Magazyn

Podczas wystawiania dokumentów użytkownik korzysta z gotowych kartotek kontrahentów i towarów. Każdy rodzaj dokumentu magazynowego może posiadać własny typ, co umożliwia dodatkowe skatalogowanie i uporządkowanie. Dokumenty mogą być drukowane w trybie tekstowym i graficznym oraz rejestrowane w walucie.

Nowa partia towaru jest w systemie rejestrowana z podstawowymi danymi jak: ilość sztuk w partii, ceny. Możliwe jest również nadanie numeru partii. Każdy towar w partii może posiadać własny numer seryjny.

Wszystkie partie mogą być następnie przeglądane. Dostępna jest historia wszystkich przyjęć i wydań wraz z cenami, datami oraz informacjami o użytkownikach sporządzających poszczególne dokumenty. Dla dokumentów przyjęcia PZ możliwe jest automatyczne wygenerowanie cennika partii przy wykorzystaniu funkcjonalności cenników opisanej w module Sprzedaż. Możliwe jest również określenie dodatkowych kosztów nabycia towarów, które wpływają na wartość magazynową. Dotyczy to najczęściej towarów importowanych.

Ilość magazynów w systemie może być dowolna, a struktura terytorialna (magazyn główny, podmagazyny, sklepy) definiowana jest swobodnie na podstawie struktury organizacyjnej firmy. Ruch towarów w magazynie może odbywać się według jednej z metod: FIFO, LIFO lub poprzez wybór wybór konkretnej partii towaru wskazanej przez użytkownika.

W zakresie obsługi magazynowej z poziomu terminala w ergonomiczny sposób można przeprowadzić proces przyjęcia, wydania i inwentaryzacji przede wszystkim w zakresie gromadzenia danych o kodzie EAN towaru, jego ilości i położeniu. Dzięki uruchomieniu w terminalu systemu ISOF, możliwy jest dostęp do danych rozszerzonych czyli cen, powiązanych kontrahentów i innych danych o towarze zgromadzonych w module Magazyn. W terminalu uruchamiana jest aplikacja „Mobilny ISOF” (Google Play) do pracy z systemem ISOF na urządzeniach z systemem Android, na terminalach danych, a także smartfonach i tabletach. Dzięki temu terminal stanowi w rękach użytkownika urządzenie umożliwiające dostęp do wszystkich funkcji ISOF.

Dzięki specjalnym funkcjom na terminalu ułatwione jest:

* funkcje znajdują się w fazie opracowania lub końcowej fazie produkcji

Funkcja pozwala na przeprowadzenie i raportowanie inwentaryzacji magazynów. System pozwala na przygotowanie i wydruk dokumentów spisów z natury, ich rejestrację po przeprowadzonej kontroli oraz sam wykazuje różnice pomiędzy stanem magazynowym wynikającym z zarejestrowanych w systemie operacji, a faktycznym stanem w magazynie. Na końcu system sporządza dokumenty różnic (nadwyżki i niedobory). Wszystkie dokumenty mogą być przeglądane także po inwentaryzacji.

Wspomaga proces przetwarzania informacji związanych z przyjęciem towaru w oparciu o zarejestrowane wcześniej zamówienia do dostawców. Funkcja oferuje formularz na którym dane pobierane są bezpośrednio z zamówienia. Użytkownik ma możliwość korekty wszystkich danych jeśli stan faktyczny dostawy odbiega od wcześniejszych ustaleń. Następnie automatycznie wystawiany jest dokument przyjęcia towaru oraz faktura zakupu. Jeśli dostawa nie obejmuje wszystkich towarów zarejestrowanych na zamówieniu, pozostała część zamówienia nadal oczekuje na realizację lub może być anulowana.

Termin ważności towaru definiowany jest podczas przyjmowania towaru na stan i jednoczesnego wystawiania dokumentu PZ/ PW. Jeżeli w danej dostawie ten sam towar występuje z różnymi datami ważności jest on wówczas wprowadzany na dokumencie PZ w kilku pozycjach (w tylu ile terminów ważności wystąpiło dla danego towaru). Istnieje możliwość wyświetlenia raportów z listą towarów z dokumentów przychodowych (PZ, PW) z podanymi terminami ważności dla każdej partii oraz z listą towarów z dokumentów rozchodowych (WZ, RW) z podanymi terminami ważności dla każdej partii. Dodatkowo można wyświetlić raport dla partii przeterminowanych lub partii ze zbliżającą się datą przeterminowania.

Integracja funkcji magazynowych z innymi modułami w tym głównie ze sprzedażą i logistyką upraszcza i przyspiesza obsługę magazynów. W systemie istnieje możliwość automatycznego wystawiania dokumentów WZ (wydanie zewnętrzne) do faktur sprzedażowych i faktur do WZ. Pozwala to na prowadzenie obsługi klientów w sposób, który odpowiada specyfice firmy.

Dokumenty magazynowe mogą być wystawiane w kilku językach i przygotowywane dla klienta zgodnie z przechowywanym w systemie ustawieniem preferowanego języka w komunikacji z kontrahentem. Również nazwy w kartotekach mogą być przechowywane, przeszukiwane i przekazywane do dokumentów w kilku wersjach językowych. HEUTHES stale prowadzi rozwój angielskiej i niemieckiej wersji językowej systemu ISOF. W planach jest wersja rosyjskojęzyczna.

Rozwiązanie to stanowi centrum informacji o stanach magazynowych w skali całej firmy z jednego punktu. Możliwe jest również sporządzenie raportów rotacji towaru w module Zamówienia do dostawców. Główną zaletą tak zaawansowanych narzędzi do raportowania magazynów jest uzyskanie w każdej chwili kompletnej informacji dotyczącej wszystkich przychodów i rozchodów magazynowych, również w sytuacji, gdy towaru już w magazynie nie ma. Pełna historia operacji pozwala na dokładne kontrolowanie wszystkich zdarzeń oraz precyzyjne prowadzenie gospodarki magazynowej w każdej firmie. Funkcja informowania o stanach magazynowych pozwala na szybki dostęp do aktualnych danych, bez potrzeby analizowania każdego magazynu z osobna i sumowania stanów w jednostkach.

Integracja Magazynu z modułem Produkcji umożliwia przyjęcie i wydanie wewnętrzne materiałów potrzebnych do zrealizowania procesu produkcji, a także przyjęcie finalnych produktów do magazynu wyrobów gotowych. Elementy procesu planowania zakupu składników śledzą w systemie zamówienia na półprodukty.

Dokumenty magazynowe związane z procesem produkcyjnym mogą być automatycznie generowane na podstawie przygotowanych wcześniej definicji procesu produkcji.

Funkcjonalność umożliwia raportowanie wszystkich dokumentów magazynowych zarejestrowanych w systemie w różnych przekrojach, w oparciu o różne kryteria: wg dat, typów dokumentów, kontrahentów, grup towarowych, numerów seryjnych, numerów dokumentów, dostawców, odbiorców. Raport stanów magazynowych informuje o stanach magazynowych w różnych przekrojach: stany dla wybranych towarów i grup oraz stany zerowe i stany ujemne. Dostępna jest również lista pozwalająca na szybkie uzyskanie informacji o stanach podczas pracy wszystkich magazynów pokazująca zawsze aktualne dane. Wyszukiwanie towarów może być realizowane według nazwy towaru i jego kodu lub kodu dostawcy lub kodu katalogowego. Towar może być wyszukiwany we wszystkich magazynach lub w jednym określonym.

W systemie funkcjonuje obsługa opakowań na dokumentach WZ oraz możliwość definiowania opakowań własnych w kartotece i wiązania towaru z opakowaniem.

Wykorzystanie danych o towarze oraz duże możliwości raportowania pozwalają na sprawne zarządzanie stanami minimalnymi oraz maksymalnymi magazynu, tak aby nie zabrakło towarów do sprzedaży, ale również aby uniknąć zalegania towarów.

Moduł dystrybucji towarów tworzy tzw. listy dystrybucji. Listy te budowane są w sposób automatyczny, na podstawie dokumentów typu WZ, które zostały wystawione przy użyciu innych modułów ISOF (np. modułu Sprzedaż), a dane o nich zachowane zostały w centralnej bazie danych. Listy dystrybucji mogą być poddawane modyfikacjom, o ile wcześniej nie zostały zatwierdzone.

Zaakceptowana lista dystrybucyjna może zostać skierowana do realizacji, a następnie uzupełniona o informację kiedy został dostarczony towar. Lista zawiera więc komplet informacji związany z dystrybucją.

Moduł dystrybucji towarów dostarcza funkcji umożliwiających łatwe zarządzanie zbiorem list dystrybucyjnych. Wbudowany filtr pozwala wyświetlać listy w podziale na nowo utworzone, zaakceptowane i zarchiwizowane. Funkcja archiwizacji pozwala archiwizować te listy dystrybucyjne, które zostały już zrealizowane. Funkcja mapy umożliwia wizualne projektowanie trasy dostawy. Na mapie widoczne są też ikony kopert oznaczające miejsca położenia odbiorców związanych z zamówieniami.

System ISOF organizuje również proces dystrybucji towarów do klientów z możliwością wykorzystania graficznej mapy rejonów i sposobów dostarczenia towarów. Zamówienia są grupowane w jednym miejscu i następuje automatyczna organizacja kolejności dystrybucji. Oczywiście możliwa jest rezygnacja z automatyzacji tego procesu, a ostateczną decyzję zawsze podejmuje człowiek.

Dzięki zdefiniowanej strukturze organizacyjnej magazynów możliwe jest określenie w kartotece towarowej domyślnego położenia na magazynie dla każdego towaru. Na dokumentach magazynowych pokazywane mogą być informacje związane z rozmieszczeniem towaru w magazynie. Każdorazowe przyjęcie i wydanie towaru odbywa się przy użyciu informacji dostarczanej przez system o tym, gdzie ulokować towar w przypadku przyjęcia, lub skąd pobrać w przypadku wydania. Usprawnia to pracę magazynierów. Zawsze wiadomo gdzie towar znajduje się na magazynie.

Numery seryjne nadawane są przez producentów i pozwalają zidentyfikować konkretny egzemplarz towaru. ISOF umożliwia rejestrowanie tych numerów, a następnie wykorzystuje je np. do tworzenia raportów, wystawiania faktur.