Podstawowe możliwości systemu ISOF

Sprzedaż - fakturowanie

Kliknij, aby samodzielnie wystawić fakturę!

Charakterystyka ogólna

Obsługa sprzedaży w ISOF obejmuje:

wystawianie, edycję i korygowanie dokumentów;
automatyczne wystawianie dokumentów towarzyszących sprzedaży: magazynowych i kasowych oraz rozrachunków i aktualizowanie rejestrów VAT;
definiowanie i zarządzanie numeracją dokumentów;
zarządzanie cennikami i wykorzystanie ich w procesie sprzedaży;
obsługę rabatów, limitów płatności i zadłużenia;
obsługę raportów kasowych;
obsługę drukarek fiskalnych;
obsługę czytników kodów paskowych;
raportowanie dokumentów;
kontrolę należności;
konfigurowanie wydruków;
zatwierdzanie i automatyczne dekretowanie do systemu finansowo-księgowego lub Książki Podatkowej.

Fakturowanie

W ISOF obsługiwanych jest wiele rodzajów dokumentów sprzedaży do których należą:

Faktury VAT
paragony;
wielokrotne faktury korygujące i noty korygujące;
faktury zaliczkowe;
dokumenty WDT;
faktury eksportowe, w tym dokumenty WDT;
faktury PRO-FORMA.

Każdy podstawowy dokument sprzedaży wystawiany jest wg podobnego schematu, który uwzględnia części wspólne każdego dokumentu: nazwę kontrahenta oraz nazwy towarów czy usług wypełniające poszczególne pozycje dokumentu. Uwzględnia również specyficzne pozycje występujące w danym rodzaju dokumentu sprzedażowego.

Dokumenty sprzedażowe mogą być wystawiane w cenach netto lub brutto. Mogą być drukowane zarówno w trybie tekstowym jak i graficznym. W celu dodatkowego przyspieszenia pracy korzystać można również z czytników kodów paskowych.

Dokumenty sprzedaży mogą posiadać zdefiniowane przez użytkownika typy, które pozwolą na odpowiednie ich skatalogowanie i pogrupowanie. Zdefiniować można wiele informacji dodatkowych związanych ze sprzedażą. Cały proces obsługi dokumentów sprzedażowych może być szczegółowo sparametryzowany z dostosowaniem działania modułu do specyfiki określonej firmy.

Obsługa drukarek fiskalnych

Dokumenty sprzedaży mogą być zafiskalizowane na dołączonej do stacji roboczej drukarce fiskalnej. Odpowiednia parametryzacja modułu umożliwia wystawianie paragonów fiskalnych w sposób automatyczny lub na żądanie użytkownika systemu. Dokumenty są specjalnie oznaczone jeśli były zafiskalizowane. Każda drukarka fiskalna podłączona do systemu może posiadać własne parametry pracy.

Integracja z innymi modułami

Możliwe jest automatyczne wystawienie odpowiednich dokumentów magazynowych lub na odwrót, dla istniejącego dokumentu magazynowego automatyczne wystawienie faktury sprzedażowej. Ponadto w zależności od sposobu płatności generowane są do raportu kasowego odpowiednie dokumenty kasy. Dodatkowo wszystkie dokumenty sprzedaży od razu pokazują się na odpowiednich zestawieniach w rejestrach VAT. Wszystkie towarzyszące dokumenty są zarejestrowane w odpowiadających im modułach. Można je również oglądać i drukować z poziomu modułu sprzedaży. Dzięki odpowiednim definicjom schematów dekretacji wszystkie dokumenty sprzedaży mogą podlegać automatycznej dekretacji do systemu finansowo-księgowego, gdzie pojawiają się już gotowe dekrety.

Wyszukiwanie dokumentów

Łatwe wyszukiwanie wszystkich zgromadzonych dokumentów sprzedaży jest możliwe na podstawie licznych kryteriów takich jak: data wystawienia, sprzedaży, rodzaj faktury, jednostka organizacyjna wystawiająca fakturę, kontrahent oraz wielu innych.

Kolorystyka i znaczniki faktur

Poszczególne dokumenty na liście również są oznaczone różnymi kolorami i znacznikami, które pomagają odróżnić dokumenty zapłacone od niezapłaconych, zatwierdzone od niezatwierdzonych czy zafiskalizowane od niezafiskalizowanych.

Tworzenie zestawień

ISOF przewiduje możliwość przygotowywania zestawień faktur. Użytkownik może zdefiniować kryteria doboru danych do zestawienia. Zestawienie dokumentów umożliwia pokazanie zbiorczych danych dla wybranych dokumentów, a także danych szczegółowych wg potrzeb użytkownika. Zestawienie posiada podsumowania oraz możliwość sortowania danych wg występujących na nim danych, możliwy jest też podgląd każdego dokumentu. Dodatkowo w module możliwe jest wykonanie zestawienia należności wynikających z dokonanych transakcji sprzedaży. Klient sam definiuje przedziały okresów przeterminowanych należności. Zestawienie jest również podstawą do obsługi windykacji w Rachunkowości.

Raporty kasowe

ISOF oferuje wygodne narzędzia do zarządzania operacjami kasowymi. W raportach kasowych automatycznie zapisywane są wszystkie operacje gotówkowe oraz płatności kartami kredytowymi wynikające ze sprzedaży i zakupów. Dzięki temu w systemie dostępny jest kompletny rejestr obrotu gotówkowego. Wszystkie operacje gotówkowe wynikające ze sprzedaży i zakupów oraz operacje wpłaty i wypłaty innego typu są zarejestrowane w raportach. Każda kasa ma własne raporty, które mogą być otwierane i zamykane w dowolnym okresie.

Rejestracja operacji gotówkowych sprzedaży i zakupów

Wszystkie transakcje gotówkowe mogą być rejestrowane w raporcie automatycznie. Zawsze wystawiony zostanie odpowiedni dokument kasy. Raport kasowy może być wyświetlony w trybie uproszczonym i pełnym. Możliwe jest również ręczne rejestrowanie operacji wpłaty i wypłaty gotówki. Zamknięcie raportu powoduje automatyczne bilansowanie się wszystkich operacji. Po otwarciu nowego raportu, poprzedni nie może ulec już zmianie, żadna operacja nie zostanie już od tego momentu zarejestrowana do zamkniętego raportu.

Rozrachunki

Wszystkie operacje są rejestrowane automatycznie do bazy rozrachunków.

Dekretacja raportu kasowego

W zależności od przyjętych ustaleń raport kasowy może być dekretowany jako jeden dokument lub dekretacji podlegać mogą wszystkie pojedyncze operacje zawarte w danym raporcie. Jest to uzależnione od definicji schematów dekretacji. Dekrety mogą być następnie zaimportowane do bufora modułu F-K.

Cenniki

ISOF oferuje wygodne narzędzia tworzenia cenników i przygotowywania raportów służących do analizy sprzedaży. Cenniki definiowane są na poziomie ogólnym, a dane o cenach produktów, towarów lub usług zachowywane są w centralnej bazie systemu. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszyscy użytkownicy niezależnie od miejsca i czasu mogą korzystać z jednolitych danych.

Definiowanie cenników

Ustalenie ceny towaru polega na wypełnieniu formularza, przy czym towar może być wybrany z listy wcześniej zarejestrowanych towarów. Cenniki mogą kształtować wszystkie dostępne rodzaje cen kartotekowych: detaliczne, hurtowe, specjalne, katalogowe, zakupowe oraz ceny partii, w oparciu o każdą dowolną cenę. Dla ułatwienia pokazane są wszystkie obecne ceny towarów, aby łatwo porównać je do nowych cen. Dostępne są również mechanizmy upraszczające tworzenie cennika w postaci obowiązkowej marży, która powinna być doliczona do ceny wynikowej oraz wielkości zmiany cen wyrażonej kwotowo lub procentowo. Dzięki takiej funkcjonalności wprowadzenie nowych cenników lub przecen może się odbyć w wygodny sposób.

Akceptacja cenników

Moduł definiowania cenników udostępnia funkcję akceptacji cenników. Dopóki cennik nie zostanie zaakceptowany, może być swobodnie modyfikowany. Po zaakceptowaniu cennika możliwość modyfikacji jest blokowana, nie można go również usunąć.

Cenniki dla kontrahentów

Cennik może być utworzony również z myślą o konkretnym kontrahencie. Wskazanie cennika dla wybranego kontrahenta pozwala na zdefiniowanie dla niego cen. Ceny te są wówczas automatycznie uwzględniane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży oraz w obsłudze zamówień. Taka funkcjonalność jest szczególne przydatna gdy firma stosuje indywidualne cenniki w stosunku do różnych kontrahentów.

Centralne zarządzanie cenami

Moduł zarządzania cennikami ISOF umożliwia centralne zarządzanie cenami oferowanych przez firmę produktów, towarów i usług. Dzięki temu osoby decydujące o cenach uzyskują możliwość sprawnego definiowania cen oraz szybkiej ich modyfikacji, stosownie do potrzeb. Rozwiązanie to w dużym stopniu eliminuje również ryzyko pomyłek, które mogłyby powstać przy ścisłym powiązaniu cennika z jednym modułem.

Możliwości zaawansowane

Sprzęg z CRM Sprzedażowym
Obsługa faktur w języku angielskim i niemieckim
Faktury eksportowe (dokumenty WDT)
Obsługa walut
Fakturowanie seryjne
EDI
Powiązanie z CRM Sprzedażowym

Korzyści

Szybkie wystawianie wszystkich podstawowych dokumentów sprzedażowych.
Kompleksowa obsługa tradycyjnych i elektronicznych dokumentów sprzedaży.
Integracja sprzedaży z magazynem, rozrachunkami, raportami kasowymi, rejestrami VAT i automatycznym procesem dekretacji modułu F-K.
Przyśpieszenie pracy dzięki bezpośredniej obsłudze drukarek fiskalnych oraz czytników kodów paskowych.
Łatwe wykonywanie zestawień sprzedaży i należności w różnych przekrojach kontrahentów, pracowników i okresów.
Skrócenie czasu wystawiania dokumentów sprzedaży i kosztów obsługi dzięki automatycznemu wystawianiu dokumentów magazynowych, dokumentów kasy, dekretów i rozrachunków.
Łatwa dekretacja raportów kasowych.
Jednolita obsługa raportów kasowych transakcji sprzedażowych i zakupowych.
Szybkie wprowadzanie zmian w cenach.
Planowanie zmian cen, które obowiązywać będą w określonym czasie.
Łatwe różnicowanie cen dla różnych kontrahentów, grup towarowych, ze względu na promocje i przeceny.
Pełna historia zmian cen.

Możliwości ISOF

7 wyzwań zarządzania

Kup ISOF-szybki start