Sprzedaż - faktury

Możliwe jest automatyczne wystawienie odpowiednich dokumentów magazynowych oraz wystawienie faktury sprzedażowej dla istniejącego dokumentu magazynowego. W zależności od sposobu płatności generowane są odpowiednie dokumenty do raportu kasowego. Po zatwierdzeniu wszystkie dokumenty sprzedaży są uwzględniane w odpowiednich rejestrach VAT. Wszystkie towarzyszące dokumenty są rejestrowane w odpowiadających im modułach. Dzięki odpowiednim schematom dekretacji wszystkie dokumenty sprzedaży mogą podlegać automatycznej dekretacji do systemu finansowo-księgowego (bankowego).

Łatwe wyszukiwanie wszystkich dokumentów sprzedaży jest możliwe na podstawie kryteriów takich jak: data wystawienia, sprzedaży, rodzaj faktury, jednostka wystawiająca fakturę, kontrahent oraz wielu innych.

Poszczególne dokumenty na liście są oznaczone różnymi kolorami i znacznikami, które pomagają odróżnić dokumenty zapłacone od niezapłaconych, zatwierdzone od niezatwierdzonych czy zafiskalizowane od niezafiskalizowanych. Istnieje również możliwość zdefiniowania kolorystyki tła poszczególnych pól występujących na fakturze.

Obsługa faktur elektronicznych obejmuje tworzenie pliku PDF z fakturą (załącznik w formacie GS1 XML na potrzeby EDI), jego elektroniczne podpisanie pieczęcią cyfrową i wysyłkę lub jednoczesne wykonanie powyższych czynności jednym kliknięciem. Pieczęć firmowa to odmiana podpisu cyfrowego, z której może korzystać wiele osób w firmie. Zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Do jej obsługi nie jest potrzebna infrastruktura po stronie klienta. W kartotece kontrahentów widnieją e-maile do obsługi faktur elektronicznych.

Eksport faktur obejmuje funkcjonalność wysyłki do KSeF (Krajowy System e-Faktur) zwykłych faktur sprzedażowych i korekt oraz pobieranie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) z obsługą tokenów przy wystawianiu faktur. Faktura jest wysyłana w formie elektronicznej do Ministerstwa Finansów, co umożliwia szybki zwrot podatku VAT. Istnieje również możliwość importowania do ISOF-ERP faktur zakupowych z KSeF.

ISOF-ERP zapewnia możliwość przygotowywania zestawień faktur. Użytkownik definiuje kryteria doboru danych. Zestawienie umożliwia pokazanie zbiorczych danych dla wybranych dokumentów, według potrzeb użytkownika, a także wykresów. Zestawienie posiada podsumowania oraz sortowanie danych, możliwy jest również podgląd każdego z dokumentów. Możliwe jest wykonanie zestawienia należności wynikających z transakcji sprzedaży i weryfikacja przeterminowanych należności. Zestawienie jest przydatne do obsługi windykacji.

ISOF-ERP oferuje wygodne narzędzia do zarządzania operacjami kasowymi. W raportach kasowych automatycznie zapisywane są wszystkie operacje gotówkowe oraz płatności kartami kredytowymi wynikające ze sprzedaży i zakupów. Dzięki temu w systemie dostępny jest kompletny rejestr obrotu gotówkowego. Każda kasa ma własne raporty, które mogą być otwierane i zamykane w dowolnym okresie.

Raport kasowy może być dekretowany jako jeden dokument, dekretacji mogą też podlegać wszystkie pojedyncze operacje zawarte w raporcie według definicji schematów dekretacji. Dekrety mogą być następnie zaimportowane do bufora modułu F-K E-commerce. System ISOF-ERP umożliwia prowadzenie handlu internetowego poprzez integrację ze sklepami internetowymi (Shoper®, IdoSell Shop®, WooCommerce®), serwisem aukcyjnym Allegro® oraz firmami kurierskimi (DPD®, DHL®) i pocztowymi (InPost®).

Wszystkie transakcje gotówkowe mogą być automatycznie rejestrowane w raporcie na podstawie dokumentów sprzedaży i zakupu. Raport kasowy może być prezentowany w trybie uproszczonym i pełnym. Możliwe jest również ręczne rejestrowanie operacji wpłaty i wypłaty gotówki. Zamknięcie raportu powoduje automatyczne bilansowanie się wszystkich operacji. Po otwarciu nowego raportu, poprzedni nie może ulec już zmianie.

Wszystkie operacje są automatycznie rejestrowane w bazie rozrachunków.

Towar może być wybrany z wcześniej zarejestrowanych, a ustalenie ceny polega na wypełnieniu formularza. Cenniki mogą kształtować wszystkie dostępne rodzaje cen kartotekowych: detaliczne, hurtowe, specjalne, katalogowe, zakupowe oraz ceny partii, w oparciu o dowolną cenę. Prezentacja wszystkich obecne ceny towarów pozwala ich łatwe porównanie do nowych. Dostępne są również mechanizmy upraszczające tworzenie cennika w postaci obowiązkowej marży, która powinna być doliczona do ceny wynikowej oraz wielkości zmiany cen wyrażonej kwotowo lub procentowo. Wprowadzanie nowych cenników lub przecen odbywa się w wygodny sposób.

Po zdefiniowaniu cenników możliwa jest również ich akceptacja akceptacji. Dopóki cennik nie zostanie zaakceptowany, może być swobodnie modyfikowany. Po akceptacji cennika blokowane są możliwości jego modyfikacji i usunięcia.

Cenniki mogą być tworzone z myślą o konkretnym kontrahencie. Przygotowywanie cennika dla wybranego kontrahenta pozwala na zdefiniowanie cen konkretnie dla niego. Ceny te są automatycznie uwzględniane podczas tworzenia ofert, wystawiania dokumentów sprzedaży oraz w zamówieniach. Funkcja jest szczególne przydatna w ramach przygotowania indywidualnych cenników dla stałych/niezawodnych klientów. Możliwe jest również ręczne rejestrowanie indywidualnych cen na podstawie umowy z klientem, które mogą obowiązywać bezterminowo lub w określonym terminie.

Dokumenty sprzedaży wystawiane mogą być również w walutach obcych. Dla każdego dokumentu oprócz waluty zapisywany jest również kurs co pozwala na operowanie zarówno cenami walutowymi jak i złotówkowymi. Przy wystawianiu dokumentów walutowych domyślnie pobierane są kartotekowe ceny walutowe towarów, przy czym użytkownik może je zmienić. Przy zmianie kursu możliwe jest również ponowne przeliczenie cen złotówkowych. W ramach walutowych dokumentów sprzedaży można wystawiać dokumenty eksportowe oraz faktury WDT. Oprócz wymogów związanych z samym procesem wystawiania faktur, są one odpowiednio klasyfikowane oraz zapisywane do rejestrów VAT i zestawień INTRASTAT. Rozrachunki są wyrażone w walucie i złotówkach.

ISOF-ERP obsługuje fakturowanie seryjne z możliwością zapisu faktur do PDF. Faktury mogą być wydrukowane lokalnie.

ISOF-ERP obsługuje faktury sprzedażowe w standardzie EDI (ang. Electronic Data Interchange) oznaczającym w bezpośrednim tłumaczeniu Elektroniczną Wymianę Danych. Została ona wprowadzona w dominującym obecnie standardzie UN/EDIFACT.

Dynamiczny rozwój Internetu sprawia, że staje się on coraz bardziej atrakcyjnym kanałem sprzedaży towarów i usług. Wychodząc naprzeciw tym tendencjom HEUTHES wyposażył ISOF w moduły pozwalające firmom na skuteczne wykorzystanie Internetu w handlu elektronicznym.