Dokumenty w każdej firmie są źródłem potrzebnych danych i informacji ale nieumiejętne ich przechowywanie i obsługa są przyczyną wielu problemów i zwiększenia pracochłonności procesów, w których są niezbędne. Dlatego też odpowiednia organizacja przechowywania i archiwizacji dokumentów, a także odpowiednie ich udostępnianie w różnych procesach biznesowych są warunkami koniecznymi prawidłowej organizacji każdej firmy.