CRM Portfolio

Wstęp

Moduł prognozowania dostarcza funkcji pozwalających na zaplanowanie sprzedaży, określenie sposobu osiągnięcia założonych celów oraz bieżące śledzenie ich realizacji.

CRM Portfolio jest ściśle zintegrowane z modułami Sprzedaż, CRM, DMS, Zarządzanie zadaniami, Kadry i płace oraz z systemem Finansowo-Księgowym i składa się z 3 części: budżetu, projektów i raportów.

Planowanie

Podstawowym działaniem wykonywanym w procesie prognozowania sprzedaży jest planowanie. ISOF oferuje funkcje wspierające realizację zarówno budżetowania, jak i projektów.

ISOF udostępnia możliwość definiowania ról przypisywanych osobom pracującym w różnych działach i związanych z poszczególnymi projektami w kampaniach (np. handlowiec, wdrożeniowiec, serwisant, itp.). Osoba może występować w kilku rolach w danym projekcie (np. osoba w projekcie może mieć rolę zarówno sprzedawcy, jak i prowadzącego szkolenia).

Budżet

W ramach budżetowania określa się założone przychody w poszczególnych kampaniach prowadzonych przez firmę.

Proces prognozowania rozpoczyna się od przygotowania całorocznego planu - budżetu. Tworzony jest on w oparciu o kampanie oraz dla jej elementów składowych: klientów, sprzedawców, grup sprzedawców, produktów, usług, towarów, z podziałem na kwartały i miesiące.

Formularz do wprowadzania danych jest jednocześnie raportem, co ułatwia bieżącą kontrolę wartości i ich łatwą korektę.

W module CRM Portfolio użytkownik ma do dyspozycji formularz umożliwiający filtrowanie informacji i szybką edycję wartości związanych z poszczególnymi kampaniami.

Projekty

Projektowanie polegają na zarządzaniu projektami umożliwiającymi realizację założeń dokonanych na etapie budżetowania. Projekty są w systemie potencjalnymi, planowanymi lub już istniejącymi zdarzeniami biznesowymi, które stanowią źródło uzyskania konkretnych przychodów dla firmy, ale z drugiej strony także generują koszty. Istnieją dwie ścieżki powstawania projektów: pierwsza - z poziomu obsługi procesów biznesowych, zdefiniowanych w module DMS, w postaci obiegów (automatycznie przy zmianie stanu dokumentu także w systemie CRM), druga - z poziomu modułu projektów. Poza rejestracją projektów, korzystając z funkcji modułu projektów, użytkownik może zmieniać stan, w którym znajduje się projekt, dokonywać korekty projektów, nawet po ich zamknięciu oraz tworzyć szablony projektów, które ułatwiają ich definiowanie.

Do dyspozycji jest również filtr umożliwiający sprawne przygotowywanie zestawień według zadanych przez użytkownika kryteriów. Zestawienia dostarczają następujących, szczegółowych danych: informacje o projekcie (nazwa, numer, kontrahent, daty, status i prawdopodobieństwo realizacji projektu), informacja o obiegu DMS, osoby odpowiedzialne. Dane można dodatkowo analizować według kampanii, w przekrojach czasowych, dla pracowników i kontrahentów. Każda pozycja raportu, po kliknięciu, dostarcza szczegółowych danych, jak: elementy projektu, czyli to, co sprzedawane jest klientowi, harmonogram zadań realizowanych w ramach projektu, informacje o konkurencji, aktywności czy podłączone dokumenty.

Dzięki planowaniu projektów możliwe jest również uzyskanie następujących danych:

Ocena produktywności poszczególnych pracowników firmy, mierzona generowanymi przez nich kosztami i przychodami.
Powiązanie każdej z osób występujących w projektach z pozycjami harmonogramu projektu i ustanowienia procentowego udziału tych osób, w poszczególnych pozycjach i kwotach tego projektu.
Ustalanie wzajemnych relacji czasowych pomiędzy pozycjami w harmonogramie projektu, w oparciu o zaproponowane cztery typy relacji: koniec-początek, początek-początek, koniec-koniec, początek-koniec. Uzyskać można w ten sposób rozkład następujących w określonej kolejności dokumentów, w postaci graficznego diagramu. Przykładowo, relację koniec-początek można zobrazować następującym ciągiem zdarzeń: zakończenie delegacji powoduje wystawienie faktury, natomiast relacja początek-początek to jednoczesne wysłanie dwóch zamówień do różnych dostawców.
Ilustracja graficzna harmonogramu projektu w postaci wykresu Gantt'a.
Pobieranie przychodów do zestawień na podstawie faktur sprzedażowych, natomiast kosztów na podstawie delegacji, rozliczenia godzinowego zadań modułu CRM zadaniowy oraz faktur zakupowych i kosztów innych.
Przeliczanie i rozdział kwot pomiędzy kwotą roczną, a kwartałami i miesiącami w budżecie.

Raportowanie

ISOF oferuje funkcjonalność przeznaczoną do tworzenia raportów o zapadalności projektów, raportów OWS (otwarte-wygrane-stracone), bilansów projektów, a także dokumentów projektów.

Raporty z jednej strony służą handlowcom do oceny swojej pracy, z drugiej strony służą kadrze zarządzającej do oceny pracy handlowców, oceny kontraktów i przedsięwzięć handlowych, w kontekście podejmowanych działań oraz przychodów i kosztów.

Ponadto, z każdego raportu można mieć bezpośredni dostęp do projektów, zarówno w zakresie podglądu, jak i modyfikacji oraz do informacji o kliencie i dokumentach wystawionych do projektów.

Dodatkowo, kryteria tworzenia raportu można zapisać w postaci tzw. raportu off-line w module "Wydruki off-line". Daje to dwie dodatkowe korzyści: możliwość formalnego zapisania raportów powtarzalnych, które przeglądane są wielokrotnie (bez zastanawiania się za każdym razem jakie kryteria wyszukiwania danych wybierać) oraz możliwość powtarzalnego generowania wielu czasochłonnych raportów, w okresie mniejszego obciążenia systemu (np. w nocy).

W efekcie, gotowe, przygotowane przez system raporty są dostępne do analizy każdego dnia lub w zdefiniowanych przez użytkownika okresach.

Zapadalność projektów

Raport o zapadalności projektów pozwala precyzyjnie ustalić w zadanych przez użytkownika okresach czasowych kiedy pojawią się faktury, kiedy powinny być zrealizowane dostawy oraz wszystkie inne elementy projektu. W konsekwencji raport ten pozwala ocenić stopień wykorzystania projektu, (tj. realizacji planów) i skuteczność działania poszczególnych osób i działów zaangażowanych w pracę nad danym projektem.

Dodatkowo raport wyposażony jest w szereg instrumentów gwarantujących szybkie i komfortowe przygotowanie i analizę raportu, m.in szczegółowy filtr ze słownikami umożliwiającymi szybki wybór zakresów danych, system kolorów wyróżniający pozycje ze względu na logikę przetwarzania, mechanizmy do tworzenia szablonów off-line.

Ponadto tabela będąca wynikiem tworzenia raportu zawiera elementy interaktywne – komórki kolumn z nazwą projektu, nazwą klienta oraz numerem dokumentu zawierają hiperłącza, które po kliknięciu powodują otwarcie osobnych formularzy dostarczających informacji odpowiednio: o projekcie, o kliencie, o dokumencie. Stopka tabeli zawiera syntetyczne podsumowanie finansowych elementów raportu.

Bilans projektu

Raport „Bilans projektu” obrazuje przychody i koszty planowane w różnych przekrojach: według klientów, pracowników i ich ról, okresów czasu, kampanii, statusu projektu. Wszystkie kolumny są podsumowane, a zastosowany system wyróżniania pozycje kolorami, z podpowiedzią, które projekty mają ujemny bilans.

OWS

Raport OWS stanowi podsumowanie projektu w podziale na projekty otwarte, wygrane, stracone oraz zamknięte. Użytkownik decyduje o tym, czy raport ma mieć formę tabelaryczną, w którym projekty otwarte, wygrane, stracone i zamknięte przedstawiane są w oddzielnych tabelach, czy też formę graficzną, gdzie informacje przedstawiane są na wykresie kołowym.

Dokumenty projektu

Raport pokazuje różne typy dokumentów w ramach poszczególnych projektów, umożliwiając kontrolę powstawania dokumentów, na różnych etapach obsługi projektu.

Zalety

Moduł CRM Portfolio posiada zalety, dzięki którym jest narzędziem niezwykle przydatnym do planowania przedsięwzięć biznesowych, a także do ich weryfikacji dla kierownictwa firmy. Umożliwia on określenie spodziewanych przychodów z planowanej i bieżącej sprzedaży, a także stopnia wykorzystania nadarzających się możliwości (projektów) osiągania przychodów, jak również skuteczności działania pracowników i działów uczestniczących w procesie ich obsługi.

Integracja z innymi modułami

Moduł CRM Portfolio zintegrowany jest z wieloma innymi modułami systemu ISOF. Do modułów tych należą DMS/CRM, Zadania, Faktury sprzedażowe, Faktury zakupowe, Zamówienia od klientów, Zamówienia do dostawców, Zgłoszenia serwisowe, Delegacje, FK. Z poziomu Aktywności CRM Aktywności możliwe jest bieżące analizowanie i weryfikowanie wyników sprzedaży, działań również w przekroju projektu. Analiza danych oraz wykonanych lub planowanych nabiera wówczas realnych kształtów, które zobrazowane są przed wszystkim właśnie w projektach. Wszystkie ważne dane i raporty mogą być ponadto zebrane w postaci tzw. Strategicznej Karty Wyników.

Wygoda obsługi

Wszystkie funkcje modułu CRM Portfolio wyposażone są w wygodny, przejrzysty interfejs użytkownika. Prezentacja zestawów wyszukanych informacji pozwala na wygodną i sprawną pracę z nimi.

Szybkość definiowania raportów

Wygodne i przejrzyste formularze funkcji raportowania umożliwiają szybkie i sprawne tworzenie raportów zapadalności projektów, bilansów projektów, OWS (otwarte-wygrane-stracone) oraz dokumentów w projektach. Dzięki temu skraca się czas, który upływa od chwili powstania potrzeby uzyskania nowych przekrojów informacyjnych, do opracowania odpowiednich raportów zaspokajających te potrzeby.

Zobacz także podstawowe możliwości CRM