Zamówienia od klientów

Wprowadzenie

ISOF zawiera moduł przetwarzania danych o zamówieniach składanych przez klientów.

Moduł ten jest częścią rozwiązań logistycznych, bowiem oprócz rejestrowania informacji o zamówieniach, umożliwia również obsługę ofert, zamówień oraz automatyczne wystawianie faktur i dokumentów magazynowych. Zamówienia od klientów mogą być scalone i przetworzone w zamówienia do dostawców.

Funkcjonalność

Moduł przetwarzania zamówień klientów integruje w sobie wiele funkcji pozwalających prowadzić ewidencję zamówień, jak również potwierdzać zamówienia, obsługiwać je a także wystawiać faktury.

Rejestrowanie zamówień

Rejestrowanie zamówień realizowane jest przy użyciu specjalnie zaprojektowanego formularza. Dzięki temu, że dane kontrahentów oraz dane o towarach przechowywane są w bazach danych, wypełnianie formularza jest bardzo szybkie i polega na wyszukiwaniu i wybieraniu odpowiednich, zarejestrowanych wcześniej informacji.

Potwierdzanie zamówień

Moduł rejestracji zamówień od klientów posiada wbudowaną funkcję potwierdzania zamówień, która pozwala oznaczyć wybrane zamówienia jako te, które na pewno będą podlegać realizacji.

Obsługa zamówień

Funkcja obsługi zamówień pozwala w łatwy sposób przeglądać zamówienia w podziale na różne kategorie: własne/wszystkie lub wg stopnia możliwości realizacji. Również automatycznie porównuje zamówienie z aktualnymi stanami magazynowymi dostarczając informacji o możliwościach jego realizacji. Ponadto pozwala zautomatyzować sam proces przydziału towarów dla danego zamówienia. Po wybraniu magazynu, system informuje o obecności danego towaru w tym magazynie (w rozbiciu na różne partie) i jednocześnie daje możliwość pobrania określonej ilości towaru, rejestrując ten fakt. Po dokonaniu obsługi zamówienia automatycznie generowany jest dokument wydania towaru na zewnątrz.

Zamówienie od klienta

Moduł obsługi zamówień od klienta integruje w sobie funkcję wystawiania faktur do zrealizowanych zamówień. System dostarcza osobie wystawiającej fakturę informacji o zrealizowanych zamówieniach oraz o wystawionych dokumentach typu WZ na podstawie których mogą być utworzone faktury. Po wskazaniu przez użytkownika odpowiednich dokumentów magazynowych WZ, system automatycznie generuje odpowiedni zestaw faktur.

Towary skojarzone

Podczas pracy z zamówieniami od klientów system umożliwia podpowiadanie tzw. towarów skojarzonych. Podczas wybierania towaru na zamówieniu pracownik automatycznie jest informowany o tym, jakie dodatkowo towary może zaproponować klientowi, tak aby oferta była wyczerpująca.

Zalety

Moduł obsługi zamówień składanych przez klientów, posiada zalety, które pozwalają cały proces prowadzić szybciej przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby popełnianych błędów.

Przyspieszenie realizacji zamówień

Dzięki zintegrowaniu w jednym module funkcji realizujących cały proces obsługi klienta i jednocześnie uproszczeniu niektórych działań (nie ma potrzeby wprowadzania danych klienta czy towarów przy obsłudze każdego zamówienia, ponieważ są one przechowywane w bazach danych), realizacja zamówienia jest bardziej prosta, szybsza i z tych powodów również mniej podatna na błędy.

Automatyczny przepływ informacji

Dane o kliencie lub towarze, wprowadzone są do bazy danych tylko przy pierwszym wystąpieniu danego towaru lub klienta. Później mogą być wykorzystywane wielokrotnie bądź przez moduł obsługi zamówień, bądź przez inne moduły systemu ISOF.

Korzyści

  • Szybka i łatwa obsługa zamówień składanych przez klientów w różnych formach: telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, w sklepie internetowym.
  • Automatyzacja procesu obsługi klientów od pierwszego kontaktu do momentu dostarczenia towaru do klienta.
  • Automatyczne wystawianie wszystkich dokumentów: magazynowych, faktur, zamówień do dostawców w oparciu o zamówienie klienta.
  • Dokładna wiedza na temat klientów, zamawianych towarów, możliwości sprzedaży w różnych okresach czasu.