Wykorzystanie DMS w praktyce

Funkcjonalność zawarta w DMS powoduje, że system doskonale sprawdza się w obsłudze:

  • formularzy w firmach,
  • obiegów korespondencji,
  • archiwizacji dokumentów,
  • obiegów faktur elektronicznych,
  • obiegów faktur zakupowych.

Formularze w firmach – obsługa wniosków urlopowych

Formularze mogą być oczywiście wykorzystywane w dowolnej firmie bez względu na profil jej działalności. Służą zarówno do usprawnienia obsługi klienta, jak i w komunikacji wewnętrznej z pracownikami. Zalety i korzyści wprowadzenia w firmach obiegu formularzy można zilustrować na przykładzie obsługi wniosków urlopowych pracowników.

W trakcie typowego procesu obsługi wniosku urlopowego zaangażowane są trzy osoby: pracownik starający się o urlop, jego przełożony oraz pracownik z działu kadr. Na kolejne kroki składają się:

  • zapytanie pracownika do działu kadr o ilość dni dostępnego urlopu,
  • zwrotne poinformowanie pracownika o wymiarze urlopu do wykorzystania po sprawdzeniu przez kadrowego rzeczywistego stanu w systemie komputerowym,
  • wypisanie przez pracownika papierowego wniosku urlopowego oraz przekazanie go do działu kadr,
  • weryfikacja poprawności złożonego wniosku i dalsze przekazanie go do akceptacji i podpisania przez przełożonego,
  • akceptacja wniosku przez przełożonego po sprawdzeniu planu urlopowego działu w którym jest zatrudniony pracownik,
  • zwrotne otrzymanie przez dział kadr zatwierdzonego wniosku urlopowego i wprowadzenie go do systemu komputerowego,
  • poinformowanie pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego.

Można założyć, że powyższy proces składający się z siedmiu kroków przebiega w zbliżony sposób w większości firm. Do dalszej analizy przyjmuje się średni czas wykonania jednej czynności od 2 do 5 minut. Przy takim założeniu uzyskuje się dla całej operacji blisko 30 minut pracy dla jednego wniosku urlopowego i zaangażowanie w jego obsługę trzech osób.

Średnia płaca brutto wynosi obecnie 3800 PLN całkowitego kosztu pracodawcy. Przyjmując taką kwotę, bez występującego w rzeczywistości zróżnicowania wysokości pensji osób występujących w przykładzie oraz 2000 godzin roboczych w roku, otrzymuje się koszt obsługi wniosku na poziomie blisko 12 PLN. Zakładając, że pojedynczy pracownik składa w ciągu roku przeciętnie 4 wnioski i przyjmując przykładową firmę składającą się z 50 pracowników otrzymuje się roczne koszty obsługi papierowych wniosków urlopowych na poziomie ponad 2400 PLN. Jak wygląda z kolei proces obsługi wniosków urlopowych po wprowadzeniu formularzy elektronicznych? Na kolejne kroki składają się:

  • sprawdzenie przez pracownika w systemie ilości dni przysługującego urlopu i złożenie za pomocą formularza elektronicznego wniosku,
  • wysyłka przez DMS na bazie dedykowanego obiegu obsługi wniosków urlopowych odpowiedniej informacji do pracownika działu kadr i przełożonego,
  • elektroniczna akceptacja wniosku przez przełożonego po sprawdzeniu w systemie planu urlopowego działu w którym jest zatrudniony pracownik,
  • aktualizacja planu urlopowego przez DMS i wysyłka odpowiedniej informacji do pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego

Wprowadzenie w DMS formularza i zdefiniowanie elektronicznego procesu obsługi wniosków urlopowych zaowocowało znacznym zmniejszeniem ilości czynności koniecznych do wykonania. Dodatkowo pracę osoby działu kadr zastąpiły automatyczne czynności wykonywane natychmiast przez system. W efekcie czas dla całej operacji został skrócony do 4 minut, a w jego obsługę zaangażowano tylko dwie osoby. Przy takich założeniach koszt obsługi pojedynczego wniosku wynosi 1,50 PLN. Całkowity, roczny koszt obsługi formularzy elektronicznych w skali firmy to 300 PLN. Reasumując, otrzymuje się 8-krotne oszczędności czasu i kosztów w porównaniu z obsługą tradycyjnych wniosków urlopowych. Jak wykazują badania podobny poziom oszczędności uzyskuje się przy konwersji większości typów wniosków papierowych na formularze elektroniczne.

Zintegrowana skrzynka wiadomości

Wszystkie dokumenty zarówno tradycyjne jak i poczta elektroniczna, faksy, a nawet poczta głosowa mogą być zarejestrowane i obsługiwane w jednym obiegu DMS, a więc podlegają jednakowym standardom opisanym ściśle w definicji. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące z firmy, zarówno z ogólnych jak i indywidualnych kont pocztowych są zgromadzone w jednym systemie i mogą być dostępne innym osobom z zachowaniem odpowiednich uprawnień.

Elektroniczny obieg korespondencji papierowej (skanowanej)

Warte podkreślenia jest, że ISOF umożliwia skanowanie dokumentów bezpośrednio w oknie przeglądarki internetowej. Dzięki temu mamy możliwość wprowadzania nowych dokumentów do modułu DMS wprost ze skanera. Po wybraniu przez użytkownika systemu DMS funkcji wprowadzania nowego dokumentu ze skanera może on wybrać skaner, nadać nowemu dokumentowi nazwę, dodać komentarz i bezpośrednio zapisać w DMS. Dzięki zastosowanemu w tej funkcji wielowyborowi możliwe jest elastyczne tworzenie wielostronicowych dokumentów składających się z wybranych stron w formacie TIF. Po zeskanowaniu dokument DMS może zostać wysłany w dedykowany obieg obsługi obejmujący w pierwszym rzędzie przypisanie odpowiedniego kontrahenta.

Obsługa faktur zakupowych

Obce dokumenty zakupowe w DMS to:

  • faktury zakupowe towarowe - służące do rejestracji zakupów towarów handlowych,
  • faktury zakupowe kosztowe - służące do rejestracji zakupów towarów i usług stanowiących koszt działalności firmy,
  • rachunki kosztowe - służące do rejestracji zakupów towarów i usług stanowiących koszt działalności firmy, nie dające podstawy do odliczenia podatku VAT.

Obsługa dokumentu zakupowego w systemie DMS może odbywać się przy pomocy utworzonego obiegu „Obsługa faktury zakupowej” i wywoływanych z niego funkcji zewnętrznych. W tym celu firma musi mieć dostęp do następujących modułów systemu ISOF: DMS, Finanse i Księgowość, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilości odpowiedniej do liczby osób przetwarzających dokumenty na poszczególnych etapach.

Poniższy obieg faktur zakupowych ma charakter przykładowy. Na jego podstawie można utworzyć procedurę uwzględniającą specyfikę firmy oraz indywidualne wymagania użytkowników. Przedstawiony poniżej obieg składa się z ośmiu stanów (numery 0-7) przez które kolejno przechodzi faktura. Rejestracja polega na przyjęciu faktury obcej dostarczonej przez kontrahenta, jej zarejestrowanie, nadanie numeru w dzienniku korespondencji i przekazanie dokumentu do skanowania.

Po zeskanowaniu dokumentu do formatu graficznego (sugerowany format to TIF lub JPG) przy pomocy dowolnego mechanizmu (skanowanie do pliku lub bezpośrednio do DMS) plik zostaje umieszczony w odpowiednim folderze DMS. Po zeskanowaniu przydatne może być zapisanie na odwrocie dokumentu zakupowego identyfikatora w DMS.
Każda zeskanowana faktura (stan „0” obiegu) zostaje wysłana w obieg. Dalsze operacje odbywają się zgodnie ze zdefiniowanym obiegiem dokumentów. Pierwszym krokiem jest wysłanie jej do osoby która wystawi fakturę w ISOF. W przypadku gdy faktura została wystawiona przez „nowego” kontrahenta należy wcześniej zdefiniować go w systemie (stan „1”).
Kolejnym krokiem jest wystawienie w DMS powiązanej ze skanem faktury (stan „2” obiegu). Po wystawieniu faktury należy ją przesłać do opisu (stan „3”).
Od tej pory faktura zakupowa w DMS jest powiązana ze skanem dokumentu. Dostęp do obydwu dokumentów jest możliwy również z funkcji Faktury zakupowe w module Zamówienia systemu ISOF.
Po opisaniu faktury zostaje ona przesłana do kontroli merytorycznej (stan „4”).
Po zatwierdzeniu merytorycznym następuje przesłanie do kontroli formalno-rachunkowej (stan „5”).
Po zatwierdzeniu formalno-rachunkowym następuje zatwierdzenie do wypłaty (stan „6”).
Po zatwierdzeniu do wypłaty następuje wypłata i jednocześnie zakończenie obiegu. Dla przypadków wątpliwych, wymagających wyjaśnienia powołano specjalny stan „7”.

Po zakończeniu procedury otrzymuje się obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu. Historię całego procesu obsługi można zobaczyć w postaci tabelarycznej i graficznej. Możliwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS oraz odszukanie dokumentu w DMS zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu ISOF oraz wg kontrahenta.

Dla każdego stanu możliwe jest określenie czasu jaki przeznaczony zostanie na wykonanie kolejnej akcji oraz wybranie użytkowników lub grup do jakich domyślnie kierowany jest dokument w danym stanie obiegu. Do indywidualnego ustalenia pozostaje także przenoszenie dokumentów do odpowiednich folderów (możliwe jest ustalenie przez użytkownika miejsca do którego przenosi daną fakturę po przejściu ze stanu do stanu) oraz możliwość i sposób rezygnacji z obsługi dokumentu na poziomie każdego stanu. Po zakończeniu procedury otrzymuje się obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie DMS z informacjami o jego zatwierdzeniu. Na podstawie raportu dokumentów w obiegach możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz sprawdzenie historii danego dokumentu.

Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mogą być domyślnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Jeżeli jednak wystawione zostaną jako niezatwierdzone, konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji „Zatwierdzanie faktur zakupowych”. Umożliwia ona zatwierdzenie dokumentu w czterech etapach:

  • zatwierdzenie stwierdzające, że dokument przeszedł kontrolę merytoryczną,
  • zatwierdzenie stwierdzające, że dokument przeszedł kontrolę formalno-rachunkową,
  • zatwierdzenie stwierdzające, że dokument został zaakceptowany do spłacenia należności powstałych z jego tytułu,
  • zatwierdzenie stwierdzające, że dokument został zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika.

Zarówno zatwierdzanie jak i odtwierdzanie dokumentów zakupowych jest możliwe tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Inne przykłady wykorzystania obiegu zeskanowanych dokumentów zakupowych to sprawdzenie faktur z umowami, zamówieniami, CRM Prognozowanie sprzedaży (forecast) czy z przepływami gotówkowymi. W świetle Ustawy o Rachunkowości możliwe jest przechowywanie i udostępnianie organom kontrolnym dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej na nośniku trwałym, jeżeli istnieje możliwość ich wydrukowania.

Obsługa obcych dokumentów zakupowych w systemie DMS spełnia kryteria Ustawy umożliwiając skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokumentów w postaci plików graficznych. Utworzenie elektronicznego obiegu dokumentów obcych umożliwia:

  • uniknięcie potrzeby składowania bieżących dokumentów do natychmiastowego wglądu „pod ręką”,
  • uwzględnienie uprawnień (ograniczeń) do umieszczania w DMS, przeglądania i usuwania dokumentów,
  • podgląd historii dokumentu, wszystkich zdarzeń związanych z dokumentem,
  • uniknięcie konieczności ręcznego opisywania dokumentów,
  • łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów,
  • jednoczesny dostęp do dokumentów dla wielu użytkowników,
  • dostęp do dokumentów z wielu lokalizacji,
  • możliwość zautomatyzowania i zestandaryzowania procedur obiegu dokumentów zakupowych.

Obsługa firm handlowych

Każdego dnia w firmach handlowych realizuje się wiele powtarzalnych procesów: sprzedaży, przygotowania ofert czy obsługi reklamacji. Zapanowanie nad prawidłowym przebiegiem zdarzeń, w których uczestniczą pracownicy różnych działów jest sporym wyzwaniem. Na liście obiegów DMS znajdują się często realizowane procesy w firmie. Są tam informacje o dziale przypisanym do realizacji danego procesu oraz maksymalnym, dopuszczalnym czasie jego wykonania. Przyjrzymy się dokładniej jak wygląda definicja przykładowego obiegu sprzedażowego w firmie handlowej.

Przykładowy cykl sprzedażowy może składać się z szeregu stanów. Pierwszym z nich jest „Początek” do którego trafiają wszystkie dokumenty lub klienci. DMS pozwala na wysyłanie w obieg nie tylko klientów, ale również dokumentów z nimi związanych. Dla każdego ze stanów można zdefiniować okres czasu, po przekroczeniu którego dokument znajdujący się w danym stanie staje się przeterminowany, tzn. przekroczony zostaje dla niego czas przebywania w danym stanie. Aby nastąpiło przejście dokumentu do innego stanu muszą zostać podjęte zdefiniowane wcześniej akcje. Przykładowo ze stanu „Modyfikacja Oferty” dokument może zostać przemieszczony do innego stanu na skutek podjęcia dwóch akcji: „Nowa Oferta” lub „Negocjować”. W wypadku akcji „Nowa Oferta” dokument zostanie przemieszczony z powrotem do etapu „Przygotowania Oferty”. Z kolei w wyniku akcji „Negocjować” dokument zostanie przemieszczony do etapu „Negocjacji”.

Załóżmy, że w wyniku zmian wewnątrz obiegu sprzedaży konieczne jest utworzenie nowej akcji pozwalającej na przejście ze stanu „Negocjacje” do stanu „Modyfikacja Oferty”. W jaki przykładowy sposób można wykonać to zadanie? Na początku należy stworzyć nową akcję w stanie „Negocjacje”. Można nadać jej nazwę „Konieczna Modyfikacja Oferty”, a następnie wybrać stan do którego zostanie przemieszczony dokument w wyniku wykonania tej akcji. Przejście pomiędzy stanami może wiązać się z utworzeniem nowego dokumentu (np. Aktywności CRM) na podstawie szablonu. W tym celu należy ustawić typ aktywności, określić osobę do której zostanie przypisana, a następnie zdefiniować kampanię oraz produkt którego ta Aktywność będzie dotyczyć. Na koniec należy dołączyć do szablonu Aktywności notatkę w której informuje się pracownika któremu ta Aktywność została przydzielona aby przeprowadził ponownie rozpoznanie potrzeb klienta. Tak przygotowany szablon zostaje zapisany. Od tej pory przy każdym wywołaniu tej akcji automatycznie będzie tworzona nowa Aktywność.

Obsługa urzędów

Wall Street Journal informuje, że w pracy "6 tygodni w roku spędzamy na szukaniu". Znając te fakty łatwo zgodzimy się, że DMS może być sprzymierzeńcem każdego pracownika w celu uczynienia jego pracy bardziej efektywną. Doskonałym miejscem w którym sprawdza się DMS są urzędy. Z racji swej specyfiki przetwarzane są tam olbrzymie ilości dokumentów powiązanych z określonymi sprawami, które muszą być załatwione w krótkim, ściśle określonym czasie.

DMS umożliwia klasyfikowanie i kategoryzację dokumentu wraz z określeniem jego cyklu życia. Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany.

W praktyce, stosowana w urzędach klasyfikacja dziesiętna dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego i trzeciego rzędu (hasła bardziej szczegółowe). Dodatkowo jest możliwe zdefiniowanie kategorii archiwalnych, które dzielą dokumentację na dwie podstawowe grupy: materiały archiwalne i niearchiwalne. Materiały archiwalne mają ściśle określony czas przechowywania. W ten sposób w DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów.

Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji. Oczywiście dla poszczególnych działów urzędów wskazane jest zdefiniowanie specyficznych dla nich obiegów obsługi dokumentów.


Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›