Zamówienia od klientów

Charakterystyka ogólna

ISOF zawiera moduł przetwarzania danych o zamówieniach składanych przez klientów. Moduł ten jest częścią rozwiązań logistycznych, bowiem oprócz rejestrowania informacji o zamówieniach, umożliwia również obsługę ofert oraz automatyczne wystawianie faktur i dokumentów magazynowych. Zamówienia od klientów mogą być scalone i przetworzone w zamówienia do dostawców.

Funkcjonalność

Moduł przetwarzania zamówień klientów integruje w sobie funkcje ewidencji, potwierdzania oraz obsługi zamówień, a także automatycznego wystawiania faktur.

Rejestrowanie zamówień

Rejestrowanie zamówień realizowane jest przy użyciu specjalnie zaprojektowanego formularza. Dzięki temu, że dane kontrahentów oraz dane o towarach przechowywane są w bazach danych, wypełnianie formularza jest bardzo szybkie i polega na wyszukiwaniu i wybieraniu odpowiednich, zarejestrowanych wcześniej informacji.

Potwierdzanie zamówień

Moduł rejestracji zamówień od klientów posiada wbudowaną funkcję potwierdzania zamówień, która pozwala oznaczyć wybrane zamówienia jako te, które na pewno będą podlegać realizacji.

Obsługa zamówień

Funkcja obsługi zamówień pozwala w łatwy sposób przeglądać zamówienia w podziale na różne kategorie: własne/wszystkie lub według stopnia możliwości realizacji. Również automatycznie porównuje zamówienie z aktualnymi stanami magazynowymi dostarczając informacji o możliwościach jego realizacji. Ponadto pozwala zautomatyzować sam proces przydziału towarów dla danego zamówienia. Po wybraniu magazynu, system informuje o obecności danego towaru w tym magazynie (w rozbiciu na różne partie) i jednocześnie daje możliwość pobrania określonej ilości towaru, rejestrując ten fakt. Po dokonaniu obsługi zamówienia automatycznie generowany jest dokument wydania towaru z magazynu. Moduł obsługi zamówień od klienta integruje w sobie funkcję wystawiania faktur do zrealizowanych zamówień. System dostarcza osobie wystawiającej fakturę informacji o zrealizowanych zamówieniach oraz o wystawionych dokumentach typu WZ na podstawie których mogą być utworzone faktury. Po wskazaniu przez użytkownika odpowiednich dokumentów magazynowych WZ, system automatycznie generuje odpowiedni zestaw faktur.

Towary skojarzone

Podczas pracy z zamówieniami od klientów system umożliwia podpowiadanie tzw. towarów skojarzonych. Podczas wybierania towaru na zamówieniu pracownik automatycznie jest informowany o tym, jakie dodatkowo towary może zaproponować klientowi, tak aby oferta była wyczerpująca.

Automatyczny przepływ informacji

Dane o kliencie lub towarze, wprowadzone są do bazy danych tylko przy pierwszym wystąpieniu danego towaru lub klienta. Później mogą być wykorzystywane wielokrotnie bądź przez moduł obsługi zamówień, bądź przez inne moduły systemu ISOF.

Telemarketer

W trakcie przyjmowania zamówienia od klienta telemarketer może samodzielnie określić procentowo lub kwotowo poziom rabatu na zamówione towary lub skorzystać z rabatu czy cen indywidualnych przypisanych z góry do kontrahenta. Ostateczna kwota zamówienia zostanie wyliczona i później pojawi się na fakturze z uwzględnieniem ustalonego rabatu. Po zdefiniowaniu zamówienia, informacja o ilości danego towaru zarezerwowanego przez klientów jest dostępna w jednej z kolumn kartoteki towarowej. Na życzenie może być podpowiadana lista towarów skojarzonych z zamawianym towarem, co pozwala telemarketerowi podpowiedzieć klientowi jakiego towaru może jeszcze potrzebować.

Portal Zamówieniowy

Portal Zamówieniowy jest to rozwiązanie, które pozwala partnerom użytkowników systemu ISOF wprowadzać, składać, edytować, przeglądać i wyszukiwać zamówienia przez Internet. Portal posiada standardowe elementy systemów B2B, czyli stale dostępny koszyk oraz przechowalnię (schowek), pozwalającą dodać towary, które będą zamówione później. Funkcjonują mechanizmy zwiększające ergonomię pracy, m.in. automatyczne uzupełnianie danych, możliwość przesłania dodatkowych informacji do sprzedawcy oraz ułatwienia w obsłudze na urządzeniach mobilnych, w szczególności smartfonach i tabletach. Aplikacja jest zintegrowana z ISOF i zamówienia potwierdzone w portalu pojawiają się automatycznie w module Zamówienia od klienta. Klienci składający zamówienie są automatycznie powiadamiani pocztą elektroniczną o statusie realizacji. W ramach obsługi zamówienia możliwe jest również wyszukiwanie oraz przeglądanie informacji i zdjęć towarów. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może swobodnie przełączać się między Portalem Zamówieniowym a Portalem Serwisowym i Dokumentowym.

Wielojęzykowość systemu

HEUTHES stale prowadzi rozwój angielskiej i niemieckiej wersji językowej systemu ISOF. System umożliwia zamówień od klientów także w tych językach. W planach jest wersja rosyjskojęzyczna.

Korzyści

Szybka i łatwa obsługa zamówień składanych przez klientów w różnych formach: telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, w sklepie internetowym.
Automatyzacja procesu obsługi klientów od pierwszego kontaktu do momentu dostarczenia towaru do klienta.
Automatyczne wystawianie wszystkich dokumentów: magazynowych, faktur, zamówień do dostawców w oparciu o zamówienie klienta.
Automatyczne wystawianie listów przewozowych do firm kurierskich.

Zobacz również możliwości Logistyki w rozszerzonej wersji