Zawarty w ISOF moduł obsługi faktur pozwala na realizację wszystkich niezbędnych czynności związanych z wystawianiem dokumentów sprzedaży. Do czynności tych zaliczyć można wystawianie faktur i paragonów, ich korygowanie, wystawianie towarzyszących dokumentów magazynowych i kasowych, kontrolę spłaty.
Moduł obejmuje również sporządzanie różnorodnych zestawień dla dokumentów, w tym zestawienie należności.
Moduł obsługi faktur zawiera szereg funkcji wspomagających realizację czynności związanych z obsługą dokumentów sprzedaży. Dodatkowo możliwe jest automatyczne przygotowanie informacji dla potrzeb systemu magazynowego, księgowości (dekretowanie i rozrachunki), oraz rejestrów VAT.
Funkcja wystawiania faktur umożliwia łatwe przygotowanie nowego dokumentu sprzedaży. W systemie ISOF obsługiwanych jest wiele rodzajów dokumentów sprzedaży:
Każdy podstawowy dokument sprzedaży wystawiany jest wg podobnego schematu, który uwzględnia części wspólne każdego dokumentu jak nazwa kontrahenta oraz nazwy towarów czy usług wypełniające poszczególne pozycje dokumentu, ale uwzględnia również specyfikę danego rodzaju dokumentu. Wiele danych określanych na dokumencie sprzedaży wybieranych jest z odpowiednich baz danych. Dotyczy to m.in. kartoteki kontrahentów, towarów, sposobów płatności.
Dokumenty sprzedażowe mogą być wystawiane w cenach netto lub brutto. Mogą być drukowane zarówno w trybie tekstowym jak i graficznym. W celu dodatkowego przyspieszenia pracy korzystać można również z czytników kodów paskowych. Dokumenty sprzedaży mogą posiadać zdefiniowane przez użytkownika typy, które pozwolą na odpowiednie ich skatalogowanie i pogrupowanie. Podać można wiele informacji dodatkowych związanych ze sprzedażą. Cały proces obsługi dokumentów sprzedażowych ma możliwość szczegółowej parametryzacji, przy pomocy której określić można automatyzację licznych czynności dostosowując działanie modułu do specyfiki firmy.
Dokumenty sprzedaży wystawiane mogą być również w walutach obcych. Dla każdego dokumentu oprócz waluty zapisywany jest również kurs co pozwala na operowanie zarówno cenami walutowymi jak i złotówkowymi. Przy wystawianiu dokumentów walutowych domyślnie pobierane są kartotekowe ceny walutowe towarów, przy czym użytkownik może je zmienić. Przy zmianie kursu wprowadzonego dla dokumentu możliwe jest również ponowne przeliczenie cen złotówkowych.
W ramach walutowych dokumentów sprzedaży można wystawiać dokumenty eksportowe, oraz faktury WDT. Funkcjonalność związana z obsługą tych rodzajów faktur jest dostosowana do wymogów prawnych Unii Europejskiej. Oprócz wymogów związanych z samym procesem wystawiania faktur, są one odpowiednio klasyfikowane, oraz zapisywane do rejestrów VAT i zestawień INTRASTAT. Rozrachunki powstałe dla tych dokumentów są wyrażone w walucie i złotówkach.
Moduł sprzedaży posiada obsługę drukarek fiskalnych. Dokumenty sprzedaży mogą być zafiskalizowane na drukarce fiskalnej. Odpowiednia parametryzacja modułu umożliwia wystawianie paragonów fiskalnych w sposób automatyczny lub na żądanie użytkownika systemu. Dokumenty są specjalnie oznaczone jeśli były zafiskalizowane.
Każda drukarka fiskalna podłączona do systemu może posiadać własne parametry pracy, potrzebne dane ustalane są w funkcji „Konfiguracja drukarki” i mogą być dostosowane do specyfiki urządzeń klienta.
W procesie wystawiania dokumentów sprzedaży w systemie ISOF istnieją mechanizmy usprawniające współpracę z innymi modułami, które uczestniczą w sprzedaży w sposób bezpośredni lub pośredni. Możliwe jest więc automatyczne wystawienie odpowiednich dokumentów magazynowych, lub na odwrót, dla istniejącego dokumentu magazynowego możliwość automatycznego wystawienia faktury. Ponadto w zależności od sposobu płatności generowane są odpowiednie dokumenty kasy, do raportu kasowego. Dodatkowo dzięki odpowiedniej parametryzacji wszystkie dokumenty sprzedaży mogą od razu pokazać się na odpowiednich zestawieniach w rejestrach VAT. Wszystkie towarzyszące dokumenty są zarejestrowane w odpowiadających im modułach, ale również można je oglądać i drukować z poziomu modułu sprzedaży systemu ISOF.
Dzięki odpowiednim definicjom schematów dekretacji w Module Dekretacji wszystkie dokumenty sprzedaży mogą podlegać automatycznej dekretacji do systemu FK, gdzie pojawiają się już gotowe dekrety.
Ponadto dokumenty sprzedażowe mogą być zapisywane również w module DMS, a następnie obsługiwane z wykorzystaniem możliwości tego modułu, w szczególności obiegów dokumentów (workflow). System jest przygotowany do obsługi dokumentów z podpisem elektronicznym.
Funkcja obsługi faktur umożliwia łatwe wyszukiwanie wszystkich zgromadzonych dokumentów sprzedaży. Na podstawie licznych kryteriów takich jak data wystawienia, sprzedaży, rodzaj faktury, jednostka organizacyjna wystawiająca fakturę, kontrahent oraz wiele innych można szybko odszukać poszukiwany dokument. Same dokumenty na liście również są wyróżniane kolorami, co odróżnia dokumenty zapłacone od niezapłaconych, zatwierdzone od niezatwierdzonych, zafiskalizowane od niezafiskalizowanych.
Obsługa faktur w systemie ISOF przewiduje możliwość przygotowywania zestawień faktur. Odpowiednio zaprojektowana funkcja dostarcza użytkownikowi specjalnego formularza, za pomocą którego może on zdefiniować kryteria doboru danych do zestawienia. Zestawienie dokumentów umożliwia pokazanie zbiorczych danych dla wybranych dokumentów, a także danych szczegółowych wg potrzeb użytkownika.
Zestawienie posiada podsumowania oraz możliwość sortowania danych wg występujących na nim danych, możliwy jest też podgląd każdego dokumentu.
Dodatkowo w module możliwe jest wykonanie zestawienia należności wynikających z dokonanych transakcji sprzedaży. Klient sam definiuje przedziały okresów przeterminowanych należności. Zestawienie jest również podstawą do obsługi procesu windykacji. Odpowiedni moduł znajduje się w module Rachunkowość.
Moduł obsługi faktur wyposażony jest w sprzęg do arkusza kalkulacyjnego. Po wygenerowaniu zestawienia, można uruchomić funkcję, która wygeneruje adres internetowy, pod którym system zachował wywołanie zestawienia. Adres ten można następnie wprowadzić do funkcji importu danych w arkuszu kalkulacyjnym i w ten sposób umieścić w nim wygenerowane wcześniej zestawienie dokumentów. Umożliwia to dalszą obróbkę tych danych, np. przygotowanie wykresów, raportów i analiz.
Możliwe jest również wysłanie przygotowanej wcześniej faktury za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem podpisu cyfrowego.
Moduł fakturowania pozwala ułatwić i przyspieszyć pracę związaną z wystawianiem faktur oraz przetwarzaniem informacji o nich. Jest to możliwe dzięki bogatemu zestawowi różnorodnych funkcji.
Moduł fakturowania dostarcza wielu funkcji wspomagających działania związane z wystawianiem różnego rodzaju dokumentów sprzedaży, w tym korekt wielokrotnych, dokumentów eksportowych i WDT. System automatycznie zachowuje informacje o wystawionych fakturach, możliwe jest więc błyskawiczne odszukiwanie ich a także szybkie przygotowywanie różnorodnych zestawień.
Dzięki licznym powiązaniom z innymi modułami możliwe jest automatyczne wystawianie dokumentów magazynowych i kasowych towarzyszących sprzedaży.
Dzięki takiemu podejściu można znacznie obniżyć koszty oraz czas wystawiania i przetwarzania licznych dokumentów występujących lub towarzyszących w procesie sprzedaży, a także zminimalizować możliwość wystąpienia pomyłki.
Ponadto dokumenty wpływają od razu na stan rozrachunków pokazując zawsze aktualny stan rozliczeń z kontrahentami. Dzięki powiązaniu z modułem dekretacji możliwe jest również automatyczne dekretowanie dokumentów do systemu FK.
Zestawienia generowane przez moduł fakturowania mogą być eksportowane do arkusza kalkulacyjnego, co umożliwia ich dalszą, bardziej zaawansowaną analizę.