Dwukrotne przyspieszenie tworzenia dokumentów oraz zmniejszenie kosztów magazynowych o 25% dzięki wdrożeniu ISOF-ERP

Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe „MAM” Rzeszów rozpoczęło swoją działalność w 1993 roku i wówczas obejmowało rejon południowo-wschodniej Polski. Wraz z dynamicznym rozwojem firmy obszar działania regularnie się poszerzał i obecnie obejmuje już teren całego kraju. W odpowiedzi na bardzo zróżnicowane potrzeby klientów asortyment oferowanych narzędzi został kilkukrotnie zwiększony. Obecnie firma zajmuje się dostawą narzędzi, urządzeń, maszyn do obróbki metali, wyrobów hutniczych oraz normalii, producentów krajowych i zagranicznych. Firma oferuje również usługi w zakresie obróbki skrawania na maszynach CNC i konwencjonalnych. Firma posiada najnowocześniejszy sprzęt, który w połączeniu z ogromnym doświadczeniem pracowników zapewnia klientom najwyższy poziom usług i najlepszej jakości produkty. Firma realizuje również projekty dofinansowane z Funduszy Europejskich, których założeniem jest opracowywanie innowacyjnych rozwiązań i wdrażanie wysokospecjalistycznych technologii dla części wykorzystywanych w przemyśle lotniczym. Właścicielem firmy „MAM” jest Pan Marek Wróblewski. Na chwilę obecną firma zatrudnia ok. 20 pracowników. W momencie wdrażania systemu zatrudnionych było 12 osób.

Przed wdrożeniem systemu ISOF-ERP firma korzystała z arkuszy Microsoft Excel i standardowych programów firmy Microsoft. Nie miała również wcześniejszych doświadczeń w pracy z systemami klasy ERP.

Powody wyboru systemu ISOF-ERP oraz firmy HEUTHES jako dostawcy oprogramowania

Firma poszukiwała systemu do zarządzania firmą, który byłby w stanie wesprzeć działania pracowników w różnych obszarach. Przede wszystkim pilnie potrzebowała systemu, który miał usprawnić kontrolę i zarządzanie całością realizowanych zadań. Dodatkowo system miał ułatwiać obsługę klienta i gospodarkę magazynową, przyspieszyć obsługę zamówień i zoptymalizować proces zarządzania dostawcami i klientami.

Sytuacja wyjściowa

Powodem chęci wdrożenia systemu ISOF-ERP była konieczność nadążania za konkurencją w zakresie zarządzania firmą oraz borykanie się z wyzwaniami jakim był już na tym etapie brak jednolitego systemu, który obsłuży każdy obszar działania firmy.

Cele wdrożenia

Głównym celem wdrożenia ISOF-ERP w firmie w najbardziej ogólnym zarysie było usprawnienie zarządzania całością działań firmy.

Cele szczegółowe:

1. Centralizacja danych i dostęp do funkcji zarządczych z poziomu jednego programu,
2. Cyfryzacja dokumentów,
3. Poprawa kontroli nad sprzedażą, gospodarką magazynową, zakupami i przepływami finansowymi,
4. Przyspieszenie procesu obsługi klienta.

Wybrane moduły/funkcjonalności ISOF-ERP wdrożone na przestrzeni całej współpracy

I etap

Pierwsze wdrożenie systemu ISOF-ERP w firmie PPUH MAM odbyło się na podstawie umowy, która została podpisana 29.08.2005 r. i zakładała korzystanie z systemu w trybie SaaS. Wdrożenie odbyło się na podstawie pierwszej ankiety parametryzacyjnej. Wdrożenie podstawowych funkcjonalności – CRM Operacyjny, DMS i konta pocztowe e-mail w DMS. Już po kilku miesiącach podpisany został Aneks nr 1 do umowy (2005 r.). Rozbudowa systemu ISOF-ERP w firmie MAM o kolejne zaawansowane moduły i funkcjonalności: Fakturowanie, Raporty kasowe, Cenniki, moduł Finansowo-Księgowy, Windykacja, Majątek trwały, Kasa-Bank (rozrachunki), Płace i Kadry, Faktury zakupu, Zamówienia od klientów, Zamówienia do dostawców, Magazyn i sprzęg do drukarki fiskalnej. W kolejnym aneksie CRM Analityczny, Marketingowy oraz Centrum Dowodzenia (2006 r.).

Na przestrzeni blisko 15 lat dodano również takie funkcjonalności jak: Dekretacja, Samochody czy Zestawienia VAT. Elastyczność systemu i możliwość jego dostosowania do zmieniających się potrzeb firmy sprawia, że wielokrotnie zmieniała się także liczba użytkowników poszczególnych modułów, która regulowana była kolejnymi aneksami.

II etap (działania rozwojowe 2019 r.)

Rozwój integracji ze sklepem internetowym WooCommerce:

Na dalszym etapie stanowiska dla użytkowników sprzęgu do obsługi sklepu internetowego WooCommerce.

III etap

Wdrożenie stanów magazynowych oraz e-Dokumentów.

Osiągnięte cele i korzyści

Wdrożenie systemu ISOF-ERP przyniosło firmie PPUH MAM liczne korzyści w różnych obszarach działalności, m. in.:

1. Scentralizowanie zarządzania firmą,
2. Optymalizację procesu kontroli,
3. Automatyzację działań w obszarze obsługi klienta i gospodarki magazynowej,
4. Przyspieszenie procesu przepływu dokumentów.

Osoby odpowiedzialne za wdrożenie

Firma PPUH MAM:

Firma HEUTHES

Opinie osób zaangażowanych w proces wdrożenia i rozwój współpracy

Wnioski i rekomendacje

Wdrożenie systemu ERP pozwoliło na skuteczną centralizację zarządzania firmą, usprawniając przepływ informacji między działami oraz zwiększając transparentność procesów. System znacząco poprawił kontrolę operacyjną i finansową, umożliwiając bieżący monitoring kluczowych wskaźników oraz szybsze podejmowanie decyzji. Automatyzacja obsługi klientów przyczyniła się do poprawy jakości usług i skrócenia czasu reakcji na zgłoszenia, co zwiększyło satysfakcję klientów. Dalsza rozbudowa funkcjonalności ERP w wybranych zakresach oraz regularne szkolenia pracowników pozwalają na maksymalne wykorzystanie potencjału systemu i utrzymanie jego efektywności w długim okresie.