Formularze w firmach � obs�uga wniosk�w urlopowych

Formularze mog� by� oczywi�cie wykorzystywane w dowolnej firmie bez wzgl�du na profil jej dzia�alno�ci. S�u�� zar�wno do usprawnienia obs�ugi klienta, jak i w komunikacji wewn�trznej z pracownikami. Zalety i korzy�ci wprowadzenia w firmach obiegu formularzy mo�na zilustrowa� na przyk�adzie obs�ugi wniosk�w urlopowych pracownik�w.

W trakcie typowego procesu obs�ugi wniosku urlopowego zaanga�owane s� trzy osoby: pracownik staraj�cy si� o urlop, jego prze�o�ony oraz pracownik z dzia�u kadr. Na kolejne kroki sk�adaj� si�:

• zapytanie pracownika do dzia�u kadr o ilo�� dni dost�pnego urlopu,
• zwrotne poinformowanie pracownika o wymiarze urlopu do wykorzystania po sprawdzeniu przez kadrowego rzeczywistego stanu w systemie komputerowym,
• wypisanie przez pracownika papierowego wniosku urlopowego oraz przekazanie go do dzia�u kadr,
• weryfikacja poprawno�ci z�o�onego wniosku i dalsze przekazanie go do akceptacji i podpisania przez prze�o�onego,
• akceptacja wniosku przez prze�o�onego po sprawdzeniu planu urlopowego dzia�u w kt�rym jest zatrudniony pracownik,
• zwrotne otrzymanie przez dzia� kadr zatwierdzonego wniosku urlopowego i wprowadzenie go do systemu komputerowego,
• poinformowanie pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego.

Mo�na za�o�y�, �e powy�szy proces sk�adaj�cy si� z siedmiu krok�w przebiega w zbli�ony spos�b w wi�kszo�ci firm. Do dalszej analizy przyjmuje si� �redni czas wykonania jednej czynno�ci od 2 do 5 minut. Przy takim za�o�eniu uzyskuje si� dla ca�ej operacji blisko 30 minut pracy dla jednego wniosku urlopowego i zaanga�owanie w jego obs�ug� trzech os�b.

�rednia p�aca brutto wynosi obecnie 3800 PLN ca�kowitego kosztu pracodawcy. Przyjmuj�c tak� kwot�, bez wyst�puj�cego w rzeczywisto�ci zr�nicowania wysoko�ci pensji os�b wyst�puj�cych w przyk�adzie oraz 2000 godzin roboczych w roku, otrzymuje si� koszt obs�ugi wniosku na poziomie blisko 12 PLN. Zak�adaj�c, �e pojedynczy pracownik sk�ada w ci�gu roku przeci�tnie 4 wnioski i przyjmuj�c przyk�adow� firm� sk�adaj�c� si� z 50 pracownik�w otrzymuje si� roczne koszty obs�ugi papierowych wniosk�w urlopowych na poziomie ponad 2400 PLN. Jak wygl�da z kolei proces obs�ugi wniosk�w urlopowych po wprowadzeniu formularzy elektronicznych? Na kolejne kroki sk�adaj� si�:

• sprawdzenie przez pracownika w systemie ilo�ci dni przys�uguj�cego urlopu i z�o�enie za pomoc� formularza elektronicznego wniosku,
• wysy�ka przez ISOF-Workflow na bazie dedykowanego obiegu obs�ugi wniosk�w urlopowych odpowiedniej informacji do pracownika dzia�u kadr i prze�o�onego,
• elektroniczna akceptacja wniosku przez prze�o�onego po sprawdzeniu w systemie planu urlopowego dzia�u w kt�rym jest zatrudniony pracownik,
• aktualizacja planu urlopowego przez ISOF-Workflow i wysy�ka odpowiedniej informacji do pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego

Wprowadzenie w ISOF-Workflow formularza i zdefiniowanie elektronicznego procesu obs�ugi wniosk�w urlopowych zaowocowa�o znacznym zmniejszeniem ilo�ci czynno�ci koniecznych do wykonania. Dodatkowo prac� osoby dzia�u kadr zast�pi�y automatyczne czynno�ci wykonywane natychmiast przez system. W efekcie czas dla ca�ej operacji zosta� skr�cony do 4 minut, a w jego obs�ug� zaanga�owano tylko dwie osoby. Przy takich za�o�eniach koszt obs�ugi pojedynczego wniosku wynosi 1,50 PLN. Ca�kowity, roczny koszt obs�ugi formularzy elektronicznych w skali firmy to 300 PLN. Reasumuj�c, otrzymuje si� 8-krotne oszcz�dno�ci czasu i koszt�w w por�wnaniu z obs�ug� tradycyjnych wniosk�w urlopowych. Jak wykazuj� badania podobny poziom oszcz�dno�ci uzyskuje si� przy konwersji wi�kszo�ci typ�w wniosk�w papierowych na formularze elektroniczne.

ISOF-Workflow

Mo�liwo�ci ISOF-Workflow

Katalog szkole� ISOF-Workflow

7 wyzwa� zarz�dzania