Podstawowe możliwości systemu ISOF Formularze – specjalne dokumenty DMS

Formularze – specjalne dokumenty DMS

Cechą szczególną DMS jest m.in. rozbudowany moduł definiowania, wysyłania w obiegi, wypełniania i raportowania formularzy. Dzięki niemu bardzo łatwo można wysłać, odebrać i przetworzyć dowolną ilość informacji krążących pomiędzy dużą liczbą osób w firmach i instytucjach o złożonej i rozproszonej strukturze.

Formularze są jednym z wielu typów dokumentów przetwarzanych przez DMS. Mogą stanowić rozszerzenie standardowo dostępnych w systemie ISOF informacji (np. o danych kontrahenta, Aktywnościach CRM, fakturach zakupu i sprzedaży). Wzbogacają je o zestaw danych specyficznych dla obszaru działalności użytkowników systemu. Pozwalają tym samym obsłużyć dodatkowe przypadki występujące w codziennej działalności firm.

Formularze mogą być również wysyłane w obieg DMS i podlegać procesowi obsługi pracy grupowej. Dzięki temu DMS umożliwia przykładowo bankom wdrożenie nowego obiegu dokumentów, związanego z wprowadzanymi produktami bankowymi, w ciągu zaledwie kilku godzin.

Użytkownicy systemu mogą samodzielnie, w łatwy sposób, tworzyć dokumenty o strukturze formularza poprzez określenie pól w nim występujących. Umieszczone w dokumencie pola dzielą się na dwa rodzaje:

  • podstawowy, który obejmuje tekst, liczby, kwoty, daty, tabele i podformularze,
  • dodatkowy, zawierający m.in. dane kontrahentów, użytkowników i numery identyfikacyjne (np. PESEL, REGON i NIP podlegające dodatkowo weryfikacji poprawności wprowadzonych danych).

Cechą charakterystyczną formularzy jest to, że są one formatem natywnym dla systemu DMS. Dzięki temu informacje w nich zawarte są następnie zapisywane w relacyjnej bazie danych i mogą być przeszukiwane oraz przywołane w każdym momencie użytkowania systemu w kontekście, w którym formularz został zapisany. Jest to główna zaleta i różnica pomiędzy formularzami wbudowanymi w DMS, a zewnętrznymi. Formularze zewnętrzne, utworzone przykładowo w formacie PDF, również mogą być wysyłane w obieg i korzystać z innych zalet ISOF-Workflow, jednak dane w nich są gromadzone poza bazą danych systemu. Formularze mogą przyjmować także funkcję szablonów dokumentów uzupełnianych w firmie w ramach jej procedur, np. umowy, wnioski urlopowe, itd.

W DMS osobno definiuje się wzorzec wydruku formularza w formacie OpenOffice ODT (XML), który określa wygląd formularza do druku zgodny z systemem identyfikacji wizualnej firmy. Oprócz informacji z formularza zawiera on elementy graficzne. Finalny wydruk można wykonać z pliku w formacie PDF, który zawiera także podformularze.



Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›