Przetwarzanie faktur obcych elektronicznych lub skanowanych w systemie DMS

Wprowadzenie

W świetle ustawy o rachunkowości możliwe jest przechowywanie i udostępnianie dokumentów zakupowych w postaci elektronicznej na nośniku trwałym, jeżeli istnieje możliwość ich wydrukowania. W przygotowaniu znajdują się przepisy prawne umożliwiające wysyłanie faktur do odbiorców w formie elektronicznej na co system jest już przygotowany.

System ISOF udostępnia odpowiedni zestaw funkcji i narzędzi pozwalający ułatwić i usprawnić obsługę takich dokumentów. Obsługa faktur obcych w module DMS systemu ISOF spełnia kryteria ustawy. W systemie ISOF możliwe jest skanowanie i przechowywanie zeskanowanych dokumentów w postaci plików graficznych w module DMS (Document Management System). Zeskanowane dokumenty są przechowywane w postaci zapisów na dysku twardym serwera oraz w postaci zapisów kopii bezpieczeństwa danych na płytach CD-R lub DVD-R. Kopie te firma HEUTHES udostępniania na życzenie klienta w postaci lokalnej instalacji systemu ISOF-Read Only (tylko do odczytu). Umożliwiony jest więc stały dostęp do zeskanowanych obrazów dokumentów i możliwość ich wydrukowania.

W dokumentacji przyjętych w firmie zasad prowadzenia rachunkowości (polityka księgowa, obieg dokumentów księgowych) należy uwzględnić nowy sposób przetwarzania z uwzględnieniem systemu informatycznego ISOF.

Obsługa dokumentu zakupowego w systemie ISOF może odbywać się przy pomocy utworzonego obiegu ,,Obsługa faktury zakupowej'' i wywoływanych z niego funkcji zewnętrznych. W tym celu firma musi mieć dostęp do następujących modułów systemu ISOF: DMS, Finanse i Księgowość, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilości odpowiedniej do ilości osób przetwarzających dokumenty na poszczególnych etapach.

Procedura obsługi faktur zakupowych

Procedura ma charakter przykładowy. Na jej podstawie można utworzyć procedurę uwzględniającą specyfikę firmy oraz indywidualne wymagania użytkowników.

Rejestracja faktury obcej w sekretariacie.
Zeskanowanie dokumentu obcego do DMS.
Wysłanie zeskanowanego obrazu dokumentu w obieg ,,Obsługa faktury zakupowej kosztowej''.
Przypisanie kontrahenta.
Rejestracja w systemie ISOF dokumentu (faktury kosztowej, faktury zakupowej, rachunku kosztowego).
Zatwierdzanie przy pomocy funkcji modułu Faktury Zakupu wywoływanej z poziomu DMS.

Po zakończeniu procedury otrzymujemy obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie ISOF z informacjami o jego zatwierdzeniu i odnośnikiem do obrazu zeskanowanego oryginału.

Możliwe jest odszukanie dokumentu w ISOF na podstawie dokumentu w DMS, oraz odszukanie dokumentu w DMS zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i na podstawie numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu ISOF oraz wg kontrahenta. Na podstawie raportu dokumentów w obiegach, możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz poznać historię danego dokumentu.

Zatwierdzenie faktur zakupowych

Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mogą być domyślnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Jeżeli jednak wystawione zostaną jako niezatwierdzone, konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji ,,Zatwierdzanie faktur zakupowych''. Funkcja ta pokazuje dialog (przedstawiony poniżej), umożliwiający zatwierdzenie dokumentu w czterech etapach:

zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę merytoryczną,
zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę formalno-rachunkową,
zatwierdzenie, że została zaakceptowana zapłata,
zatwierdzenie, że dokument został zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika.

Zatwierdzanie dokumentów zakupowych jest możliwe tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

Zatwierdzając dokument można dołączyć dodatkowe informacje dotyczące każdego z etapów zatwierdzenia.

Zatwierdzenie ze znacznikiem ,,Kontrola formalno-rachunkowa'' powoduje zaznaczenie dokumentu jako całkowicie zatwierdzony. Zatwierdzony dokument zostaje oznaczony odpowiednimi zapisami w stopce dokumentu, zawierającymi informacje o etapie zatwierdzenia dokumentu, jak również o osobie zatwierdzającej oraz o dacie zatwierdzenia.

Zalety

Dzięki automatyzacji procesów oraz integracji wielu funkcji systemu ISOF, możliwe jest ułatwienie i przyspieszenie pracy związanej z wprowadzaniem faktur zakupu oraz przetwarzaniem informacji o nich. Opisany mechanizm jest przykładowy, może być dostosowany do wymagań firmy oraz jej potrzeb.

Korzyści

Przyspieszenie dostępu do dokumentu przez zastosowanie obrazów elektronicznych.
Uniknięcie potrzeby składowania bieżących dokumentów do natychmiastowego wglądu ,,pod ręką''.
Ewentualne uniknięcie potrzeby przechowywania dokumentów archiwalnych,
Uwzględnienie uprawnień (ograniczeń) do umieszczania w DMS i przeglądania dokumentów,
Podgląd historii dokumentu, wszystkich zdarzeń związanych z dokumentem,
Uniknięcie konieczności ręcznego opisywania dokumentów,
Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów wg różnych kryteriów,
Jednoczesny dostęp do dokumentów dla wielu użytkowników,
Dostęp do dokumentów z wielu lokalizacji,
Możliwość zautomatyzowania i zestandaryzowania procedur obiegu dokumentów zakupowych.