Prognoza sprzedaży (Forecast)

Charakterystyka ogólna

Wprowadzenie

Moduł prognozowania dostarcza funkcji pozwalających na zaplanowanie przyszłej sprzedaży, określenie sposobu osiągnięcia założonych celów oraz bieżące śledzenie ich realizacji.

Prognoza sprzedaży jest ściśle zintegrowana z modułami Sprzedaż, CRM, DMS, Zarządzanie zadaniami, Kadry i płace oraz z systemem Finansowo-Księgowym i składa się z 3 części: planu strategicznego, planu operacyjnego i raportów.

Podstawowym działaniem wykonywanym w procesie prognozowania sprzedaży jest planowanie. ISOF oferuje funkcje wspierające realizację planowania strategicznego i planowania operacyjnego.

ISOF udostępnia możliwość definiowania ról przypisywanych osobom pracującym w różnych działach i związanych z poszczególnymi okazjami w kampaniach (np. handlowiec, wdrożeniowiec, serwisant, itp.). Osoba może występować w kilku rolach w danej okazji (np. osoba w okazji może mieć rolę zarówno sprzedawcy jak i prowadzącego szkolenia).

Planowanie strategiczne

W ramach planowania strategicznego określa się założone przychody w poszczególnych kampaniach prowadzonych przez firmę.

Proces prognozowania rozpoczyna się od przygotowania całorocznego planu - planu strategicznego. Tworzony jest on w oparciu o kampanię oraz dla jej wszystkich elementów składowych: klientów, sprzedawców, grup sprzedawców, produktów, usług, towarów z podziałem na kwartały i miesiące. Kampanie definiuje się w module CRM marketingowy.

Formularz do wprowadzania danych jest zarazem raportem, co ułatwia bieżącą kontrolę wartości i ich łatwą korektę.

W module prognoz sprzedaży użytkownik ma do dyspozycji formularz umożliwiający filtrowanie informacji i szybką edycję wartości związanych z poszczególnymi kampaniami.

Planowanie operacyjne

Planowanie operacyjne polega na zarządzaniu okazjami (ang. opportunity) umożliwiającymi realizację założeń dokonanych na etapie planowania strategicznego. Istnieją dwie ścieżki tworzenia okazji: pierwsza - z poziomu modułu DMS, w części dotyczącej obiegów (automatycznie przy zmianie stanu dokumentu także w systemie CRM), druga - z poziomu modułu planowania operacyjnego. Poza rejestracją okazji, korzystając z funkcji modułu planowania operacyjnego, użytkownik może zmieniać stan, w którym znajduje się okazja, dokonywać korekty okazji, nawet po jej zamknięciu, oraz tworzyć szablony okazji, które ułatwiają ich definiowanie.

Do dyspozycji jest również filtr umożliwiający sprawne przygotowywanie zestawień wg zadanych parametrów. Zestawienie takie dostarcza następujących, szczegółowych danych: informacja o kampanii, prawdopodobieństwo realizacji, informacja o obiegu DMS, osoby odpowiedzialne, elementy okazji, czyli to, co sprzedawane jest klientowi, harmonogram zadań realizowanych w ramach okazji, informacja o konkurencji.

Ponadto moduł planowania operacyjnego udostępnia następujące możliwości:

Ocena produktywności poszczególnych pracowników firmy mierzoną generowanymi przez nich kosztami i przychodami.
Powiązanie każdej z osób występujących w okazjach z przynajmniej jedną pozycją harmonogramu okazji i ustanowienia procentowego udziału osób w poszczególnych pozycjach okazji.
Ustalanie wzajemnych relacji czasowych pomiędzy pozycjami w harmonogramie okazji, jak w systemach typu Project Management, przy czym zdefiniowano cztery typy relacji: koniec-początek, początek-początek, konieckoniec, początek-koniec
Przykładowo, koniec-początek można zobrazować następującym ciągiem zdarzeń: zakończenie delegacji powoduje wystawienie faktury, natomiast początek-początek to jednoczesne wysłanie dwóch zamówień do różnych dostawców.
Ilustracja graficzna harmonogramu okazji w postaci wykresu Gantt'a.
Pobieranie przychodów do zestawień na podstawie faktur sprzedażowych, natomiast kosztów na podstawie delegacji, rozliczenia godzinowego zadań modułu „CRM zadaniowy” oraz faktur zakupowych.
Przeliczanie i rozdział kwot pomiędzy kwotą roczną a kwartałami i miesiącami w planie strategicznym.

Raportowanie

ISOF oferuje funkcjonalność przeznaczoną do tworzenia raportów o zapadalności okazji oraz raportów OWS (otwarte-wygrane-stracone) a także bilansu okazji.

Raporty służą handlowcom do oceny swojej pracy lub szefowi do oceny pracy handlowców. Idea raportu pozwala na bezpośredni dostęp do okazji i jej modyfikacji, informacji o kliencie, dokumentach wystawionych do okazji.

Dodatkowo, kryteria tworzenia raportu można zachować zapisując je jako raport off-line w module "Wydruki off-line", który pozwala na powtarzalne generowanie czasochłonnych raportów w czasie mniejszego obciążenia systemu (np. w nocy).

Zapadalność okazji

Raport o zapadalności okazji pozwala ocenić stopień wykorzystania okazji a zatem stopień realizacji planów i skuteczność działania działu handlowego firmy. Funkcja tworzenia takich raportów w ISOF dostarcza udogodnień gwarantujących szybkie ich przygotowanie a także analizę. Formularz funkcji pozwala precyzyjnie określić kryteria na podstawie których raport jest tworzony.

Tabela będąca wynikiem tworzenia raportu zawiera elementy interaktywne – komórki kolumn z nazwą okazji, nazwą klienta oraz numerem dokumentu zawierają hiperłącza, które po kliknięciu powodują otwarcie osobnych formularzy dostarczających informacji odpowiednio: o okazji, o kliencie, o dokumencie. Stopka tabeli zawiera syntetyczne podsumowanie finansowych elementów raportu.

Bilans okazji

Raport „Bilans okazji” obrazuje przychody i koszty planowane w różnych przekrojach (klientów, osób i ich ról, okresów czasu).

OWS

Raport OWS stanowi podsumowanie okazji w podziale na okazje otwarte, wygrane, stracone oraz zamknięte. Użytkownik decyduje o tym, czy raport ma mieć formę tabelaryczną, w którym okazje otwarte, wygrane, stracone i zamknięte przedstawiane są w oddzielnych tabelach, czy też formę graficzną, gdzie informacje przedstawiane są na wykresie kołowym.

Zalety

Moduł prognoz sprzedaży posiada zalety, dzięki którym jest narzędziem niezwykle przydatnym dla kierownictwa firmy. Umożliwia on określenie spodziewanych przychodów z przyszłej sprzedaży a także stopnia wykorzystania okazji osiągania przychodów jak również skuteczności działania działu handlowego firmy.

Moduł prognoz sprzedaży zintegrowany jest z wieloma innymi modułami systemu ISOF. Do modułów tych należą DMS/CRM, Zadania, Faktury sprzedażowe, Faktury zakupowe, Delegacje, FK.

Wszystkie funkcje modułu prognoz sprzedaży wyposażone są w wygodny, przejrzysty interfejs użytkownika. Prezentacja zestawów wyszukanych informacji pozwala na sprawną pracę z nimi.

Wygodne i przejrzyste formularze funkcji raportowania umożliwiają szybkie i sprawne tworzenie raportów zapadalności okazji oraz OWS (otwarte-wygrane-stracone). Dzięki temu skraca się czas, który upływa od chwili powstania potrzeby uzyskania nowych przekrojów informacyjnych do opracowania odpowiednich raportów zaspokajających te potrzeby.