Zarządzanie dokumentami

Przetestuj
dokumentację w przeglądarce
»


Charakterystyka ogólna

W ISOF zarządzanie dokumentami realizowane jest w module DMS (ang. Document Management System). Moduł umożliwia:

  • gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących do niej z zewnątrz,
  • obsługę procesów przepływu dokumentów (ang. workflow) pomiędzy osobami,
  • prowadzenie pracy grupowej,
  • pracę w przeglądarce z dokumantami pakietów biurowych LibreOffice oraz Microsoft Office.

Funkcjonalność

DMS pozwala realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, wersjonowanie, udostępnianie, archiwizację aż do zarządzania ich obiegami.

Jeżeli chcesz uruchomić demo systemu kliknij tutaj.

Gromadzenie i porządkowanie dokumentów

Dokumenty mogą być zapisywane w DMS z dysku, bezpośrednio skanowane, pojawiać się w systemie poprzez pocztę elektroniczną. Są one organizowane w strukturę drzewiastą i przedstawiane w postaci drzewa widocznego z lewej strony okna modułu. Funkcje uporządkowane są w klasycznym, rozwijanym menu. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu firmy. Zawartość dokumentów może być wyświetlana bezpośrednio w oknie modułu. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być rozszerzone o nowe pozycje przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane niezależnie od miejsca w drzewie, w którym zostały zapisane. Aby uniknąć duplikacji danych istnieje mechanizm odnośników do dokumentów.

Obszary robocze

Obszar roboczy to wirtualna przestrzeń pracy dla użytkowników w której umieszczają oni dokumenty elektroniczne do wspólnego opracowania. Celem obszarów roboczych jest usprawnienie pracy grupowej, umożliwienie szybkiego budowania zespołów ad-hoc do rozwiązywania zadań oraz ułatwienie w dostępie do obrabianych przez zespół dokumentów. Zespół osób nie musi pracować w tym samym czasie nad dokumentami, każdy wybiera dogodną dla siebie chwilę. Istotną nowością na rynku rozwiązań ERP jest to, że dokumentami nad którymi może pracować zespół osób mogą być nie tylko dokumenty elektroniczne modułu DMS, ale również wirtualne tj. formularze, oferty, klienci, aktywności, faktury, zadania, zgłoszenia serwisowe. W rzeczywistości są one zapisane w ERP, a w DMS występują jako linki. Możliwe jest także opiniowanie i ocenianie dokumentów i uczestników obszarów.

Formularze - specjalne dokumenty

Cechą szczególną DMS jest m.in. rozbudowany moduł definiowania, wysyłania w obiegi, wypełniania i raportowania formularzy. Dzięki niemu bardzo łatwo można wysłać, odebrać i przetworzyć dowolną ilość informacji krążących pomiędzy dużą liczbą osób w firmach i instytucjach o złożonej i rozproszonej strukturze. Formularze są jednym z wielu typów dokumentów przetwarzanych przez DMS. Mogą stanowić rozszerzenie standardowo dostępnych w systemie ISOF informacji (np. o danych kontrahenta, Aktywnościach CRM, fakturach zakupu i sprzedaży). Wzbogacają je o zestaw danych specyficznych dla obszaru działalności użytkowników systemu. Pozwalają tym samym obsłużyć dodatkowe przypadki występujące w codziennej działalności firm. Użytkownicy systemu mogą samodzielnie, w łatwy sposób, tworzyć dokumenty o strukturze formularza poprzez określenie pól w nim występujących. Cechą charakterystyczną formularzy jest to, że są one formatem natywnym dla systemu ISOF. Dzięki temu informacje w nich zawarte są następnie zapisywane w relacyjnej bazie danych i mogą być przeszukiwane oraz przywołane w każdym momencie użytkowania systemu w kontekście, w którym formularz został zapisany. Jest to główna zaleta i różnica pomiędzy formularzami wbudowanymi w ISOF, a zewnętrznymi. Formularze mogą być również wysyłane w obieg i podlegać procesowi obsługi. W systemie osobno definiuje się wzorzec wydruku formularza, który określa wygląd formularza do druku zgodny z systemem identyfikacji wizualnej firmy. Oprócz informacji z formularza zawiera on elementy graficzne. Finalny wydruk można wykonać z pliku PDF.

Jeżeli chcesz uruchomić demo systemu kliknij tutaj.

Poczta elektroniczna

W module DMS możliwa jest również obsługa poczty elektronicznej. Wszystkie dokumenty zarówno tradycyjne jak i poczta elektroniczna, faksy, a nawet poczta głosowa mogą być zarejestrowane i obsługiwane tak jak inne dokumenty w jednym obiegu DMS, a więc podlegają jednakowym standardom opisanym ściśle w definicji. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące z firmy, zarówno z ogólnych jak i indywidualnych kont pocztowych są zgromadzone w jednym systemie i mogą być dostępne innym osobom z zachowaniem odpowiednich uprawnień. Dzięki obsłudze IMAP możliwe jest swobodne zarządzanie i operowanie wieloma folderami pocztowymi. Obsługa poczty w ISOF przypomina pracę w popularnych programach pocztowych.

Wyszukiwanie

Najprostszą metodą wyszukiwania jest wpisanie nazwy dokumentu oraz przybliżonego miejsca w którym dokument ma być poszukiwany. Po odnalezieniu dokumentu można użyć funkcji lokalizuj, która odszuka dokument i określi jego miejsce w drzewie. Dodatkowo wyświetlane są szczegółowe informacje o wybranym dokumencie. Wyszukiwanie całotekstowe z kolei pozwala na wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych lub dowolnego ciągu znaków występujących w poszukiwanym dokumencie. Funkcja wyświetla ranking trafności dopasowania wśród wyszukanych dokumentów.

Zastępstwa

W DMS działa mechanizm zastępstw osób nieobecnych. W wyniku nieobecności pracowników w firmie panuje niezrównoważony stan w zakresie obiegu informacji. Funkcja Balansera przywraca równowagę w tym zakresie zarządzając udostępnianiem dokumentów zastępcom, bądź też rozdziałem dokumentów pomiędzy wielu zastępców lub grupy osób zgodnie z regułami. Pozwala ona również sprawdzić bieżący stan obecności i zastępstw i zweryfikować czy wszystkie osoby są prawidłowo zastępowane. Za pomocą Balansera można modelować procesy przestrojenia ręcznie lub w określonym czasie z wykorzystaniem szablonów off-line.

Ulubione

Funkcja Ulubione pozwala na stworzenie specjalnej listy ulubionych dokumentów lub folderów w DMS. W drzewie dokumentów DMS, na ostatniej pozycji widoczny jest folder Ulubione, w którym przechowywane są odnośniki do często używanych dokumentów lub tych nad którymi właśnie pracują użytkownicy. Funkcja jest również zintegrowana z Inteligentnym Asystentem. Ulubione dokumenty mogą być odnajdywane w ten sposób, że wpisanie w oknie wyszukiwania fragmentu nazwy umożliwia znalezienie ulubionego pliku, a także wejście do zasobnika Asystenta. Z kolei w sekcji zasobnika Inteligentnego Asystenta widoczne są ikonki poszczególnych dokumentów i folderów, które mogą być dowolnie przenoszone na pulpit i z niego usuwane.

Subskrypcje

Dokumenty mogą być subskrybowane, a informacje o jakichkolwiek zmianach w dokumencie lub folderze będą przekazywane do wskazanych użytkowników w formie powiadomień lub poczty elektronicznej.

Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów, cykl życia dokumentu

Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną.

Portal Dokumentowy DMS

Portal Dokumentowy umożliwia bezproblemowe udostępnianie przez Internet dokumentów elektronicznych, a także dokumentów systemu ISOF (tj. faktur, zamówień, formularzy, aktywności, ofert, zgłoszeń serwisowych). Mogą być one udostępniane zarówno użytkownikom zewnętrznym, jak i pracownikom firmy. Z Portalu Dokumentowego użytkownik może skierować formularz do obiegu za pomocą aktywatorów zdarzeń.

Jeżeli chcesz uruchomić demo systemu kliknij tutaj.

Bezpieczne usuwanie dokumentów

Usuwanie dokumentu w module DMS odbywa się dwustopniowo. Pierwszym etapem jest wyrzucenie plików do „kosza”. Administratorzy mający uprawnienia do panelu administratora mogą decydować o dokumencie w koszu. Mogą go ostatecznie usunąć lub przywrócić do pierwotnej lokalizacji.

Integracja z innymi modułami

DMS jest zintegrowany z innymi modułami systemu ISOF. Pozwala to na zapis odnośników do takich dokumentów systemu jak faktury sprzedaży i zakupów (w tym zeskanowane oryginały dokumentów), zadania, kontrahenci, aktywności, oferty, a także formularze zdefiniowane w CRM Marketingowym oraz ich obsługę zgodnie z możliwościami DMS. Ponadto możliwe jest przechowywanie np. zdjęć towarów magazynowych, instrukcji obsługi, umów z kontrahentami, które następnie są wykorzystywane w innych modułach. Także faktury elektroniczne z podpisem cyfrowym mogą znaleźć się w archiwum dokumentów DMS.

Bezpieczeństwo dokumentów

W celu uzyskania pełnej kontroli nad korzystaniem z DMS możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokument można udostępnić tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub też zabronić dostępu zupełnie. Możliwe jest również nadanie tzw. czasowego uprawnienia do dokumentu.

Pieczęć cyfrowa

Pieczęć cyfrowa służy do podpisywania i weryfikowania dokumentów PDF w module DMS. Pieczęć firmowa jest odmianą podpisu cyfrowego z którego może korzystać wiele osób. Zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku.

Zarządzanie wersjami dokumentu

Dokumentom nadawane są wersje, a każda modyfikacja rejestrowana jest poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej jak również poprzez możliwość krótkiego opisu modyfikacji. Jednocześnie zachowuje wszystkie poprzednio zarejestrowane wersje dokumentu lub zdefiniowaną ich liczbę.

Wielojęzykowość systemu

HEUTHES stale prowadzi rozwój angielskiej i niemieckiej wersji językowej systemu ISOF. DMS zapewnia np. możliwość tworzenia wielu szablonów dokumentów (np. emaili), w różnych językach i ich automatyczny wybór na podstawie danych klienta o preferowanym języku zapisanych w CRM.

Historia pracy z dokumentami

Każdy dokument posiada zapis wszystkich wykonywanych na nim operacji. Dlatego też wiadomo kiedy i przez kogo dokument został utworzony, przez kogo był czytany lub modyfikowany, w jakich procesach uczestniczył i jaki był ich przebieg. Historia obiegu dokumentu może być przedstawiona w postaci graficznej na diagramie UML.

Archiwizacja

Na życzenie klientów kopie bezpieczeństwa są dystrybuowane na nośniku trwałym DVD-R/BR wraz z systemem ISOF „tylko do odczytu”. Pozwala to w każdej chwili stworzyć archiwum elektroniczne dokumentów firmy dostępne w jej siedzibie.

ISO 9000

DMS umożliwia również wspieranie firm w czasie wdrożenia oraz stosowania w firmie norm ISO 9000. Przechowuje, porządkuje oraz udostępnia oraz dokumentację związaną z ISO 9000. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdrożenie w firmie procedur (obiegów), a następnie ułatwia nadzór nad ich stosowaniem w praktyce.

Jeżeli chcesz uruchomić demo systemu kliknij tutaj.

E-learning, videokonferencje

W systemie ISOF możliwe jest szkolenie użytkowników na specjalnie utworzonej platformie e-learningowej AKADEMIA ISOF. Aktualnie dostępne są kursy:

  • DMS - krok po kroku (35 lekcji),
  • Nowoczesne systemy ERP (10 lekcji),
  • Sprzedaż - krok po kroku (16 lekcji),
  • CRM - krok po kroku (14 lekcji),
  • Finanse i Księgowość - krok po kroku (42 lekcje).
  • Firma HEUTHES zapewnia również wsparcie w postaci tele- i wideokonferencji.

Wersje językowe

Obok polskiej wersji językowej systemu, HEUTHES udostępnił i stale prowadzi rozwój odpowiedników angielsko- i niemieckojęzycznych.

Możliwości zaawansowane

  • Zarządzanie obiegami dokumentów.
  • Współpraca z CRM.
  • Wyszukiwanie całotekstowe.
  • Raporty dotyczące obiegów.
  • Skanowanie.

Korzyści

  • Ułatwia gromadzenie i wyszukiwanie dokumentów przyspieszając pracę.
  • Zapewnia obsługę przepływu dokumentów pomiędzy działami i pracownikami.
  • Porządkuje i usprawnia pracę zdefiniowanych obiegów (ang. workflow).
  • Umożliwia pracę w przeglądarce z dokumentami pakietów biurowych Libre Office i Microsoft Office.
  • Zapewnia obsługę faktur elektronicznych lub skanowanych.
  • Ujednolica obsługę dokumentów według zdefiniowanych wcześniej procedur.
  • Zmniejsza duplikację danych zapisując plik udostępniany w wielu obszarach roboczych w jednej lokalizacji.
  • Umożliwia opiniowanie i ocenianie uczestników i dokumentów w obszarach roboczych.
  • Udostępnia pieczęć cyfrową.
  • Wspomaga i organizuje pracę w ramach rodziny ISO 9000.

Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›