Zarządzanie zadaniami

Wprowadzenie

Podstawowym narzędziem przeznaczonym do zarządzania zadaniami w systemie ISOF, jest moduł o nazwie Zadania. Ponadto ISOF oferuje funkcje kontroli wykorzystania czasu pracy, które pozwalają kontrolować sposób w jaki pracownicy przeznaczają czas pracy na realizację zadań.

Funkcjonalność

Do zarządzania zadaniami w systemie ISOF służą funkcje zawarte w module Zadania oraz zestaw funkcji przeznaczonych do kontroli wykorzystania czasu.

Zadania

Podstawowym celem modułu Zadania jest wspomaganie zarządzania pracami realizowanymi przez firmę oraz zadaniami poszczególnych pracowników. Dzięki możliwości generowania indywidualnych raportów, ułatwia on również organizowanie własnych prac przez samych pracowników.

Zadania wykonywane przez firmę mogą być dowolnie grupowane i organizowane w strukturę drzewiastą. Mogą być przydzielane indywidualnie lub grupom pracowników, którzy piszą sprawozdania z postępów prac. Dane zgromadzone przez program można następnie analizować na wiele sposobów.

ISOF-Zadania jest aplikacją przeznaczoną przede wszystkim dla firm potrzebujących możliwości zarządzania zadaniami wykonywanymi przez pracowników oraz lepszej kontroli wykonania tych zadań.

Raportowanie i kontrola wykonania zadań

Moduł Zadania posiada szerokie możliwości raportowania zadań oraz stopnia ich realizacji w różnych przekrojach. Dostępne są różne zestawienia:

• zestawienie zadań wykonywanych przez pracowników w zadanym okresie czasu w postaci szczegółowej i ogólnej, wraz z podsumowaniami,
• zestawienie szczegółów prac wykazanych dla konkretnego zadania: pracownik, poświęcony czas, daty wykonywania zadania wraz z podsumowaniami,
• zestawienie zadań mówiące o udziale procentowym i godzinowym zadania w ramach całej firmy,
• zestawienie szefa pozwalające raportować wykonywanie zadań w różnych przekrojach: w zadanym okresie sprawozdawczym, dla poszczególnych pracowników, dla poszczególnych klientów (grup), według typu, kategorii, stopnia zaawansowania, cechy zadania.

Wszystkie zestawienia można wydrukować, możliwe jest również sortowanie danych wg określonych informacji.

Planowanie zadań, kontrola planu

Moduł zarządzania zadaniami posiada dodatkowo narzędzia wspomagające proces planowania prac w czasie, wraz z możliwością weryfikacji planów. Podczas definiowania zadania określić należy planowany termin wykonania zadania. W ten sposób powstaje plan pracy zarówno dla pracownika jak i zadania. Globalne pokazanie planu pokaże wszystkie zaplanowane prace w podziale na tygodnie, wraz z godzinami. Dzięki temu można planować wykorzystanie dostępnych zasobów w odniesieniu do planowanych oraz wykonywanych prac. Można również zaplanować prace do wykonania w przyszłości. W określonym terminie zadanie pojawi się w terminarzu prac pracownika.

Weryfikacja planu polega na uwzględnieniu w raporcie rzeczywistych godzin przeznaczonych na wykonanie zaplanowanych zadań wraz z zaawansowaniem prac.

Funkcjonalność ta pozwala na zaplanowanie prac poszczególnych pracowników, grup, całego zespołu, również w ujęciu strategicznym, a więc kontrolując zasoby przeznaczane na poszczególne zagadnienia posiadające różne priorytety w firmie.

ISOF oferuje takie funkcje zarządzania czasem pracy, jak log czasu, status użytkowników, raporty.

Log czasu jest funkcją umożliwiającą użytkownikowi włączenie i wyłączenie mierzenia czasu spędzonego w pracy oraz wskazywanie sposobu wykorzystania czasu pracy. Log czasu widoczny jest na ekranie komputera w postaci niewielkiego okna.

Funkcja informowania o statusie użytkowników przedstawia raport dotyczący frekwencji pracowników.

Funkcja generowania raportów pozwala utworzyć raporty ukazujące w różnych przekrojach sposób wykorzystania czasu pracy przez pracowników.

Integracja z DMS

Moduł jest zintegrowany z modułem DMS. Umożliwia to zarządzanie zadaniami również z poziomu DMS oraz wykorzystanie obiegów do pracy z zadaniami. Możliwe jest również przyłączanie różnych dokumentów do zadań.

Zalety

Mechanizm zarządzania zadaniami zastosowany w ISOF posiada wiele zalet, wśród których najważniejszymi wydają się być łatwość obsługi funkcji oraz usprawnienie zarządzania.

Łatwość obsługi

Oferowane przez ISOF funkcje wspomagające zarządzanie są łatwe w obsłudze a zatem ich przyswojenie nie zabiera dużych ilości czasu, nie absorbują także uwagi pracownika podczas korzystania z nich.

Usprawnienie zarządzania

Funkcje oferowane przez ISOF pozwalają usprawnić zarządzanie zadaniami pracowników i sposobem wykorzystania czasu.

Korzyści

• Łatwe i sprawne planowanie prac pracowników w różnych działach.
• Pełna kontrola wykorzystania dostępnych zasobów do wykonania strategicznych zagadnień.
• Analiza kosztów prac poniesionych na wykonanie poszczególnych zadań lub grup zadań.
• Dokładna kontrola wykorzystania czasu pracy przez pracowników.
• Integracja z DMS zapewnia obsługę zadań wg zdefiniowanego obiegu.