Dekretacja

Wstęp

Dekretacja jest narzędziem wspomagającym prace modułów Finansowo-Ksiegowego oraz Książki Podatkowej. Przyjęte w nim rozwiązania pozwalają zdefiniować schematy dekretacji dla wszystkich dostępnych w systemie dokumentów podlegających księgowaniu. Dzięki tym definicjom dokumenty wystawiane w czasie pracy operacyjnej mogą być automatycznie dekretowane w systemie ISOF-FK lub systemie zewnętrznym.

Funkcjonalność

Funkcjonalność modułu Dekretacja umożliwia definicję schematów dekretacji dla wszystkich dokumentów podlegających księgowaniu oraz wszystkich innych danych potrzebnych w dekretacji, dekretowanie dokumentów zarejestrowanych w systemie, przeglądanie utworzonych dekretów, eksport przygotowanych dekretów do systemu FK. Oprócz definicji większość funkcji może być wykonywana automatycznie, a decydują o tym parametry systemowe określające przyjęty przez Firmę sposób działania systemu.

Definicje schematów dekretacji

Dla każdego księgowanego dokumentu możliwe jest określenie tzw. schematu dekretacji, który wskazuje dostępne sposoby księgowania w danej Firmie.

Definiując schemat dekretacji, użytkownik posługuje się kontami księgowymi i pozycjami w Książce Przychodów i Rozchodów oraz umownymi skrótami określającymi w symboliczny sposób różne składniki w dekretach: kartoteki kontrahentów, towarów, magazyny, jednostki organizacyjne, dodatkowe kategorie wykorzystywane w księgowaniach i inne. Dzięki temu możliwe jest ogólne zdefiniowanie schematu, a sama funkcja dekretująca dokumenty potrafi te symbole przetworzyć. Wszystkie potrzebne definicje składników schematów dekretacji definiowane są w Module Dekretacji. Określa się tu również, które z dokumentów mają być automatycznie dekretowane, tzn. jeśli dokument będzie zawierał konieczne dane i będzie zatwierdzony, możliwe jest automatyczne wygenerowanie dekretu w oparciu o odpowiadający mu schemat.

Dekretacja dokumentów

Wygenerowanie dekretu może się odbywać również po wywołaniu odpowiedniej funkcji przez użytkownika. Specjalne zestawienie pokazuje wszystkie dokumenty, które mogą być zadekretowane, użytkownik wybiera te z nich, dla których chce wygenerować dekrety. Możliwy jest wcześniejszy podgląd dekretu. W przypadku gdy dekretacja nie przebiega prawidłowo, system informuje o tym w formie odpowiedniego komunikatu.

Przeglądanie dekretów

Wszystkie przygotowane dekrety można przeglądać na specjalnie przygotowanej liście dokumentów. Dzięki temu możliwa jest w każdej chwili analiza, które dokumenty zostały już zadekretowane, a które jeszcze nie. Dla każdego dekretu możliwy jest podgląd dokumentu źródłowego, ewentualnie dokumentów powiązanych, w tym obrazów zeskanowanych faktur. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości możliwe jest również usunięcie dekretu i ponowna dekretacja dokumentu. Po przygotowaniu i sprawdzeniu dekretów możliwy jest ich zapis do systemu FK. Dekrety zostaną zapisane w buforze w postaci gotowych księgowań. Po ewentualnej weryfikacji zaimportowanych dekretów możliwe jest wykonanie finalnego księgowania.

Zalety

Dekretacja wykazuje poniższe zalety.

Automatyzacja dekretacji

Dzięki możliwości zdefiniowania schematów dekretacji dokumenty powstające na bieżąco w procesie obsługi zdarzeń w Firmie mogą być automatycznie dekretowane, a w księgowości wystarczy jedynie kontrola poprawności tych dokumentów.

Ograniczenie nakładu pracy

Pełna automatyzacja przepływu dokumentów księgowych oraz ich usystematyzowanie pozwala na wykonanie w krótszym czasie wszystkich operacji związanych z obsługą księgową wielu dokumentów.

Korzyści

  • Oszczędność czasu związanego z obsługą księgowania wielu dokumentów – grupowe księgowanie dokumentów.
  • Mniejsze koszty związane z ograniczeniem czasu potrzebnego do tworzenia i weryfikowania dokumentów księgowych.
  • Ustalony sposób dekretowania dokumentów, co ogranicza ryzyko pomyłek lub niepoprawnych księgowań.
  • Pełna automatyzacja procesów i przepływu danych pomiędzy księgowością, a pozostałymi działami.
  • Możliwość współpracy z innymi systemami FK, szczególnie na etapie wdrażania systemu.
  • Większa wiarygodność raportów przy zawsze takich samych metodach dekretacji każdego dokumentu.
  • Bieżąca kontrola księgowanych dokumentów w buforze.

Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›