Obs�uga faktur zakupowych

Obce dokumenty zakupowe w ISOF-Workflow to:

• faktury zakupowe towarowe - s�u��ce do rejestracji zakup�w towar�w handlowych,
• faktury zakupowe kosztowe - s�u��ce do rejestracji zakup�w towar�w i us�ug stanowi�cych koszt dzia�alno�ci firmy,
• rachunki kosztowe - s�u��ce do rejestracji zakup�w towar�w i us�ug stanowi�cych koszt dzia�alno�ci firmy, nie daj�ce podstawy do odliczenia podatku VAT.

Obs�uga dokumentu zakupowego w systemie ISOF-Workflow mo�e odbywa� si� przy pomocy utworzonego obiegu �Obs�uga faktury zakupowej� i wywo�ywanych z niego funkcji zewn�trznych. W tym celu firma musi mie� dost�p do nast�puj�cych modu��w systemu ISOF: DMS, Finanse i Ksi�gowo��, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilo�ci odpowiedniej do liczby os�b przetwarzaj�cych dokumenty na poszczeg�lnych etapach.

Poni�szy obieg faktur zakupowych ma charakter przyk�adowy. Na jego podstawie mo�na utworzy� procedur� uwzgl�dniaj�c� specyfik� firmy oraz indywidualne wymagania u�ytkownik�w. Przedstawiony poni�ej obieg sk�ada si� z o�miu stan�w (numery 0-7) przez kt�re kolejno przechodzi faktura. Rejestracja polega na przyj�ciu faktury obcej dostarczonej przez kontrahenta, jej zarejestrowanie, nadanie numeru w dzienniku korespondencji i przekazanie dokumentu do skanowania.

Po zeskanowaniu dokumentu do formatu graficznego (sugerowany format to TIF lub JPG) przy pomocy dowolnego mechanizmu (skanowanie do pliku lub bezpo�rednio do DMS) plik zostaje umieszczony w odpowiednim folderze DMS. Po zeskanowaniu przydatne mo�e by� zapisanie na odwrocie dokumentu zakupowego identyfikatora w DMS.
Ka�da zeskanowana faktura (stan �0� obiegu) zostaje wys�ana w obieg. Dalsze operacje odbywaj� si� zgodnie ze zdefiniowanym obiegiem dokument�w. Pierwszym krokiem jest wys�anie jej do osoby kt�ra wystawi faktur� w ISOF. W przypadku gdy faktura zosta�a wystawiona przez �nowego� kontrahenta nale�y wcze�niej zdefiniowa� go w systemie (stan �1�).
Kolejnym krokiem jest wystawienie w ISOF-Workflow powi�zanej ze skanem faktury (stan �2� obiegu). Po wystawieniu faktury nale�y j� przes�a� do opisu (stan �3�).
Od tej pory faktura zakupowa w ISOF-Workflow jest powi�zana ze skanem dokumentu. Dost�p do obydwu dokument�w jest mo�liwy r�wnie� z funkcji Faktury zakupowe w module Zam�wienia systemu ISOF.
Po opisaniu faktury zostaje ona przes�ana do kontroli merytorycznej (stan �4�).
Po zatwierdzeniu merytorycznym nast�puje przes�anie do kontroli formalno-rachunkowej (stan �5�).
Po zatwierdzeniu formalno-rachunkowym nast�puje zatwierdzenie do wyp�aty (stan �6�).
Po zatwierdzeniu do wyp�aty nast�puje wyp�ata i jednocze�nie zako�czenie obiegu. Dla przypadk�w w�tpliwych, wymagaj�cych wyja�nienia powo�ano specjalny stan �7�.

Po zako�czeniu procedury otrzymuje si� obraz faktury w odpowiednim folderze modu�u DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu. Histori� ca�ego procesu obs�ugi mo�na zobaczy� w postaci tabelarycznej i graficznej. Mo�liwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS oraz odszukanie dokumentu w DMS zar�wno na podstawie numeru faktury obcej jak i numeru nadanego przez modu� obs�ugi faktur zakupowych systemu ISOF oraz wg kontrahenta.

Dla ka�dego stanu mo�liwe jest okre�lenie czasu jaki przeznaczony zostanie na wykonanie kolejnej akcji oraz wybranie u�ytkownik�w lub grup do jakich domy�lnie kierowany jest dokument w danym stanie obiegu. Do indywidualnego ustalenia pozostaje tak�e przenoszenie dokument�w do odpowiednich folder�w (mo�liwe jest ustalenie przez u�ytkownika miejsca do kt�rego przenosi dan� faktur� po przej�ciu ze stanu do stanu) oraz mo�liwo�� i spos�b rezygnacji z obs�ugi dokumentu na poziomie ka�dego stanu. Po zako�czeniu procedury otrzymuje si� obraz faktury w odpowiednim folderze modu�u DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF-Workflow z informacjami o jego zatwierdzeniu. Na podstawie raportu dokument�w w obiegach mo�liwe jest sprawdzenie ilo�ci dokument�w pozostaj�cych w danym stanie, ilo�ci dokument�w kt�re zmieni�y stan w okre�lonym czasie oraz sprawdzenie historii danego dokumentu.

Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mog� by� domy�lnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Je�eli jednak wystawione zostan� jako niezatwierdzone, konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji �Zatwierdzanie faktur zakupowych�. Umo�liwia ona zatwierdzenie dokumentu w czterech etapach:

• zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument przeszed� kontrol� merytoryczn�,
• zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument przeszed� kontrol� formalno-rachunkow�,
• zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument zosta� zaakceptowany do sp�acenia nale�no�ci powsta�ych z jego tytu�u,
• zatwierdzenie stwierdzaj�ce, �e dokument zosta� zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika.

Zar�wno zatwierdzanie jak i odtwierdzanie dokument�w zakupowych jest mo�liwe tylko dla u�ytkownik�w posiadaj�cych odpowiednie uprawnienia. Inne przyk�ady wykorzystania obiegu zeskanowanych dokument�w zakupowych to sprawdzenie faktur z umowami, zam�wieniami, CRM Prognozowanie sprzeda�y (forecast) czy z przep�ywami got�wkowymi. W �wietle Ustawy o Rachunkowo�ci mo�liwe jest przechowywanie i udost�pnianie organom kontrolnym dokument�w zakupowych w postaci elektronicznej na no�niku trwa�ym, je�eli istnieje mo�liwo�� ich wydrukowania.

Obs�uga obcych dokument�w zakupowych w systemie ISOF-Workflow spe�nia kryteria Ustawy umo�liwiaj�c skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokument�w w postaci plik�w graficznych. Utworzenie elektronicznego obiegu dokument�w obcych umo�liwia:

• unikni�cie potrzeby sk�adowania bie��cych dokument�w do natychmiastowego wgl�du �pod r�k��,
• uwzgl�dnienie uprawnie� (ogranicze�) do umieszczania w DMS, przegl�dania i usuwania dokument�w,
• podgl�d historii dokumentu, wszystkich zdarze� zwi�zanych z dokumentem,
• unikni�cie konieczno�ci r�cznego opisywania dokument�w,
• �atwiejsze wyszukiwanie dokument�w wed�ug r�nych kryteri�w,
• jednoczesny dost�p do dokument�w dla wielu u�ytkownik�w,
• dost�p do dokument�w z wielu lokalizacji,
• mo�liwo�� zautomatyzowania i zestandaryzowania procedur obiegu dokument�w zakupowych.

ISOF-Workflow

Mo�liwo�ci ISOF-Workflow

Katalog szkole� ISOF-Workflow

7 wyzwa� zarz�dzania