ISOF-Workflow
Mo�liwo�ci ISOF-Workflow
ISOF-Workflow opr�cz obs�ugi obieg�w dokument�w i pracy dzi�ki definiowaniu i odwzorowaniu struktury organizacyjnej firm i grup pracownik�w oraz ich r�l w jednostkach organizacyjnych spe�nia r�wnie� funkcje wirtualnego dysku twardego b�d�cego sk�adnic� elektronicznych informacji firmowych. Szereg poni�szych cech systemu powoduje, �e jest on niezast�pionym narz�dziem w nowoczesnych firmach.
Gromadzenie i porz�dkowanie dokument�w
Dokumenty przechowywane w module DMS organizowane s� w struktur� drzewiast�. Umo�liwia to wygodne ustalenie hierarchicznego uk�adu dokument�w dla ka�dego poziomu, czy te� dzia�u firmy. Zawarto�� dokument�w mo�e by� wy�wietlana bezpo�rednio w oknie modu�u.
Funkcje uporz�dkowane s� w klasycznym, rozwijanym menu. Istnieje szereg mechanizm�w u�atwiaj�cych prac� z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Ka�dy dokument posiada metryk� okre�laj�c� informacje og�lne dokumentu. Dane znajduj�ce si� w metryce mog� by� rozszerzone o nowe pozycje przez u�ytkownika systemu. Dokumenty mog� by� r�wnie� ze sob� powi�zane tworz�c komplety niezale�nie od miejsca w drzewie w kt�rym zosta�y zapisane. Aby unikn�� duplikacji danych istnieje mechanizm odno�nik�w do dokument�w. W �atwy spos�b mo�na przenosi� pomi�dzy poszczeg�lnymi katalogami drzewa dokument�w poszczeg�lne elementy, bez utraty struktury i zawarto�ci folder�w.
Typy dokument�w, wprowadzanie
Modu� DMS mo�e by� w prosty i szybki spos�b zasilany dokumentami zewn�trznymi:
- z dysku stacji roboczej u�ytkownika systemu ISOF-Workflow,
- z poczty elektronicznej (e-mail w DMS),
- z faksu,
- z system�w biurowych (MS Office, Open Office i innych),
- ze skanera (np. faktura zakupowa),
- z wbudowanego edytora plik�w tekstowych i HTML,
- "wirtualnymi dokumentami" z innych modu��w ISOF (Formularz, Klient, Aktywno�� CRM, Zadanie CRM, Faktura, Zg�oszenie serwisowe).
Klasyfikacja i kategoryzacja dokument�w, cykl �ycia dokumentu
Mo�liwe jest rejestrowanie dokument�w zgodnie z zasadami obowi�zuj�cymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty s� odpowiednio klasyfikowane, nast�puje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikacj� dziesi�tn� (na numer sk�adaj� si� nast�puj�ce informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesi�tnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).
Odpowiednia klasyfikacja sprawy dokumentu mo�e wyznacza� kategori�, z kt�r� zwi�zana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak d�ugo dokument musi by� przechowywany. W ten spos�b w DMS dost�pny jest rejestr spraw b�d�cy chronologicznym spisem wszystkich wp�ywaj�cych i obs�ugiwanych dokument�w. Mo�liwe jest r�wnie� wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategori� nadan� podczas rejestracji. Ka�da kategoria mo�e by� przypisana do obiegu. Dokument po nadaniu numeru klasyfikacyjnego automatycznie wchodzi w cykl pracy zadanego obiegu.
Zarz�dzanie wersjami dokumentu
Ka�da modyfikacja dokumentu w DMS jest rejestrowana poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzaj�cej jak r�wnie� poprzez mo�liwo�� kr�tkiego opisu modyfikacji. Jednocze�nie system zachowuje wszystkie poprzednio zarejestrowane wersje dokumentu lub zdefiniowan� indywidualnie ich ilo��.
Piecz�� cyfrowa
Dokumenty w DMS mog� by� przekszta�cone finalnie do postaci plik�w PDF/A (archiwalnych PDF). Format ten jest przeznaczony do d�ugoterminowej archiwizacji danych elektronicznych z zachowaniem struktury pliku, kt�ra pomimo obserwowanego rozwoju dokument�w elektronicznych ma umo�liwi� odtworzenie w przysz�o�ci niezmienionych dokument�w. Dodanie do takich dokument�w piecz�ci cyfrowej (do faktur r�wnie� za��cznik�w w standardzie EDI-XML GS1) powoduje, �e dokumenty te staj� si� zabezpieczone. Piecz�� cyfrowa, w odr�nieniu od podpisu cyfrowego, mo�e by� w firmie przypisana do wielu os�b, u�atwiaj�c obieg pracy grupowej. Piecz�� zapewnia nienaruszalno�� tre�ci i dat oraz niezaprzeczalno�� pochodzenia pliku. Tym samym dokumenty elektroniczne mog� by� traktowane r�wnorz�dnie w stosunku do dokument�w papierowych opiecz�towanych tradycyjn� metod�. Przyczynia si� to do znacznych oszcz�dno�ci w firmach przez zast�pienie papieru ich reprezentacj� elektroniczn�.
Wyszukiwanie
Najprostsz� metod� wyszukiwania jest wpisanie nazwy dokumentu oraz przybli�onego miejsca w kt�rym dokument ma by� poszukiwany. Po odnalezieniu dokumentu mo�na u�y� funkcji lokalizuj, kt�ra odszuka dokument i okre�li jego miejsce w drzewie. W przypadku do��czenia danego dokumentu do wielu obszar�w roboczych system zmniejsza duplikowanie danych, kt�re w rzeczywisto�ci zapisane s� w systemie w jednej lokalizacji. Dodatkowo wy�wietlane s� szczeg�owe informacje o wybranym dokumencie: jego unikalny numer, informacja u kogo znajduje si� w obiegu, wersja dokumentu, format, rozmiar oraz data i godzina utworzenia dokumentu. Aby uszczeg�owi� wyszukiwanie nale�y wybra� cech� wed�ug kt�rej b�dzie szukany dokument. Mo�na wyszukiwa� wewn�trz zadanego foldera, okre�li� z jakiego przedzia�u czasowego ma pochodzi� dokument, ustali� rozszerzenie, typ, ilo�� wersji i rozmiar dokumentu oraz autora, kt�ra utworzy� dany dokument i kontrahenta do kt�rego by� kierowany. Wyszukiwanie ca�otekstowe z kolei pozwala na wyszukiwanie wyst�pienia s��w kluczowych lub dowolnego ci�gu znak�w wyst�puj�cych w poszukiwanym dokumencie. Szuka� mo�na w obszarach roboczych, zawarto�ci plik�w tekstowych, e-mailach, zintegrowanej skrzynce wiadomo�ci, plikach PDF i RTF, dokumentach pakietu Open Office. System umo�liwia r�wnie� indeksowanie tre�ci zawartych w informacjach rozszerzonych plik�w graficznych EXIF format�w TIF i JPG oraz w transakcjach systemu ISOF, fakturach, dokumentach magazynowych oraz opisach towar�w i kontrahent�w. Szuka� te� mo�na we wszystkich dost�pnych wersjach dokument�w. Funkcja wy�wietla ranking trafno�ci dopasowania w�r�d wyszukanych dokument�w.
Subskrypcje
Dokumenty mog� by� subskrybowane, a informacje o jakichkolwiek zmianach w dokumencie lub folderze b�d� przekazywane do wskazanych u�ytkownik�w w formie powiadomie� lub poczty elektronicznej.
Tablica wynik�w
Tablica wynik�w (ang. Dashboard) jest mechanizmem prezentacji wykres�w i raport�w generowanych w oparciu o dane gromadzone w poszczeg�lnych modu�ach.
Funkcja jest zintegrowana z DMS i mo�e korzysta� z dowolnych raport�w dost�pnych w ISOF. Raporty i wykresy mog� by� generowane w trybie off-line (np. w nocy) i nast�pnie zapisywane w DMS. Po ka�dym wykonaniu raportu tworzy si� nowa wersja dokumentu w DMS. U�ytkownik korzystaj�c z wbudowanego w DMS edytora HTML tworzy nowy dokument zbiorczy, wskazuj�c odno�niki do raport�w ISOF.
Ka�demu pracownikowi zgodnie z jego poziomem uprawnie� dost�pu do danych mo�na przygotowa� indywidualny zestaw informacji wy�wietlanych po uruchomieniu przycisku na pulpicie systemu ISOF.
�Drag and drop�
Technologia "przeci�gnij i upu��" (ang. "drag and drop") to funkcjonalno�� wykorzystywana podczas pracy w najnowszych wersjach przegl�darki Chrome.
Bezpiecze�stwo dokument�w
W celu uzyskania pe�nej kontroli nad korzystaniem z DMS mo�liwe jest definiowanie uprawnie� zar�wno dla katalog�w jak i dokument�w. Dzi�ki temu dokument mo�na udost�pni� tylko do podgl�du, tylko do modyfikacji lub te� zabroni� dost�pu zupe�nie. Wybranym u�ytkownikom mo�na nada� uprawnienia �administrator�w lokalnych� okre�lonych folder�w lub dokument�w dzi�ki czemu mog� oni decydowa� o uprawnieniach innych u�ytkownik�w, np. z okre�lonych dzia��w firmy. Mo�liwe jest r�wnie� nadanie tzw. czasowego uprawnienia do dokumentu. Po up�ywie wymaganego czasu przestaje on by� dost�pny.
Integracja z SSL/TSL
W ISOF-Workflow mo�e by� wbudowany centralny zarz�dca certyfikat�w SSL/TSL, kt�rego podstawowym zadaniem jest realizacja nast�puj�cych funkcji:
- generowanie, przydzia�, rejestracja, edycja i uniewa�nianie kod�w PIN daj�cych u�ytkownikom dost�p do serwisu certyfikacyjnego,
- rejestracja, pobieranie i zmiana statusu ��da� certyfikacyjnych,
- obs�uga ��da� certyfikacyjnych poprzez rejestrowanie wygenerowanych w zewn�trznym programie certyfikat�w,
- generowanie certyfikat�w bezpo�rednio z modu�u,
- utrzymywanie rejestru wystawionych certyfikat�w oraz zmiany ich statusu,
- rejestracja i obs�uga ��da� zmiany statusu certyfikat�w (zawieszanie, odwieszanie i uniewa�nianie).
Integracja z LDAP/Active Directory
Firmy, w kt�rych protoko�y LDAP/Active Directory s� u�ywane jako katalogi u�ytkownik�w i ich uprawnie� mog� r�wnie� wykorzysta� te mechanizmy do pracy z systemem ISOF-Workflow (tryb licencji).
Sprz�g z SOA
ISOF-Workflow ma mo�liwo�� wsp�pracy z innymi systemami w trybie on-line. Fundamentem tego rozwi�zania jest szyna danych. Szyna danych poprzez odpowiedni interfejs s�u�y do komunikacji ISOF-Workflow z innymi systemami posiadaj�cymi sprz�gi w konwencji SOA (ang. Service Oriented Architecture).
Bezpieczne usuwanie dokument�w
Usuwanie dokumentu w module DMS odbywa si� dwustopniowo. Pierwszym etapem jest wyrzucenie plik�w do �kosza�. Usuwany dokument nie mo�e by� w obiegu (nie dotyczy e-maili), nie mo�e mie� przypisanej okazji, a tak�e nie mo�e mie� przypisanego numeru sprawy.
U�ytkownicy maj�cy uprawnienia dost�pu do panelu administratora mog� decydowa� o dalszych losach dokumentu znajduj�cego si� w koszu. Mog� go ostatecznie usun�� lub przywr�ci� do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemowych istnieje mo�liwo�� zdefiniowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Po up�ywie zadanego okresu dokument jest kasowany z bazy danych, przy czym jego historia zostaje pomimo tego zachowana. Mo�na te� takie dokumenty wyszukiwa� i przegl�da� ich histori�.
ISO 9000
DMS umo�liwia r�wnie� wspieranie przedsi�biorstw w czasie wdra�ania oraz stosowania w firmach rodziny norm ISO serii 9000. Przechowuje, porz�dkuje oraz udost�pnia dokumentacj� zwi�zan� z procedurami jako�ci. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdro�enie w firmie procedur (obieg�w), a nast�pnie u�atwia nadz�r nad ich stosowaniem w praktyce.
TAPIR - zmiana formatu plik�w
DMS wykorzystuje mo�liwo�ci serwera TAPIR. Dzi�ki niemu mo�na w czasie rzeczywistym dynamicznie zmienia� formaty przesy�anych dokument�w. W powi�zaniu z technologi� Client-Web-Server umo�liwia to budow� mechanizmu, kt�ry dokumenty DMS zamienia przyk�adowo na wygodne pliki popularnych arkuszy kalkulacyjnych lub do formatu PDF. Te z kolei mo�na w �atwy spos�b wydrukowa� lub wys�a� poczt� elektroniczn�.
Wywo�anie funkcji zmiany formatu pliku powoduje zapisanie wskazanego dokumentu w wybranym formacie jako kolejnej, rejestrowanej wersji bez konieczno�ci tworzenia nowego elementu w drzewiastej strukturze DMS.
U�ytkownik ma mo�liwo�� dokonania nast�puj�cych konwersji:
- TXT na: PDF, ODT, DOC, HTML,
- ODT na: PDF, DOC, TXT,
- DOC na: PDF, ODT, TXT,
- XLS na: PDF, ODS, TXT,
- ODS na: PDF, XLS, TXT,
- SXW na: PDF, ODT, DOC,
- TIF na: TXT (OCR), PDF.
TAPIR zosta� r�wnie� wykorzystany w mechanizmie wyszukiwania DMS. Zapewniaj�c zamian� formatu plik�w na format tekstowy wykorzystywany w trakcie procesu indeksowania dokument�w umo�liwia wyszukiwanie wyst�pienia s��w kluczowych w zawarto�ci plik�w tekstowych, emailach, zintegrowanej skrzynce wiadomo�ci, plikach PDF i RTF oraz dokumentach pakietu OpenOffice i MS Office.
Nowoczesna architektura
Nowoczesna architektura umo�liwia zintegrowanie ISOF-Workflow z innymi systemami poprzez szyn� ESB w koncepcji SOA. System jest r�wnie� przystosowany do obs�ugi podpisu cyfrowego.
E-learning, videokonferencje
W systemie ISOF mo�liwe jest szkolenie u�ytkownik�w na specjalnie utworzonej platformie e-learningowej AKADEMIA ISOF. Aktualnie dost�pne s� kursy:
- DMS - krok po kroku (33 lekcje, obejmuje ISOF-Workflow),
- Nowoczesne systemy ERP (10 lekcji),
- Sprzeda� - krok po kroku (16 lekcji),
- CRM - krok po kroku (14 lekcji),
- Finanse i Ksi�gowo�� - krok po kroku (42 lekcje).
- Firma HEUTHES zapewnia r�wnie� wsparcie w postaci tele- i wideokonferencji.
Wersje j�zykowe
Obok polskiej wersji j�zykowej systemu, HEUTHES udost�pni� i stale prowadzi rozw�j odpowiednik�w angielsko- i niemieckoj�zycznych.
Mo�liwo�ci ISOF-Workflow
|
|
7 wyzwa� zarz�dzania
|
