranie pliku xml oraz wizualizacji do pdf bardzo skróciło czas związany z obiegiem dokumentów. Dodatkowo wygenerowanie informacji mailowej z załącznikami oraz informacją o nr faktury i kliencie zdecydowanie przyspieszyło nam proces potwierdzania faktur. Projekt spełnił swoje założenia.
Projekt wdrożenia ISOF-HUB KSeF w JVP STEEL pokazał, że nawet firmy korzystające z istniejących systemów ERP mogą szybko i skutecznie przygotować się do obowiązkowego KSeF bez kosztownej wymiany całego środowiska informatycznego. Wspólnie z klientem skoncentrowaliśmy się nie tylko na integracji technicznej, ale przede wszystkim na realnym usprawnieniu codziennej pracy działu księgowości. Bardzo istotne było również szybkie dostosowanie rozwiązania do dodatkowych wymagań zgłoszonych podczas projektu.
Wnioski i rekomendacje - KSeF bez wymiany ERP
Wdrożenie ISOF-HUB KSeF pozwoliło zautomatyzować proces obsługi faktur zakupowych bez konieczności wymiany obecnego systemu ERP. Dzięki integracji firma wyeliminowała ręczne pobieranie dokumentów, co znacząco skróciło czas obiegu faktur. Projekt umożliwił automatyczne korzystanie z KSeF bez ingerencji w istniejące środowisko IT.
Zastosowanie integracji w postaci ISOF-HUB KSeF jest efektywnym rozwiązaniem szczególnie dla firm korzystających z systemu ERP, który nie oferuje automatycznego pobierania faktur z KSeF. Pozwala ona zachować dotychczasowy system, jednocześnie udostępniając możliwość odbioru, przetwarzania i dodatkowej archiwizacji faktur ustrukturyzowanych.
Doświadczenia z wdrożenia pokazują, że ISOF-HUB KSeF może być nie tylko narzędziem zapewniającym zgodność z przepisami, ale przede wszystkim platformą realnie zwiększającą efektywność pracy działów finansowo-księgowych i ograniczającą koszty operacyjne związane z obsługą dokumentów zakupowych.
Porozmawiajmy o tym, jak wspomóc Twój biznes
Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ISOF-ERP? A może interesują Cię nasze rozwiązania wspierające zarządzanie firmą, takie jak CRM, DMS czy E-commerce? Potrzebujesz bezpłatnej konsultacji, aby sprawdzić, jak możemy pomóc w rozwoju Twojego biznesu?
Dokumentacje
Baza wiedzy
Wybierz odpowiednią dokumentację i dowiedź się więcej na temat systemu ISOF-ERP
Jak kupić i wdrożyć system ISOF-ERP
W dokumencie przedstawiono ścieżkę czynności, które możesz wykonać samodzielnie aby kupić i szybko rozpocząć pracę z ISOF-ERP.
SaaS czy Licencja
System ISOF-ERP oprócz wynajmu oprogramowania (SaaS), jest oferowany Klientom również w formie licencyjnej.
Praca z systemem ISOF-ERP
Materiał opisuje szczegóły pracy z systemem ISOF-ERP w firmach z rozproszoną strukturą.
Możliwości ISOF-ERP
ISOF-ERP to nowoczesny i elastyczny system, który pozwoli Ci na zarządzanie firmą dowolnej branży poprzez Internet.
Rozwiązania e-commerce w systemie ISOF-ERP
Integracja z e-sklepami i platformami sprzedażowymi, a także płatnościami elektronicznymi i firmami kurierskimi.
Mobilny ISOF
Aplikacja Mobilny ISOF służy do uruchomienia systemu ISOF-ERP na urządzeniach mobilnych.
Terminale danych w ISOF
Terminale danych to najnowszej generacji skanery magazynowe wyposażone w system operacyjny Android online.
System ISOF-ERP idealny dla:
Filmy
Praktyczne filmy instruktażowe
Nasze filmy instruktażowe zapewniają klarowne i zrozumiałe wyjaśnienia kluczowych funkcji, ułatwiając szybkie i efektywne opanowanie systemu ISOF.
- Naucz się wystawiać faktury
- Zintegruj system ISOF z platformami sprzedażowymi
- Efektywnie korzystaj z obszarów roboczych
- Wykorzystuj rozbudowane możliwości księgowe systemu
- Poznawaj funkcje poszczególnych modułów
