Zaawansowane możliwości systemu ISOF

DMS - zarządzanie obiegami

Obieg dokumentu

DMS posiada wbudowany mechanizm pracy grupowej (ang. workflow), tzn. możliwość zdefiniowania dla danego dokumentu, lub grupy dokumentów, procesu obróbki (faz opracowania, przejść z jednej do drugiej fazy) przez różne działy czy też osoby w firmie. Każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom. Każdy etap obróbki jest ściśle określony zarówno co do osoby która ma wykonać pracę jak i czasu potrzebnego do jej wykonania. Definicja procesu umożliwia określenie tzw. stanów określających etap obsługi dokumentu i osoby odpowiedzialne za dany etap oraz akcji, czyli czynności możliwych do wykonania dla określonego stanu. Wykonanie akcji może być związane z dodatkowymi działaniami (np. utworzenie nowego dokumentu, utworzenie nowej aktywności, lub wysłanie wiadomości). Z poziomu procesu możliwe jest również wykonanie niektórych funkcji ISOF. Dla często powtarzających się funkcji, jak wprowadzenie aktywności czy wysłanie wiadomości możliwe jest zdefiniowanie szablonu, który zawiera standardowe dane. Przyspiesza to znacznie pracę. Procesy obsługi zdefiniowane mogą być na dowolnym wygodnym dla każdej firmy poziomie szczegółowości, zapewniając optymalny przepływ danych i dokumentów pomiędzy pracownikami i działami firmy. W ISOF znajdują się przykładowe scenariusze obiegów (np. cykle sprzedaży), ale w prosty sposób można je modyfikować lub tworzyć własne, dostosowane do specyfiki firmy.

Reguły w stanach obiegów

Dla każdego stanu w obiegu można zdefiniować zestaw reguł. Po spełnieniu przez dokument określonych w nich kryteriów wykonane zostają zdefiniowane wcześniej akcje. Przykładem wykorzystania są reguły umożliwiające automatyczne przenoszenie do odpowiednich katalogów wiadomości emailowych pochodzących od określonych autorów.

Współpraca z Aktywnościami CRM

Do każdej Aktywności CRM można dołączyć dowolny dokument zarejestrowany w DMS, lub dokument z dysku z jednoczesnym zarejestrowaniem w DMS. Wszystkie dokumenty mogą być czytane z poziomu Aktywności dając pełny obraz zdarzenia. Możliwa jest obsługa Aktywności w ramach zdefiniowanych obiegów DMS (zmiany stanu obiegów) oraz zapis, odczyt dokumentów podczas pracy z Aktywnościami.

Wyszukiwanie całotekstowe

Wyszukiwanie całotekstowe pozwala na wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych w zawartości plików tekstowych, e-mailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF, dokumentach pakietu Open Office. Umożliwia również indeksowanie treści zawartych w informacjach rozszerzonych plików graficznych formatów TIFF i JPG oraz w transakcjach systemu ISOF, fakturach, dokumentach magazynowych oraz opisach towarów i kontrahentów. Funkcja wyświetla ranking trafności.

TAPIR w DMS

TAPIR jest serwerem, który może w czasie rzeczywistym dynamicznie zmieniać formaty przesyłanych dokumentów. W powiązaniu z technologią Client-Web-Server umożliwia to budowę mechanizmu, który dokumenty i raporty wewnętrzne systemu ISOF zamienia przykładowo na wygodne pliki popularnych arkuszy kalkulacyjnych lub do formatu PDF. Te z kolei można w łatwy sposób wydrukować lub zapisać na dysku stacji roboczej użytkownika. TAPIR wykorzystany w DMS systemu ISOF umożliwia zapisanie pliku w nowym formacie jako kolejnej, rejestrowanej wersji tego samego dokumentu bez konieczności tworzenia nowego elementu, w drzewiastej strukturze DMS. Jest również wykorzystywany przez mechanizm wyszukiwania całotekstowego do niezbędnej zamiany zawartości plików na format tekstowy, wykorzystywany w procesie indeksowania dokumentów.

Bezpieczne kasowanie

Kasowanie w DMS ma charakter logiczny. Fizycznie dokument zostaje przeniesiony do specjalnego katalogu (kosza). Możliwe jest zdefiniowanie czasu przebywania dokumentu w koszu. Dopiero po przekroczeniu założonego terminu następuje jego ostateczne usunięcie. Jeżeli ten czas zostanie ustawiony na okres powyżej 30 dni to istnieje pewność, że kasowany plik zostanie zarchiwizowany przez HEUTHES na nośniku trwałym w ramach miesięcznej kopii bezpieczeństwa. Skasowane dokumenty zachowują swoją historię i mogą być przeszukiwane z wyświetleniem ich historii. Wyszukiwanie zaawansowane zawiera możliwość przeszukiwania wśród dokumentów usuniętych oraz zarchiwizowanych na zewnętrznych nośnikach danych. Taki sposób znacznie podnosi bezpieczeństwo dokumentów w DMS oraz zapewnia przejrzystość i wiarygodność procesu ich usuwania.

Edycja w miejscu - WebDAV

Dzięki wykorzystaniu WebDAV możliwa jest tzw. edycja dokumentu w miejscu. Oznacza to możliwość edytowania dokumentu OpenOffice bezpośrednio z poziomu DMS, w oknie przeglądarki i zapis do serwera bez zapisu na dysku lokalnym. Każdy zapis dokumentu utworzy nową wersję. Możliwe jest używanie szablonów dokumentów.

Korzyści

Ułatwia gromadzenie i wyszukiwanie dokumentów, przyspiesza pracę.
Zapewnia obsługę przepływu dokumentów pomiędzy działami i pracownikami.
Porządkuje i usprawnia pracę w ramach zdefiniowanych obiegów (workflow).
Zapewnia obsługę faktur elektronicznych lub skanowanych.
Zapewnia jednolitą obsługę poczty elektronicznej, faksów, poczty głosowej.
Wspomaga pracę w ramach ISO 9000 zarówno w zakresie przechowywania i obsługi dokumentacji, jak i wykonania i nadzoru zdefiniowanych procedur.

Możliwości ISOF

7 wyzwań zarządzania

Kup ISOF-szybki start