Zaawansowane możliwości systemu ISOF
Przetwarzanie faktur elektronicznych
Wstęp
W świetle ustawy o rachunkowości możliwe jest przechowywanie i udostępnianie dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej na nośniku trwałym, jeżeli istnieje możliwość ich wydrukowania. W przygotowaniu znajdują się przepisy prawne umożliwiające wysyłanie faktur do odbiorców w formie elektronicznej na co system jest już przygotowany.
Obsługa faktur obcych w module DMS systemu ISOF spełnia kryteria ustawy. W systemie ISOF możliwe jest skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokumentów w postaci plików graficznych w module DMS (Document Management System). Zeskanowane dokumenty są przechowywane w postaci zapisów na dysku twardym serwera oraz w postaci zapisów kopii bezpieczeństwa danych na płytach CD-R/DVD-R. Kopie te firma HEUTHES udostępniania na życzenie klienta w postaci lokalnej instalacji systemu ISOF-Read Only (tylko do odczytu). Umożliwiony jest więc stały dostęp do zeskanowanych obrazów dokumentów i możliwość ich wydrukowania.
W dokumentacji przyjętej w firmie polityki księgowej i obiegu dokumentów należy uwzględnić nowy sposób przetwarzania z uwzględnieniem ISOF.
Obsługa dokumentu zakupowego w systemie ISOF może odbywać się przy pomocy utworzonego obiegu „Obsługa faktury zakupowej” i wywoływanych z niego funkcji zewnętrznych. W tym celu firma musi mieć dostęp do następujących modułów systemu ISOF: DMS, Finanse i Księgowość, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilości odpowiedniej do ilości osób przetwarzających dokumenty na poszczególnych etapach.
Procedura obsługi faktur zakupowych
Procedura ma charakter przykładowy. Na jej podstawie można utworzyć procedurę uwzględniającą specyfikę firmy oraz indywidualne wymagania użytkowników.
1.Rejestracja faktury obcej w sekretariacie.
2.Zeskanowanie dokumentu obcego do DMS.
3.Wysłanie zeskanowanego obrazu dokumentu w obieg „Obsługa faktury zakupowej kosztowej”.
4.Przypisanie kontrahenta.
5.Rejestracja w systemie ISOF dokumentu (faktury kosztowej, faktury zakupowej, rachunku kosztowego)
6.Zatwierdzanie przy pomocy funkcji modułu Faktury Zakupu wywoływanej z poziomu DMS.
Po zakończeniu procedury otrzymujemy obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu i odnośnikiem do obrazu zeskanowanego oryginału. Możliwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS oraz odszukanie dokumentu w DMS zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i na podstawie numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu ISOF oraz wg kontrahenta. Na podstawie raportu dokumentów w obiegach, możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz poznać historię danego dokumentu.
Zatwierdzenie faktur zakupowych
Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mogą być domyślnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Jeżeli jednak wystawione zostaną jako niezatwierdzone, konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji “Zatwierdzanie faktur zakupowych” w czterech etapach:
- zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę merytoryczną,
- zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę formalno-rachunkową,
- zatwierdzenie, że została zaakceptowana zapłata,
- zatwierdzenie, że dokument został zaakceptowany.
Zatwierdzenie ze znacznikiem “Kontrola formalno-rachunkowa” powoduje zaznaczenie dokumentu jako całkowicie zatwierdzony. Zatwierdzony dokument zostaje oznaczony odpowiednimi zapisami w stopce dokumentu, zawierającymi informacje o etapie zatwierdzenia, jak również o osobie zatwierdzającej oraz o dacie zatwierdzenia.
Zalety
Dzięki automatyzacji procesów oraz integracji wielu funkcji systemu ISOF, możliwe jest ułatwienie i przyspieszenie pracy związanej z wprowadzaniem faktur zakupu oraz przetwarzaniem informacji o nich.
Korzyści
- Przyspieszenie dostępu do dokumentu dzięki ich obrazom elektronicznym.
- Uniknięcie potrzeby składowania bieżących dokumentów do wglądu.
- Ewentualne uniknięcie potrzeby przechowywania dokumentów archiwalnych,
- Uwzględnienie uprawnień do umieszczania i przeglądania w DMS,
- Podgląd historii dokumentu, wszystkich zdarzeń związanych z dokumentem,
- Uniknięcie konieczności ręcznego opisywania dokumentów,
- Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów,
- Jednoczesny dostęp do dokumentów dla wielu użytkowników,
- Dostęp z wielu lokalizacji,
- Możliwość zautomatyzowania i standaryzacji obiegu dokumentów.
Możliwości ISOF
|
7 wyzwań zarządzania
|
Kup ISOF-szybki start
|
|
