Zaawansowane możliwości systemu ISOF

CRM Sprzedażowy

Wstęp

Moduł prognozowania dostarcza funkcji pozwalających na zaplanowanie sprzedaży, określenie sposobu osiągnięcia założonych celów oraz bieżące śledzenie ich realizacji.

Prognoza sprzedaży jest ściśle zintegrowana z modułami Sprzedaż, CRM, DMS, Zarządzanie zadaniami, Kadry i płace oraz z systemem Finansowo-Księgowym i składa się z 3 części: planu strategicznego, planu operacyjnego i raportów.

Planowanie

Podstawowym działaniem wykonywanym w procesie prognozowania sprzedaży jest planowanie. ISOF oferuje funkcje wspierające realizację zarówno planowania strategicznego, jak i planowania operacyjnego.

ISOF udostępnia możliwość definiowania ról przypisywanych osobom pracującym w różnych działach i związanych z poszczególnymi okazjami w kampaniach (np. handlowiec, wdrożeniowiec, serwisant, itp.). Osoba może występować w kilku rolach w danej okazji (np. osoba w okazji może mieć rolę zarówno sprzedawcy, jak i prowadzącego szkolenia).

Planowanie strategiczne

W ramach planowania strategicznego określa się założone przychody w poszczególnych kampaniach prowadzonych przez firmę.

Proces prognozowania rozpoczyna się od przygotowania całorocznego planu - planu strategicznego. Tworzony jest on w oparciu o kampanie oraz dla jej elementów składowych: klientów, sprzedawców, grup sprzedawców, produktów, usług, towarów, z podziałem na kwartały i miesiące.

Formularz do wprowadzania danych jest jednocześnie raportem, co ułatwia bieżącą kontrolę wartości i ich łatwą korektę.

W module prognoz sprzedaży użytkownik ma do dyspozycji formularz umożliwiający filtrowanie informacji i szybką edycję wartości związanych z poszczególnymi kampaniami.

Planowanie operacyjne

Planowanie operacyjne polega na zarządzaniu okazjami (ang. opportunity) umożliwiającymi realizację założeń dokonanych na etapie planowania strategicznego. Okazje są w systemie potencjalnymi, planowanymi lub już istniejącymi zdarzeniami biznesowymi, które stanowią źródło uzyskania konkretnych przychodów dla firmy, ale z drugiej strony także generują koszty. Istnieją dwie ścieżki powstawania okazji: pierwsza - z poziomu obsługi procesów biznesowych, zdefiniowanych w module DMS, w postaci obiegów (automatycznie przy zmianie stanu dokumentu także w systemie CRM), druga - z poziomu modułu planowania operacyjnego. Poza rejestracją okazji, korzystając z funkcji modułu planowania operacyjnego, użytkownik może zmieniać stan, w którym znajduje się okazja, dokonywać korekty okazji, nawet po jej zamknięciu oraz tworzyć szablony okazji, które ułatwiają ich definiowanie.

Do dyspozycji jest również filtr umożliwiający sprawne przygotowywanie zestawień według zadanych przez użytkownika kryteriów. Zestawienia dostarczają następujących, szczegółowych danych: informacje o okazji (nazwa, numer, kontrahent, daty, status i prawdopodobieństwo realizacji okazji), informacja o obiegu DMS, osoby odpowiedzialne. Dane można dodatkowo analizować według kampanii, w przekrojach czasowych, dla pracowników i kontrahentów. Każda pozycja raportu, po kliknięciu, dostarcza szczegółowych danych, jak: elementy okazji, czyli to, co sprzedawane jest klientowi, harmonogram zadań realizowanych w ramach okazji, informacje o konkurencji, aktywności czy podłączone dokumenty.

Dzięki planowaniu okazji możliwe jest również uzyskanie następujących danych:

Ocena produktywności poszczególnych pracowników firmy, mierzona generowanymi przez nich kosztami i przychodami.
Powiązanie każdej z osób występujących w okazjach z pozycjami harmonogramu okazji i ustanowienia procentowego udziału tych osób, w poszczególnych pozycjach i kwotach tej okazji.
Ustalanie wzajemnych relacji czasowych pomiędzy pozycjami w harmonogramie okazji, w oparciu o zaproponowane cztery typy relacji: koniec-początek, początek-początek, koniec-koniec, początek-koniec. Uzyskać można w ten sposób rozkład następujących w określonej kolejności dokumentów, w postaci graficznego diagramu. Przykładowo, relację koniec-początek można zobrazować następującym ciągiem zdarzeń: zakończenie delegacji powoduje wystawienie faktury, natomiast relacja początek-początek to jednoczesne wysłanie dwóch zamówień do różnych dostawców.
Ilustracja graficzna harmonogramu okazji w postaci wykresu Gantt'a.
Pobieranie przychodów do zestawień na podstawie faktur sprzedażowych, natomiast kosztów na podstawie delegacji, rozliczenia godzinowego zadań modułu CRM zadaniowy oraz faktur zakupowych i kosztów innych.
Przeliczanie i rozdział kwot pomiędzy kwotą roczną, a kwartałami i miesiącami w planie strategicznym.

Raportowanie

ISOF oferuje funkcjonalność przeznaczoną do tworzenia raportów o zapadalności okazji, raportów OWS (otwarte-wygrane-stracone), bilansów okazji, a także dokumentów okazji.

Raporty z jednej strony służą handlowcom do oceny swojej pracy, z drugiej strony służą kadrze zarządzającej do oceny pracy handlowców, oceny kontraktów i przedsięwzięć handlowych, w kontekście podejmowanych działań oraz przychodów i kosztów.

Ponadto, z każdego raportu można mieć bezpośredni dostęp do okazji, zarówno w zakresie podglądu, jak i modyfikacji oraz do informacji o kliencie i dokumentach wystawionych do okazji.

Dodatkowo, kryteria tworzenia raportu można zapisać w postaci tzw. raportu off-line w module "Wydruki off-line". Daje to dwie dodatkowe korzyści: możliwość formalnego zapisania raportów powtarzalnych, które przeglądane są wielokrotnie (bez zastanawiania się za każdym razem jakie kryteria wyszukiwania danych wybierać) oraz możliwość powtarzalnego generowania wielu czasochłonnych raportów, w okresie mniejszego obciążenia systemu (np. w nocy).

W efekcie, gotowe, przygotowane przez system raporty są dostępne do analizy każdego dnia lub w zdefiniowanych przez użytkownika okresach.

Zapadalność okazji

Raport o zapadalności okazji pozwala precyzyjnie ustalić w zadanych przez użytkownika okresach czasowych kiedy pojawią się faktury, kiedy powinny być zrealizowane dostawy oraz wszystkie inne elementy okazji. W konsekwencji raport ten pozwala ocenić stopień wykorzystania okazji, (tj. realizacji planów) i skuteczność działania poszczególnych osób i działów zaangażowanych w pracę nad daną okazją.

Dodatkowo raport wyposażony jest w szereg instrumentów gwarantujących szybkie i komfortowe przygotowanie i analizę raportu, m.in szczegółowy filtr ze słownikami umożliwiającymi szybki wybór zakresów danych, system kolorów wyróżniający pozycje ze względu na logikę przetwarzania, mechanizmy do tworzenia szablonów off-line.

Ponadto tabela będąca wynikiem tworzenia raportu zawiera elementy interaktywne – komórki kolumn z nazwą okazji, nazwą klienta oraz numerem dokumentu zawierają hiperłącza, które po kliknięciu powodują otwarcie osobnych formularzy dostarczających informacji odpowiednio: o okazji, o kliencie, o dokumencie. Stopka tabeli zawiera syntetyczne podsumowanie finansowych elementów raportu.

Bilans okazji

Raport „Bilans okazji” obrazuje przychody i koszty planowane w różnych przekrojach: według klientów, pracowników i ich ról, okresów czasu, kampanii, statusu okazji. Wszystkie kolumny są podsumowane, a zastosowany system wyróżniania pozycje kolorami, z podpowiedzią, które okazje mają ujemny bilans.

OWS

Raport OWS stanowi podsumowanie okazji w podziale na okazje otwarte, wygrane,stracone oraz zamknięte. Użytkownik decyduje o tym, czy raport ma mieć formę tabelaryczną, w którym okazje otwarte, wygrane, stracone i zamknięte przedstawiane są w oddzielnych tabelach, czy też formę graficzną, gdzie informacje przedstawiane są na wykresie kołowym

Dokumenty okazji

Raport pokazuje różne typy dokumentów w ramach poszczególnych okazji, umożliwiając kontrolę powstawania dokumentów, na różnych etapach obsługi okazji.

Zalety

Moduł prognoz sprzedaży posiada zalety, dzięki którym jest narzędziem niezwykle przydatnym do planowania przedsięwzięć biznesowych, a także do ich weryfikacji dla kierownictwa firmy. Umożliwia on określenie spodziewanych przychodów z planowanej i bieżącej sprzedaży, a także stopnia wykorzystania nadarzających się możliwości (okazji) osiągania przychodów, jak również skuteczności działania pracowników i działów uczestniczących w procesie ich obsługi.

Integracja z innymi modułami

Moduł prognoz sprzedaży zintegrowany jest z wieloma innymi modułami systemu ISOF. Do modułów tych należą DMS/CRM, Zadania, Faktury sprzedażowe, Faktury zakupowe, Zamówienia od klientów, Zamówienia do dostawców, Zgłoszenia serwisowe, Delegacje, FK. Z poziomu Aktywności CRM Operacyjnego możliwe jest bieżące analizowanie i weryfikowanie wyników sprzedaży, działań również w przekroju okazji. Analiza danych oraz wykonanych lub planowanych nabiera wówczas realnych kształtów, które zobrazowane są przed wszystkim właśnie w Okazjach. Wszystkie ważne dane i raporty mogą być ponadto zebrane w postaci tzw. Strategicznej Karty Wyników.

Wygoda obsługi

Wszystkie funkcje modułu prognoz sprzedaży wyposażone są w wygodny, przejrzysty interfejs użytkownika. Prezentacja zestawów wyszukanych informacji pozwala na wygodną i sprawną pracę z nimi.

Szybkość definiowania raportów

Wygodne i przejrzyste formularze funkcji raportowania umożliwiają szybkie i sprawne tworzenie raportów zapadalności okazji, bilansów okazji, OWS (otwarte-wygrane-stracone) oraz dokumentów w okazjach. Dzięki temu skraca się czas, który upływa od chwili powstania potrzeby uzyskania nowych przekrojów informacyjnych, do opracowania odpowiednich raportów zaspokajających te potrzeby.

Możliwości ISOF

7 wyzwań zarządzania

Kup ISOF-szybki start

Katalog szkoleń